销售与收款内控制度

PAGE销售与收款内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司销售与收款业务流程，加强内部控制，确保销售活动的顺利开展，提高销售效率，防范销售与收款过程中的风险，保障公司资金安全，维护公司合法权益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及销售业务及收款管理的所有部门和人员，包括销售部门、市场部门、财务部门、法务部门等。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《企业会计准则》以及其他相关法律法规和行业标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：销售与收款业务活动必须符合国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖销售与收款业务的全过程，包括销售合同签订、发货、收款、客户信用管理等各个环节。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在销售与收款业务中的职责权限，相互制约、相互监督，避免权力集中和舞弊行为。4.适应性原则：根据公司业务特点、市场环境和管理要求，不断完善和优化销售与收款内控制度。5.成本效益原则：在确保内部控制有效性的前提下，合理权衡控制成本与预期效益，提高运营效率。二、销售业务流程控制（一）销售计划制定1.销售部门应根据市场调研、客户需求分析以及公司年度经营目标，制定年度销售计划。年度销售计划应明确销售目标、销售区域、产品或服务类别、销售策略等内容。2.在年度销售计划的基础上，销售部门应分解制定季度和月度销售计划，并将计划下达至各销售团队或销售人员。销售计划应具有可操作性和可衡量性，以便于跟踪和考核。（二）客户开发与信用管理1.市场部门负责客户开发工作，通过市场调研、广告宣传、参加展会等方式，拓展潜在客户群体。市场部门应建立客户信息档案，收集客户基本资料、信用状况、购买能力等信息。2.销售部门在与客户进行业务洽谈前，应查询客户信用档案，评估客户信用状况。对于信用状况良好的客户，可以给予一定的信用额度和信用期限；对于信用状况不佳或存在风险的客户，应谨慎开展业务，采取必要的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。3.财务部门应定期对客户信用状况进行评估和更新，根据客户的付款记录、经营状况等因素，调整客户信用额度和信用期限。如发现客户信用状况恶化，应及时通知销售部门停止发货或采取催款措施。（三）销售合同签订1.销售部门与客户达成交易意向后，应起草销售合同。销售合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。2.销售合同起草完成后，应提交至法务部门进行审核。法务部门应重点审查合同条款的合法性、完整性和准确性，防范法律风险。对于重大销售合同，法务部门应会同财务部门、销售部门等相关部门进行会审。3.销售合同经审核通过后，由销售部门负责人与客户签订。签订后的销售合同应加盖公司合同专用章，并及时归档保存。销售部门应将销售合同副本分送财务部门、发货部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（四）发货管理1.发货部门根据销售合同和销售订单，组织安排货物的生产、包装和运输。发货前，发货部门应核对货物的品种、规格、数量、质量等是否与销售合同和销售订单一致。2.对于需要安装调试的产品或服务，发货部门应安排专业技术人员进行现场安装调试，并确保客户能够正常使用。安装调试完成后，应由客户签字确认。3.发货部门应及时办理货物出库手续，并开具出库单或发货清单。出库单或发货清单应详细记录货物的名称、规格、数量、发货日期、收货单位等信息。发货部门应将出库单或发货清单副本分送销售部门和财务部门，作为销售确认和收款核算的依据。（五）销售确认与记录1.销售部门应在货物发出或服务提供后，及时确认销售收入。销售确认应依据销售合同、发货凭证、客户签收单等相关资料进行。销售部门应编制销售发票，注明销售货物或提供服务的名称、规格、数量、金额、税率等信息。2.财务部门应根据销售部门提供的销售发票和相关资料，进行销售收入的账务处理。财务部门应按照会计准则和税收法规的要求，准确记录销售收入的金额、时间、客户等信息，并及时进行纳税申报。3.销售部门应建立销售台账，详细记录每笔销售业务的客户信息、销售合同编号、销售产品或服务名称、数量、金额、发货日期、收款情况等内容。销售台账应定期与财务部门的销售明细账进行核对，确保账账相符。三、收款业务流程控制（一）收款政策制定1.财务部门应根据公司经营目标、客户信用状况和市场环境，制定收款政策。收款政策应明确收款方式、收款期限、逾期收款处理措施等内容。2.收款方式可以包括现金收款、银行转账收款、支票收款、汇票收款等。财务部门应根据客户实际情况和业务需要，选择合适的收款方式，并确保收款渠道的安全可靠。