政府采购代理内控制度

PAGE政府采购代理内控制度一、总则（一）制定目的为了规范本公司政府采购代理行为，加强内部管理，防范采购风险，提高采购质量和效率，保障政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购代理机构管理暂行办法》等相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司在政府采购代理业务活动中的各项工作，包括采购项目的受理、采购文件编制、采购信息发布、评审组织、合同签订与履约验收等全过程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和政府采购相关政策规定，确保政府采购活动合法合规。2.公正性原则：秉持公正立场，对待所有采购当事人，不偏袒任何一方，维护公平竞争环境。3.保密性原则：对采购活动中涉及的商业秘密、供应商信息等予以严格保密，防止信息泄露。4.效率性原则：优化采购流程，提高工作效率，在规定时间内完成采购任务，满足采购人需求。5.制衡性原则：建立健全内部岗位设置和职责分工，形成相互制约、相互监督的工作机制，防范风险。二、组织架构与职责分工（一）组织架构公司设立政府采购代理业务部门，部门内部分设项目受理组、采购文件编制组、采购执行组、评审组织组、合同管理组、监督检查组等工作小组，各小组协同配合开展政府采购代理业务。（二）职责分工1.项目受理组负责接收采购人的采购委托，对采购项目进行初步审查，判断项目是否符合政府采购要求。与采购人沟通，了解采购需求，解答采购人关于采购流程和要求的疑问。对采购项目进行登记，建立项目档案，记录项目基本信息和进展情况。2.采购文件编制组根据采购人需求和采购项目特点，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。明确采购项目的采购方式、采购需求、评审标准、合同条款等关键内容，确保采购文件合法合规、科学合理。组织对采购文件进行审核，征求内部相关部门和采购人意见，对采购文件进行修改完善。3.采购执行组负责采购信息的发布，通过指定媒体及时、准确地发布采购公告、中标（成交）公告等信息。按照采购文件规定的时间和方式，接收供应商的投标（响应）文件，对投标（响应）文件进行整理、登记和保管。组织开标、谈判、询价等采购活动，确保采购活动按照规定程序进行。4.评审组织组负责组建评审委员会，按照规定程序抽取评审专家，并对评审专家的资格进行审核。组织评审委员会对投标（响应）文件进行评审，监督评审过程，确保评审活动公平、公正、有序进行。记录评审过程和结果，整理评审报告，协助采购人确定中标（成交）供应商。5.合同管理组负责起草政府采购合同，明确合同双方的权利和义务，确保合同条款符合采购文件要求和法律法规规定。组织合同签订，监督合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责合同档案管理，对合同签订、履行、变更、终止等情况进行记录和归档。6.监督检查组对政府采购代理业务全过程进行监督检查，确保各项工作符合法律法规、政策规定和公司内控制度要求。受理对政府采购代理业务活动的投诉举报，对投诉举报事项进行调查核实，提出处理意见。定期对公司内控制度的执行情况进行评估，发现问题及时提出改进建议，督促相关部门进行整改。三、采购流程控制（一）采购项目受理1.采购人提出采购委托后，项目受理组应在规定时间内对采购项目进行初步审查，重点审查采购项目是否属于政府采购范围、采购资金来源是否合规、采购需求是否明确等。2.经审查符合要求的采购项目，项目受理组应与采购人签订委托代理协议，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购期限、服务费用等内容。3.项目受理组应建立采购项目台账，对采购项目的基本信息、进展情况、采购结果等进行详细记录，确保项目信息可追溯。（二）采购文件编制1.采购文件编制组应根据采购人需求和采购项目特点，按照相关法律法规和行业标准编制采购文件。采购文件应包括采购公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。2.在编制采购文件过程中，采购文件编制组应充分征求采购人、内部相关部门和专业技术人员的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。3.采购文件编制完成后，应组织内部审核，审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后的采购文件应报公司领导审批。（三）采购信息发布1.采购执行组应按照采购文件规定的时间和方式，通过指定媒体发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、投标人资格要求、投标文件递交截止时间和地点、开标时间和地点等内容。2.在采购信息发布过程中，采购执行组应确保信息发布的及时性、准确性和完整性，不得隐瞒或篡改采购信息。3.采购执行组应建立采购信息发布记录，记录采购信息发布的时间、媒体、内容等，以备查询。（四）供应商报名与资格审查1.采购执行组应按照采购公告规定的时间和方式，接收供应商的报名材料。