政府采购全流程内控制度

PAGE政府采购全流程内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正地对待所有参与供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，确保透明度，接受内部监督和社会公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.制衡性原则：建立健全采购活动各环节的相互制约机制，防止权力滥用和腐败行为。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门根据业务需求和工作计划，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息。2.财务部门对各部门提交的采购申请进行审核，结合公司/组织财务状况和资金安排，对采购预算进行综合平衡，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算经公司/组织管理层审批后，作为采购活动的控制依据。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合市场供应情况和项目进度要求，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程、验收标准等内容。2.采购计划应报公司/组织相关领导审批，确保采购计划与公司/组织整体战略和业务需求相匹配。三、采购活动实施（一）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。采购部门应按照法定程序发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应提供充分的理由，并报公司/组织相关领导审批。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门应向多家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（二）采购文件编制1.采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同草案、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、验收方法等实质性条款，确保采购文件的完整性和准确性。2.采购文件编制过程中，应组织相关部门和专业人员进行论证和审核，确保采购文件符合法律法规和公司/组织要求。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库：采购部门应通过公开征集、资格审查等方式，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等内容。2.供应商选择：采购项目实施时，采购部门应从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购部门应按照采购文件规定的资格条件，对潜在供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。3.供应商管理：采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于表现优秀的供应商，应给予适当的奖励和优先采购待遇；对于表现不佳的供应商，应及时进行警告、整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门应在中标、成交供应商确定后，按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件或响应文件，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交公司/组织法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购项目实施与监督1.采购部门应按照采购合同约定，组织供应商实施采购项目。在采购项目实施过程中，应加强对供应商的监督和管理，确保供应商按照合同要求履行义务。2.建立采购项目跟踪机制，定期对采购项目的进展情况进行检查和评估，及时发现和解决问题。3.公司/组织内部审计、纪检监察等部门应加强对采购活动的监督检查，对发现的违规行为及时进行处理。四、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购部门应及时通知验收部门进行验收准备。验收部门应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。2.验收人员应熟悉采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等内容，具备相应的专业知识和技能。（二）验收实施1.验收人员应按照验收方案对采购项目进行实地验收，包括对货物的数量、规格、质量、性能等进行检查，对工程的建设质量、进度、安全等进行评估，对服务的内容、标准、效果等进行考核。2.验收过程中，应要求供应商提供相关的证明材料和技术资料，作为验收的依据。3.验收人员应如实填写验收报告，详细记录验收情况和验收结果。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收日期、验收人员、验收结论等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收部门应出具验收合格证明文件。采购部门应按照采购合同约定，及时办理付款手续，并将采购项目交付使用部门。2.验收不合格的采购项目，验收部门应出具验收不合格报告，明确不合格的原因和整改要求。采购部门应要求供应商限期整改，整改完成后进行再次验收。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，如扣除货款、解除合同等。五、采购资金支付管理（一）支付申请1.采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，向财务部门提交支付申请。支付申请应包括采购项目的名称、合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附验收合格证明文件、发票等相关资料。2.财务部门对支付申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合法性等。（二）支付审批1.财务部门审核通过后，支付申请应报公司/组织相关领导审批。审批人员应根据公司/组织的财务制度和资金安排情况，对支付申请进行审批。2.对于重大采购项目的支付申请，应提交公司/组织管理层集体决策。（三）资金支付1.经审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.财务部门应建立采购资金支付台账，详细记录采购项目的支付情况，包括支付日期、支付金额、支付对象等内容。六、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购部门应及时收集、整理采购项目的相关文件和资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、发票等。2.采购档案应确保齐全、完整、真实、有效。（二）档案整理与归档1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行分类、整理和编号。2.整理后的采购档案应及时归档，存入专门的档案柜或电子档案系统，并建立档案索引，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅1.档案管理部门应妥善保管采购档案，确保档