上市公司存货内控制度

PAGE上市公司存货内控制度一、总则（一）制定目的本存货内控制度旨在加强公司存货管理，规范存货业务流程，防范存货管理中的风险，确保存货资产的安全完整，提高存货运营效率，保证财务报表中存货信息的真实、准确、完整，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各子公司的存货管理活动，包括原材料、在产品、产成品、周转材料等各类存货的采购、验收、存储、领用、盘点等环节。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引、《企业会计准则》等相关法律法规和行业标准制定，并结合公司实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须符合国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖存货管理的各个环节，确保全过程风险可控。3.制衡性原则：明确各部门在存货管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：与公司业务特点、管理要求和发展战略相适应，并随着外部环境变化和公司内部管理需求及时调整完善。5.成本效益原则：在保证存货管理效果的前提下，合理控制存货管理成本，提高运营效率。二、存货管理组织架构及职责分工（一）组织架构公司设立存货管理领导小组，由公司总经理担任组长，财务总监、运营总监担任副组长，成员包括采购部门、生产部门、仓储部门、销售部门、质量控制部门等负责人。存货管理领导小组下设办公室，设在财务部门，负责日常存货管理工作的协调和监督。（二）职责分工1.存货管理领导小组负责制定存货管理的战略规划和重大政策，审批存货管理制度和流程。协调各部门在存货管理中的工作，解决存货管理中的重大问题。对存货管理工作进行监督和考核，确保存货管理目标的实现。2.采购部门根据公司生产经营计划和市场需求，编制合理的采购计划，确保存货的及时供应。选择合格的供应商，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况，确保采购物资的质量和交货期。负责采购物资的验收工作，对验收合格的物资办理入库手续，对不合格物资及时进行处理。3.生产部门根据销售订单和生产计划，合理安排生产，确保生产进度和产品质量。负责生产过程中存货的管理，包括在产品的流转、盘点等工作，及时反馈生产过程中的存货需求和损耗情况。对生产过程中产生的废料、残次品等进行妥善处理，降低生产成本。4.仓储部门负责存货的存储保管工作，建立健全存货保管制度，确保存货安全完整。对存货进行分类存放、标识管理，定期进行盘点清查，保证账实相符。根据生产部门和销售部门需求，及时办理存货的出入库手续，做好库存记录和统计工作。5.销售部门根据市场需求和销售计划，制定销售策略，组织产品销售，及时反馈市场信息。负责销售订单的管理，跟踪订单执行情况，确保产品按时交付。配合仓储部门做好产成品的发货工作，对销售退回的产品进行妥善处理。6.质量控制部门制定存货质量检验标准和规范，对采购物资、在产品和产成品进行质量检验。对检验不合格的存货提出处理意见，监督不合格存货的整改和报废处理情况。参与供应商质量管理和产品质量改进工作，从质量角度为存货管理提供支持。7.财务部门负责制定存货核算办法，准确记录存货的增减变动情况，进行存货成本核算和账务处理。定期与仓储部门核对存货账目，确保账账相符；参与存货盘点工作，对盘点结果进行审核和分析。对存货管理情况进行财务分析和风险评估，为管理层决策提供财务数据支持。三、存货采购与付款控制（一）采购计划制定1.采购部门应根据公司年度生产经营计划、销售订单情况以及库存状况，结合市场需求预测，定期编制存货采购计划。采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.在编制采购计划过程中，采购部门应与生产部门、销售部门、仓储部门等相关部门进行充分沟通，确保采购计划符合公司实际生产经营需要。同时，采购计划应预留一定的弹性空间，以应对市场变化和突发情况。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行全面评估。评估结果应记录在供应商档案中，作为选择供应商的依据。2.根据评估结果，采购部门应选择合格的供应商，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购部门应定期对供应商进行跟踪和评价，了解供应商的供货情况和产品质量状况。