征信查询内控制度

PAGE征信查询内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司征信查询行为，确保征信信息的合法获取、安全存储与合理使用，有效防范征信查询过程中的风险，保护信息主体合法权益，维护公司良好的信用形象，促进公司业务健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及征信查询操作的所有部门、岗位及人员，包括但不限于信贷业务部门、风险管理部门、数据管理部门等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及相关监管要求，确保征信查询活动合法合规。2.授权查询原则未经信息主体授权，不得擅自查询其征信信息。查询必须基于合法、正当、必要的目的，并获得信息主体明确授权。3.信息保密原则对查询获取的征信信息严格保密，防止信息泄露，严禁将征信信息用于与授权目的无关的其他用途。4.风险防控原则通过完善的内控制度和流程，有效识别、评估和控制征信查询过程中的各类风险，保障公司业务安全。二、征信查询授权管理（一）授权方式1.书面授权对于涉及信贷业务等需要查询征信信息的情况，应要求信息主体签署书面授权书。授权书应明确授权查询的目的、范围、期限等内容，并由信息主体本人签字确认。2.电子授权在符合法律法规及监管要求的前提下，可采用电子授权方式。电子授权应具备可靠的身份验证机制，确保授权行为的真实性和有效性。（二）授权审核1.业务部门初审信贷业务部门等提出征信查询需求时，应首先对信息主体的授权书进行初审，检查授权书内容是否完整、准确，签字是否清晰可辨，授权目的是否符合业务实际需求等。2.风险管理部门复审风险管理部门对初审通过的授权书进行复审，重点审查授权查询行为是否符合公司业务规定和风险防控要求，确保授权的必要性和合理性。对于存在疑问或风险较高的授权申请，应进行深入调查核实。（三）授权变更与撤销1.变更若信息主体需要变更授权内容，如查询范围、期限等，应重新签署授权书或通过合法有效的电子方式进行变更授权。业务部门应及时将变更后的授权信息通知相关部门。2.撤销信息主体有权随时撤销授权。业务部门在收到信息主体撤销授权通知后，应立即停止相关征信查询操作，并妥善处理已获取但尚未使用的征信信息。三、征信查询流程管理（一）查询申请1.业务发起各业务部门根据业务需求，填写征信查询申请表。申请表应详细注明查询目的、信息主体基本情况、查询范围等内容，并由部门负责人签字确认。2.提交审核业务部门将填写完整的查询申请表提交至风险管理部门进行审核。审核内容包括查询目的的合理性、信息主体身份的真实性、查询范围的必要性等。（二）查询操作1.系统录入经风险管理部门审核通过后，数据管理部门将查询申请表中的相关信息录入征信查询系统。录入信息应准确无误，确保与授权书及申请表内容一致。2.查询执行数据管理部门按照系统设定的流程和权限，执行征信查询操作。查询过程应严格记录，包括查询时间、查询内容、查询结果等信息。（三）查询结果反馈1.结果获取数据管理部门获取征信查询结果后，应及时将结果反馈给业务部门。反馈方式可采用电子文档、纸质报告等形式，确保业务部门能够及时、准确地获取查询结果。2.结果使用业务部门应根据查询结果进行风险评估、决策等操作。对于查询结果中发现的异常情况或风险点，应进行深入分析，并采取相应的风险防控措施。四、征信信息存储与管理（一）存储方式1.电子存储采用安全可靠的电子存储系统对征信信息进行存储。存储系统应具备数据加密、备份恢复、访问控制等功能，确保信息的安全性和完整性。2.纸质存储对于确有必要进行纸质存储的征信信息，应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，并妥善保管在专门的档案库房中。（二）存储期限1.业务相关期限根据业务性质和监管要求，确定征信信息的存储期限。一般情况下，与信贷业务相关的征信信息应在业务结清后保存一定期限，如[X]年。2.特殊情况处理对于涉及重大风险事件或法律纠纷的征信信息，应根据实际情况延长存储期限，直至风险事件妥善解决或法律纠纷终结。（三）信息维护1.定期检查定期对存储的征信信息进行检查，确保信息的准确性和完整性。如发现信息存在错误或缺失，应及时进行更正和补充。2.安全防护加强对存储系统的安全防护，定期进行安全漏洞扫描和修复，防止信息被非法获取、篡改或删除。同时，制定应急预案，应对可能出现的信息安全事件。五、征信查询监督与检查（一）内部监督1.风险管理部门监督风险管理部门定期对征信查询操作进行监督检查，重点检查授权管理、查询流程、信息存储等环节是否符合制度规定。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.内部审计监督内部审计部门定期对征信查询内控制度的执行情况进行审计，评估制度的有效性和合规性。审计结果应及时向公司管理层报告，并提出改进建议。（二）外部监管配合1.主动配合监管积极配合人民银行等外部监管部门的监督检查，如实提供相关资料和信息，及时整改发现的问题。2.合规培训与教育关注外部监管政策变化，及时组织相关人员进行合规培训与教育，确保公司征信查询业务始终符合监管要求。六、违规处理与责任追究（一）违规行为界定明确以下违规行为：1.未经授权查询征信信息；2.超越授权范围查询征信信息；3.泄露征信信息；4.违规使用征信信息；5.未按规定流程进行征信查询操作；6.其他违反本制度及相关法律法规的行为。（二）处理措施1.警告与批评对于情节较轻的违规行为，给予责任人警告或批评教育，并责令其立即整改。2.经济处罚对于造成一定经济损失或不良影响的违规行为，视情节轻重给予责任人相应的经济处罚，如罚款等。罚款金额应根据违规行为的严重程度确定，一般为[X]元至[X]元不等。3.纪律处分对于情节严重的违规行为，给予责任人纪律处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。纪律处分应根据公司员工纪律处分规定执行。4.法律责任追究对于违反法律法规的违规行为，依法追究责任人的法律责任。公司将积极配合司法机关的调查处理工作，确保法律责任得到有效追究。（三）责任追究原则1.过错责任原则根据责任人的过错程度，确定责任追究的方式和程度。过错责任应根据违规行为的发生过程、造成后果等因素进行综合判断。2.连带责任原则对于因团队协作、共同决策等原因导致的违规行为，相关责任人应承担连带责任。连带责任的承担方式和程度根据具体情况确定。3.教育与惩戒相结合原则在责任追究过程中，注重对责任人的教育和培训，帮助其认识错误，吸取教训，防止类似违规行为再次发生。同时，通过严肃的惩戒措施，维护制度的严肃性和权威性。七、附则（一）制度解释本制度由公司风险管理部门负责解释。如遇制度条款理解不一致或存在争议的情况，由风险管理部门会同相关部门进行研究讨论，并提出解释意见。（二）制度修订1.修订依