收款内控制度

PAGE收款内控制度一、总则（一）目的为加强公司收款内部控制，规范收款行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中的收款业务。（三）基本原则1.合法性原则：收款活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保收款信息准确无误，包括金额、客户信息、收款方式等。3.及时性原则：及时收取款项，避免资金逾期占用。4.安全性原则：保障收款资金的安全，防止资金被盗、挪用等风险。二、收款流程（一）销售合同签订1.销售部门负责与客户洽谈业务，签订销售合同。合同中应明确收款方式、收款期限、违约责任等条款。2.销售合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案。（二）发货与开票1.仓储部门根据销售合同安排发货，并及时将发货信息反馈给销售部门。2.财务部门根据销售合同和发货信息开具发票。发票开具应准确无误，确保发票内容与销售合同一致。（三）收款通知1.销售部门在发货后，应及时向客户发出收款通知，告知客户收款金额、收款期限、收款方式等信息。2.收款通知可以采用书面形式、电子邮件形式或其他双方认可的形式。（四）款项收取1.客户应按照收款通知的要求及时支付款项。收款方式包括现金、支票、银行转账等。2.财务部门负责收取款项，并对收款情况进行记录。对于现金收款，应及时存入银行，并开具收款收据。对于支票收款，应及时进行背书转让或存入银行。对于银行转账收款，应及时核对银行到账信息。（五）收款确认1.财务部门在收到款项后，应及时与销售部门核对收款信息，确认收款金额、客户信息等是否一致。2.销售部门应定期与客户沟通，了解客户付款情况，并及时反馈给财务部门。（六）账务处理1.财务部门根据收款确认情况，及时进行账务处理，确保账务记录准确无误。2.对于已收款的销售业务，应及时确认收入，并结转成本。三、收款方式管理（一）现金收款1.公司应指定专人负责现金收款业务。现金收款人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守现金管理规定。2.现金收款时，应使用收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应连续编号，不得跳号、重号。3.现金收款人员应及时将收取的现金存入银行，不得坐支现金。存入银行时，应填写现金缴款单，并注明收款日期、收款金额、客户名称等信息。4.财务部门应定期对现金收款情况进行盘点，确保现金账实相符。（二）支票收款1.公司应指定专人负责支票收款业务。支票收款人员应熟悉支票业务流程，严格审核支票的真实性、有效性和完整性。2.收到支票后，应及时进行背书转让或存入银行。背书转让支票时，应在支票背面背书栏加盖公司财务专用章和法人章，并注明被背书人名称。存入银行支票时，应填写进账单，并注明支票号码、出票日期、出票金额、收款人名称等信息。3.对于远期支票或空头支票，应及时与客户联系，要求客户更换支票或支付现金。如客户拒绝更换或支付，应及时采取法律措施维护公司权益。4.财务部门应定期对支票收款情况进行核对，确保支票款项及时到账。（三）银行转账收款1.公司应指定专人负责银行转账收款业务。银行转账收款人员应熟悉银行转账业务流程，严格审核转账信息的真实性、准确性和完整性。2.收到银行转账款项后，应及时核对银行到账信息，包括转账金额、转账日期、付款人名称等。如发现转账信息有误，应及时与付款人联系，要求付款人更正转账信息。3.在核对银行到账信息无误后，应及时进行账务处理，并将银行收款回单交给财务部门进行归档。4.财务部门应定期对银行转账收款情况进行统计和分析，及时发现异常情况并采取措施进行处理。四、应收账款管理（一）应收账款的确认与记录1.销售部门在发货后，应及时确认应收账款，并将应收账款信息传递给财务部门。财务部门应根据销售合同和发货信息，对应收账款进行准确记录。2.应收账款应按照客户名称、账龄、金额等进行明细核算，确保应收账款信息清晰、准确。（二）应收账款的跟踪与催收1.销售部门应定期对应收账款进行跟踪，了解客户付款情况，并及时反馈给财务部门。对于逾期未付款的客户，应及时采取催收措施。2.催收措施包括电话催收、邮件催收、上门催收、法律催收等。在采取催收措施时，应注意方式方法，避免给客户造成不良影响。3.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于账龄较长的应收账款，应重点关注，并协助销售部门进行催收。（三）坏账准备的计提与核销1.财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的规定，定期对应收账款进行坏账准备的计提。坏账准备的计提比例应根据应收账款的账龄、客户信用状况等因素合理确定。2.对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的程序进行坏账核销。坏账核销应取得充分的证据，包括客户破产证明、法院判决书、工商注销证明等。3.坏账核销后，应在备查簿中进行登记，并保留相关证据资料。如后期发现已核销的坏账又收回，应及时进行账务处理。五、收款内部控制的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对收款内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查收款流程是否合规、收款记录是否准确、应收账款管理是否有效等。2.内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对收款业务进行自查，核对收款记录与银行对账单、发票等是否一致，检查收款方式是否合规，应收账款管理是否到位等。2.财务部门应编制自查报告，对发现的问题及时进行整改，并将整改情况报告公司管理层。（三）绩效考核1.公司应将收款内部控制制度的执行情况纳入绩效考核体系，对相关部门和人员进行考核。2.考核指标包括收款及时率、应收账款周转率、坏账率等。对于在收款内部控制工作中表现优秀的部门和人员，应给予奖励；对于因工作失误导致公司损失的部门和人员，应给予相应的处罚。六、信息沟通与反馈（一）内部沟通1.销售部门、财务部门、仓储部门等相关部门应建立有效的沟通机制，及时传递收款业务相关信息。2.定期召开收款业务协调会，共同商讨解决收款过程中遇到的问题，确保收款工作顺利进行。（二）外部沟通1.与客户保持良好的沟通，及时了解客户付款情况和需求，解答客户疑问。2.对于涉及法律纠纷的收款事项，应及时与律师事务所等外部机构沟通，