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。（三）采购订单下达1.采购部门根据采购计划和选定的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并经相关负责人审核批准。2.在采购订单执行过程中，采购部门应及时跟踪订单进度，与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量交付。如遇特殊情况需要变更采购订单，应按照规定的审批程序进行处理。（四）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量控制部门和仓储部门进行验收。质量控制部门应按照既定的质量检验标准对采购物资进行检验，确保物资质量符合要求。2.仓储部门负责对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，并检查物资的外观质量。验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.采购部门应负责收集、整理采购物资的验收报告，作为付款和供应商评价的依据。验收报告应详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结果等内容。（五）付款控制1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购发票、验收报告等相关凭证后办理付款手续。付款凭证应经相关负责人审批签字，确保付款流程的合规性。2.对于货到票未到的情况，财务部门应根据采购合同和验收报告暂估入账，并在收到发票后及时进行调整。同时，应加强对暂估入账业务的管理，定期核对暂估金额，确保账务处理的准确性。3.财务部门应建立采购付款台账，详细记录每笔采购业务的付款情况，包括付款日期、付款金额、付款方式等信息。定期对采购付款情况进行分析，及时发现和解决付款过程中存在的问题。四、存货仓储与保管控制（一）仓储规划与布局1.仓储部门应根据公司存货的特点和管理要求，合理规划仓储区域，进行分类存放和标识管理。仓储区域应划分为原材料区、在产品区、产成品区、合格品区、不合格品区、待处理区等不同功能区域，并设置明显的标识牌。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设立专门的储存区域，并采取相应的安全防护措施，确保储存安全。同时，应按照相关法律法规和行业标准的要求，对危险物品的储存、使用、运输等环节进行严格管理。（二）存货入库管理1.采购物资或生产完工的产成品到达仓库后，仓储部门应及时组织验收。验收合格的存货，应按照规定的分类和存放方式办理入库手续，并填写入库单。入库单应详细记录存货的名称、规格、数量、入库日期、来源等信息。2.入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门、生产部门等相关部门，作为记账、核算和统计的依据。仓储部门应将入库单妥善保管，定期装订成册，以备查阅。（三）存货保管措施1.仓储部门应建立健全存货保管制度，加强对存货的日常保管和巡查。定期对存货进行盘点清查，检查存货的数量、质量、保管状况等，确保存货安全完整。2.根据存货的特性和保管要求，采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗、防鼠等。对于贵重物品和易损物品，应采取特殊的保管措施，如单独存放、重点监控等。3.仓储部门应定期对仓库设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。如发现设施设备存在故障或安全隐患，应及时报告并安排维修或更换，以保证存货保管环境的良好状态。（四）存货出库管理1.生产部门、销售部门等根据生产经营需要领用存货时，应填写领料单或发货单，并经相关负责人审批签字。领料单或发货单应明确领用存货的名称、规格、数量、用途等信息。2.仓储部门根据审批后的领料单或发货单办理存货出库手续，并填写出库单。出库单应一式多联，分别传递给领用部门、财务部门等相关部门，作为记账、核算和统计的依据。仓储部门应按照先进先出、推陈储新的原则发货，确保存货的合理流转。3.对于销售发货，仓储部门应根据销售订单和发货单及时组织发货，并与物流部门做好交接工作。物流部门应确保货物按时、安全送达客户，并及时反馈发货情况。（五）存货盘点清查1.公司应定期组织存货盘点清查工作，至少每年进行一次全面盘点。