报名材料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、投标保证金缴纳凭证等。2.对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证是否有效，法定代表人授权书是否真实有效，投标保证金是否足额缴纳等。3.经资格审查合格的供应商，采购执行组应向其发放招标文件，并告知其投标文件编制要求、投标截止时间和地点等事项。（五）开标、谈判、询价等采购活动组织1.采购执行组应按照采购文件规定的时间和地点组织开标、谈判、询价等采购活动。在采购活动开始前，应做好场地布置、设备调试、人员安排等准备工作。2.在采购活动过程中，采购执行组应严格按照采购文件规定的程序进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。采购执行组应记录采购活动的全过程，包括开标、谈判、询价过程中的唱标、报价、答疑、评审等环节。3.评审组织组应按照规定程序组建评审委员会，抽取评审专家，并对评审专家的资格进行审核。评审委员会应按照采购文件规定的评审标准和方法，对投标（响应）文件进行评审，提出评审意见。（六）中标（成交）供应商确定与合同签订1.根据评审委员会的评审结果，采购人应在规定时间内确定中标（成交）供应商。采购执行组应及时向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知未中标（成交）供应商。中标（成交）通知书应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购内容、服务要求等内容。2.合同管理组应根据采购文件和中标（成交）通知书，起草政府采购合同。政府采购合同应明确合同双方的权利和义务，包括采购项目名称、采购内容、采购金额、服务要求、交货时间和地点、验收标准、付款方式等内容。3.组织合同签订，合同签订前，应确保合同条款符合采购文件要求和法律法规规定。合同签订后，应及时将合同副本送采购人、中标（成交）供应商和相关部门备案。（七）履约验收1.采购人应按照政府采购合同约定组织履约验收。合同管理组应协助采购人制定履约验收方案，明确验收标准、验收程序和验收人员等内容。2.履约验收过程中，采购人应按照验收方案对中标（成交）供应商提供的货物、工程或服务进行验收。验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应按照合同约定要求中标（成交）供应商进行整改或承担相应的违约责任。3.合同管理组应将履约验收情况记录归档，作为支付采购资金和评价供应商履约情况的依据。四、风险管理与内部控制（一）风险识别与评估1.监督检查组应定期对政府采购代理业务活动进行风险识别与评估，识别可能存在的风险因素，如法律风险、政策风险、市场风险、道德风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.法律风险应对加强法律法规学习培训，提高员工法律意识，确保政府采购代理业务活动合法合规。建立法律顾问制度，在重大采购项目或复杂法律问题上，及时咨询法律顾问意见，防范法律风险。2.政策风险应对密切关注国家法律法规和政府采购政策变化，及时调整公司内部管理制度和业务流程，确保公司业务活动符合政策要求。加强与政府采购监管部门的沟通协调，及时了解政策动态，争取政策支持。3.市场风险应对建立供应商信息库，对供应商的信誉、资质、业绩等进行评估和管理，降低供应商违约风险。加强市场调研，了解市场价格波动情况，合理确定采购预算和采购价格，防范市场价格风险。4.道德风险应对加强员工职业道德教育，培养员工廉洁自律意识，防止员工在采购活动中出现违规违纪行为。建立健全内部监督机制，加强对员工的日常监督和管理，对违规违纪行为严肃处理。（三）内部控制措施1.不相容岗位分离：明确各岗位的职责和权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。例如项目受理与采购文件编制、采购执行与评审组织、合同签订与验收等岗位不得由同一人担任。2.授权审批制度：建立授权审批流程，明确不同级别管理人员的审批权限。对于重大采购项目、大额资金支出等事项，应实行集体决策和审批。3.内部审计监督：定期开展内部审计工作，对政府采购代理业务活动进行全面审计，检查内部控制制度的执行情况，发现问题及时整改。4.信息系统控制：利用信息化手段，建立政府采购代理业务信息系统，实现采购项目受理、采购文件编制、采购执行、评审组织、合同签订与履约验收等全过程的信息化管理，提高工作效率和内部控制水平。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立监督检查组，负责对政府采购代理业务全过程进行监督检查。监督检查组应定期对采购项目进行抽查，检查采购文件编制、采购信息发布、评审组织、合同签订与履约验收等环节是否符合法律法规、政策规定和公司内控制度要求。2.接受政府采购监管部门、采购人、供应商及社会公众的监督。对政府采购监管部门的监督检查意见和采购人、供应商的投诉举报，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈相关部门和人员。（二）考核制度1.建立员工绩效考核制度，对参与政府采购代理业务的员工进