自主采购内控制度

PAGE自主采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司自主采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的自主采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司规定的采购流程和审批程序进行操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当交易。5.保密性原则：涉及采购活动的商业秘密和敏感信息应予以严格保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门公司指定专门的采购部门负责具体的采购执行工作。采购部门应配备专业的采购人员，明确其岗位职责和分工，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项等财务事项，对采购活动进行财务监督。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购结果的合理性等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司年度经营计划和实际工作需要，在每年[具体时间]前编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合公司资金状况和市场价格波动情况，提出调整建议，形成公司年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报公司管理层批准实施。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期核对采购支出与预算的差异，及时发现和纠正预算执行中的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、业务需求变化等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和预计增加或减少的金额等。采购部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购决策委员会审议。3.采购决策委员会根据实际情况对预算调整申请进行审议，如审议通过，报公司管理层批准后实施预算调整。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.《采购申请表》应提交给采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。（二）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、业绩情况、信誉状况等。3.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（三）采购谈判1.在签订采购合同前，采购部门应与供应商进行采购谈判，争取最有利的采购条件。采购谈判应明确采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、售后服务等关键条款。2.采购谈判过程中，采购人员应保持客观、公正的态度，充分了解供应商的报价依据和成本构成，运用谈判技巧争取合理的采购价格和条款。3.采购谈判结果应形成谈判记录，经双方签字确认后作为采购合同的附件。（四）合同签订与执行1采购谈判达成一致后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任。4.需求部门应按照采购合同的要求对采购物资或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求其采取补货、换货、退款等措施。（五）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核内容包括合同条款的执行情况、发票的真实性和合法性、验收报告的完整性等。2.财务部门按照公司规定的付款方式和付款时间，办理采购款项的支付手续。付款方式应符合公司财务制度和相关法律法规的要求，确保资金支付的安全和合规。3.如因特殊原因需要提前或延迟付款，应按照规定的审批程序进行申请和审批。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对市场价格波动风险，采购部门可以采取套期保值、签订长期合同、建立价格预警机制等措施进行应对。2.对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保等。3.为防范质量风险，应加强对采购物资或服务的质量检验和验收工作，要求供应商提供质量合格证明文件，定期对供应商进行质量评估。4.对于法律风险，采购活动应严格遵守国家法律法规和公司规定，加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。六、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购申请表、采购合同、谈判记录、验收报告、发票等相关资料，确保采购档案的完整性和可追溯性。3.采购档案的保存期限应符合国家法律法规和公司规定的要求，以便在需要时能够查阅和使用。（二）采购数据分析1.采购部门应定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面的数据。2.通过采购数据分析，总结采购活动的规律和趋势，发现采购工作中存在的问题和不足，为采购决策提供数据支持。3.根据采购数据分析结果，制定相应的改进措施，不断优化采购流程和采购策略，提高采购管理水平。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。3.公司内部设立举报机制，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人相应的奖励，并对违规行为进行严肃处理。(二)外部监督1.接受政府有关部