3.在确定收款期限时，应充分考虑客户信用状况和销售合同约定。对于信用状况良好的客户，可以给予适当的信用期限；对于信用状况不佳或存在风险的客户，应缩短信用期限或要求提前付款。（二）收款通知与跟踪1.销售部门在销售合同约定的收款期限前，应向客户发出收款通知。收款通知应明确收款金额、收款期限、收款方式等信息，并提醒客户按时付款。2.财务部门应建立收款跟踪台账，对每笔销售业务的收款情况进行跟踪记录。财务人员应定期与销售部门沟通，了解客户付款进度，对于逾期未付款的客户，应及时发出催款通知。3.催款通知应明确客户欠款金额、逾期天数、催款原因等信息，并要求客户尽快付款。催款通知可以通过电话、邮件、信函等方式发出，并保留相关记录。对于多次催款仍未付款的客户，应采取进一步的催款措施，如上门催款、委托第三方催收机构催收等。（三）收款处理1.客户付款后，财务部门应及时进行收款处理。对于现金收款，应开具收款收据，并加盖财务专用章；对于银行转账收款、支票收款、汇票收款等，应及时核对收款凭证的真实性和有效性，并进行账务处理。2.财务部门应根据收款情况，及时更新收款跟踪台账，并与销售部门进行核对。如发现收款金额与销售合同约定不符，应及时查明原因，并与客户沟通解决。3.对于收到的银行承兑汇票，财务部门应按照相关规定进行审验、保管和贴现等处理。对于贴现的银行承兑汇票，应及时进行账务处理，并关注贴现资金的到账情况。（四）应收账款管理1.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。账龄分析表应按照应收账款的账龄长短进行分类统计，分析应收账款的构成和分布情况。2.根据账龄分析结果，财务部门应制定应收账款催收计划，明确催收责任人、催收期限和催收方式等。对于逾期时间较长、金额较大的应收账款，应重点关注，并采取有效的催收措施。3.销售部门应协助财务部门做好应收账款催收工作，及时提供客户信息和业务进展情况。对于因客户原因导致的应收账款无法收回，销售部门应配合财务部门进行调查和取证，并按照公司规定进行处理。4.公司应建立应收账款坏账准备制度，按照会计准则的要求，合理计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，可以按照规定程序进行核销，并在财务报表中如实反映。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对销售与收款业务进行审计监督，检查销售与收款内控制度的执行情况，评估内部控制的有效性。2.内部审计部门应重点审查销售合同签订、发货、收款、客户信用管理等环节的合规性和准确性，检查是否存在违反公司规定和法律法规的行为。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改情况。整改建议应明确整改责任部门、整改期限和整改要求，确保问题得到有效解决。（二）财务监督1.财务部门应加强对销售与收款业务的财务监督，定期核对销售台账、收款台账和财务明细账，确保账账相符、账实相符。2.财务人员应严格按照财务制度和会计准则的要求，进行销售收入、应收账款等账务处理，确保财务数据的真实性、准确性和完整性。3.财务部门应定期对销售与收款业务的财务指标进行分析，如销售毛利率、应收账款周转率、坏账率等，评估销售与收款业务的经营效益和风险状况，并及时向管理层报告。（三）绩效考核监督1.公司应建立销售与收款业务绩效考核制度，将销售业绩、收款情况等指标纳入绩效考核体系，激励各部门和人员积极履行职责，提高销售与收款业务管理水平。2.绩效考核指标应具有科学性、合理性和可操作性，能够客观反映各部门和人员的工作业绩和贡献。绩效考核结果应与薪酬分配、晋升奖励等挂钩，充分发挥绩效考核的激励作用。3.人力资源部门应定期对销售与收款业务绩效考核情况进行监督检查，确保绩效考核制度的公平公正执行，避免出现考核指标不合理、考核过程不规范等问题。五、信息沟通与协调（一）部门间信息沟通1.销售部门、市场部门、财务部门、法务部门等相关部门应建立定期的信息沟通机制，及时交流销售与收款业务进展情况、客户信息、财务数据等信息。2.销售部门应定期向财务部门提供销售合同执行情况、发货情况、收款情况等信息，以便财务部门进行账务处理和资金管理。财务部门应定期向销售部门提供应收账款账龄分析表、收款跟踪情况等信息，协助销售部门做好应收账款催收工作。3.市场部门应及时向销售部门反馈市场动态、客户需求变化等信息，为销售部门制定销售策略提供依据。法务部门应定期向销售部门、财务部门等相关部门提供法律法规培训和咨询服务，防范法律风险。（二）内部与外部信息沟通1.公司应加强与客户的信息沟通，及时了解客户需求和意见，解决客户问题，提高客户满意度。销售部门应定期回访客户，收集客户反馈信息，并及时反馈给相关部门进行处理。2.公司应加强与供应商、合作伙伴等外部单位的信息沟通，建立良好的合作关系，共同推动业务发展。对于涉及销售与收款业务的合作事项，应明确各方的权利和义务，及时沟通协调，确保合作顺利进行。3.公司应关注市场动态和行业信息，及时收集、分析和反馈相关信