盘点清查工作由仓储部门牵头，财务部门、生产部门、销售部门等相关部门参与配合。2.在盘点清查前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排、人员分工等内容。盘点人员应认真核对存货的数量、规格、型号、质量等信息，并如实记录盘点结果。3.盘点结束后，仓储部门应编制存货盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘点日期、盘点人员、盘点结果、盘盈盘亏情况及原因分析等内容。财务部门应根据盘点报告进行账务处理，调整存货账面价值，确保账实相符。对于盘盈盘亏的存货，应按照规定的审批程序进行处理，查明原因，追究责任。五、存货生产与领用控制（一）生产计划制定1.生产部门应根据销售订单、市场需求预测以及库存状况，结合公司产能和生产能力，制定合理的生产计划。生产计划应明确产品品种、规格、数量、生产时间、生产进度安排等内容。2.在制定生产计划过程中，生产部门应与销售部门、采购部门、仓储部门等相关部门进行充分沟通，确保生产计划符合公司整体经营目标和实际生产条件。同时，生产计划应具有一定的灵活性，以应对市场变化和突发情况。（二）生产过程控制1.生产部门应按照生产计划组织生产，合理安排生产工序和人员，确保生产过程的顺利进行。加强对生产过程的监控，及时发现和解决生产过程中出现的问题，保证产品质量和生产进度。2.生产部门应建立生产台账，详细记录产品的生产数量、质量情况、原材料消耗、人工工时等信息。定期对生产数据进行统计分析，为成本核算、生产管理和决策提供依据。3.质量控制部门应加强对生产过程的质量检验，按照质量标准对在产品进行抽检和巡检，确保产品质量符合要求。对检验不合格的产品，应及时通知生产部门进行返工或报废处理，防止不合格产品流入下一道工序或进入市场。（三）存货领用管理1.生产部门根据生产计划和实际生产需要，填写领料单领用原材料。领料单应经相关负责人审批签字，明确领用原材料的名称、规格、数量、用途等信息。2.仓储部门根据审批后的领料单办理原材料出库手续，并按照规定的计价方法核算发出原材料的成本。财务部门应根据领料单和出库单进行账务处理，记录原材料的领用情况和成本结转情况。3.在产品生产过程中，生产部门应加强对在产品的管理，防止在产品的丢失、损坏或被盗。定期对在产品进行盘点清查，确保在产品数量的准确性和完整性。六、存货处置控制（一）存货处置审批1.对于因积压、报废、毁损等原因需要处置的存货，相关部门应填写存货处置申请单，详细说明处置原因、处置方式、处置数量、预计处置价格等内容，并提交给存货管理领导小组审批。2.存货管理领导小组应组织相关部门对处置申请进行审核，评估处置的必要性和合理性。对于重大存货处置事项，应报公司董事会或股东大会批准。（二）存货处置方式选择1.根据存货的实际情况和市场需求，选择合适的处置方式，如出售、报废、捐赠、抵债等。对于有使用价值的存货，应优先考虑通过市场渠道进行出售，以实现资产价值最大化；对于已无使用价值或无法出售的存货，应按照规定进行报废处理。2.在选择处置方式过程中，应遵循公开、公平、公正的原则，确保处置过程的合规性和透明度。同时，应充分考虑处置成本和对公司财务状况的影响，进行合理决策。（三）存货处置实施1.经批准的存货处置申请单下达后，相关部门应按照规定的处置方式组织实施。对于出售存货，应通过招标、拍卖、协议转让等方式确定购买方，并签订相关合同或协议；对于报废存货，应按照环保要求和公司规定进行妥善处理，防止环境污染和资源浪费。2.在存货处置过程中，应做好相关记录和资料收集工作，包括处置时间、处置方式、处置价格、收款情况等信息。财务部门应根据处置结果及时进行账务处理，调整存货账面价值，确认处置损益。（四）存货处置监督与审计1.公司内部审计部门应定期对存货处置情况进行监督和审计，检查处置程序的合规性、处置价格的合理性、处置结果的真实性等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.存货处置过程中涉及的重大事项，应接受公司监事会的监督。监事会应加强对存货处置工作的检查和监督，确保公司资产的安全完整和处置行为的合法合规。七、存货信息管理与报告（一）存货信息系统建设1.公司应建立完善的存货信息系统，实现对存货采购、验收、存储、领用、盘点、处置等全过程的信息化管理。存货信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，能够及时准确地反映存货的动态情况。2.在存货信息系统建设过程中，应充分考虑公司业务特点和管理需求，并与财务、采购、生产、销售等其他业务系统进行有效集