通过政府采购内控制度

PAGE通过政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织在政府采购活动中的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员，包括采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：采购流程、采购方式、采购文件编制等应符合政府采购相关规定。3.效益性原则：在确保采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。4.公正性原则：采购活动应公平、公正对待所有参与供应商，维护市场竞争秩序。5.保密性原则：对采购活动中涉及的商业秘密、供应商信息等予以严格保密。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，提前提出年度采购预算申请。预算申请应详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购需求部门应对采购项目进行充分的市场调研和成本分析，确保预算金额的合理性和准确性。3.财务部门负责对采购需求部门提交的预算申请进行审核，审核内容包括预算项目的必要性、资金来源的合规性、预算金额的合理性等。审核通过后，将采购预算纳入公司/组织年度预算体系。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。采购需求部门、财务部门应进行审核，报公司/组织管理层批准后执行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保预算资金专款专用。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可进行采购预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目必须进行调整的。市场环境发生重大变化，如原材料价格大幅波动、供应商产品价格调整等，影响采购预算执行的。因公司/组织业务发展需要，对采购项目的需求发生变化的。2.采购预算调整应按照规定的程序进行，由采购执行部门提出申请，经采购需求部门、财务部门审核后，报公司/组织管理层审批。3.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的具体内容、调整后的预算安排及对项目实施进度的影响等。三、采购需求管理（一）需求提出1.采购需求部门应根据本部门业务工作实际，定期梳理采购需求，并填写《采购需求申请表》。申请表应包括采购项目名称、采购背景、采购数量、规格型号、技术参数、质量要求、售后服务要求、预算金额等内容。2.采购需求部门应对采购需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，应组织相关专家进行论证，并形成论证报告。（二）需求审核1.采购执行部门收到采购需求申请表后，应进行初步审核。审核内容包括采购需求的合规性、完整性、准确性等。对于不符合要求的采购需求，应及时与采购需求部门沟通，要求其进行修改和完善。2.财务部门对采购需求的预算金额进行审核，确保预算金额在公司/组织可承受范围内。3.涉及技术要求的采购项目，采购执行部门可组织相关技术人员进行技术审核，确保采购需求的技术可行性。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，采购需求部门应填写《采购需求变更申请表》，详细说明变更的原因、变更的具体内容及对采购项目的影响等。2.采购需求变更申请表应经采购执行部门、财务部门审核后，报公司/组织管理层批准。未经批准，不得擅自变更采购需求。3.采购需求变更后，采购执行部门应及时调整采购文件和采购合同，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：采购货物或服务达到规定的公开招标数额标准的。采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效益的。2.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关规定编制招标文件，通过政府采购信息发布平台等渠道发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购执行部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应根据采购项目特点和供应商信息，从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的开标、评标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要或者不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务的质量、价格、技术、服务等进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织专家对单一来源采购项目进行论证，并形成论证报告。论证通过后，报公司/组织管理层批准。3.采用单一来源采购方式的，采购执行部门应与供应商就采购价格、技术、服务等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应按照询价通知书规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.采用公开招标或邀请招标方式采购的，采购执行部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.招标文件应按照政府采购相关规定设置评标标准，评标标准应客观、公正、合理，具有可操作性。（二）谈判文件编制1.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判公告、谈判须知、谈判程序、评审标准、合同条款及格式、采购需求等内容。2.谈判文件应根据采购项目特点和谈判要求，明确谈判的具体内容、谈判程序、评审标准等，确保谈判活动的顺利进行。（三）询价文件编制1.采用询价方式采购的，采购执行部门应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表等内容。2.询价文件应明确采购项目的规格、标准、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容，要求供应商一次报出不得更改的价格。（四）采购文件审核1.采购执行部门编制完成采购文件后，应提交采购需求部门、财务部门进行审核。审核内容包括采购文件的合规性、完整性、准确性、合理性等。2.采购需求部门主要审核采购文件是否符合采购需求，技术规格、质量标准、服务要求等是否明确合理。财务部门主要审核采购文件中的预算金额、付款方式等是否符合公司/组织财务规定。3.审核通过后的采购文件，报公司/组织管理层批准后发布。六、采购活动实施（一）招标采购实施1.采购执行部门按照规定发布招标公告后，接受供应商报名。对报名供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.组织开标活动，开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标过程应记录在案，并存档备查。3.开标结束后，组织评标活动。评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）谈判采购实施1.采购执行部门成立谈判小组后，向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。2.谈判小组与供应商就采购项目的质量、价格、技术、服务等进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价和技术方案进行详细说明，并进行充分的沟通和协商。3.根据谈判结果，谈判小组确定成交供应商，并编写谈判报告。采购执行部门根据谈判报告，与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购实施1.采购执行部门成立询价小组后，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。2.询价小组对供应商的报价进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，并将采购结果通知所有被询价的供应商。（四）采购活动记录1.采购执行部门应做好采购活动全过程的记录工作，包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购文件编制与审核情况、供应商报名及资格审查情况、开标/谈判/询价过程记录、评标/评审结果等。2.采购活动记录应真实、完整、准确，并存档备查。记录资料应保存至少十五年，以满足审计、监督等部门的检查需要。七、采购合同管理（一）合同签订1.根据采购评审结果，采购执行部门应及时与中标/成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应符合政府采购相关法律法规和政策要求，合同条款应公平、合理、明确，避免出现模糊不清或歧义性条款。3.采购合同签订前，应提交采购需求部门、财务部门进行审核。审核通过后，报公司/组织管理层批准。未经批准，不得签订采购合同。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。对于供应商未按时履行合同义务的，应及时督促其整改，并按照合同约定追究其违约责任。2.采购需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的验收工作。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行，确保采购货物或服务符合要求。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购合同履行情况、验收报告及发票等相关资料，确保付款依据充分、合规。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等。2.合同变更协议应按照采购合同签订的审核程序进行审核和批准。未经批准，不得擅自变更采购合同。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。对于提前终止的采购合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同终止协议。合同终止协议应明确终止的原因、终止后的权利义务等。2.采购合同终止后，采购执行部门应做好合同资料的归档工作，包括采购合同、合同变更协议、合同终止协议、验收报告、付款凭证等。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购需求部门负责组织采购项目的验收工作。对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，可邀请相关专家参与验收。2.采购执行部门应协助采购需求部门做好验收的准备工作，提供采购合同、采购文件、技术资料等相关资料。（二）验收标准1.采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格、服务要求等进行。合同未约定的，可按照国家相关标准或行业通行标准进行验收。2.验收标准应明确、具体、可操作，确保验收工作的客观、公正。（三）验收程序1.采购需求部门应在采购项目交货或服务提供完毕后，及时组织验收。验收前，应通知供应商提供验收所需的资料和样品等。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。3.验收合格的，采购需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的，采购需求部门应要求供应商限期整改，整改后再次进行验收。如供应商整改后仍不合格，采购需求部门应按照合同约定追究其违约责任。（四）验收记录1.采购需求部门应做好验收记录工作，记录验收过程、验收结果、整改情况等内容。验收记录应真实、完整、准确，并存档备查。2.验收记录资料应保存至少十五年，以满足审计、监督等部门的检查需要。九、采购监督管理（一）内部监督1.审计部门负责对政府采购活动进行内部审计监督。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和公司/组织内控制度要求，采购程序是否合规，采购文件是否规范，采购合同是否履行等。2.审计部门在审计过程中，有权查阅采购活动相关资料，询问相关人员，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查。政府采购监管部门有权对本公司/