自行采购单位内控制度

PAGE自行采购单位内控制度一、总则（一）目的为了加强本单位自行采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位自行组织的各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等，不受歧视。3.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.制衡性原则：建立健全采购活动的内部控制机制，实现采购决策、执行、监督相互分离、相互制约，防止权力滥用和腐败行为。5.诚实守信原则：采购活动各方应当诚实守信，严格履行合同约定，保证采购项目的质量和进度。二、采购组织与管理（一）采购决策机构设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由单位领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和预算。3.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购活动中的重大问题。（二）采购执行部门明确采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应当具备相应的专业知识和技能，其职责包括：1.编制采购计划和采购文件。2.发布采购信息，组织供应商报名和资格审查。3.组织开标、评标、谈判等采购活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购档案，报送采购统计报表。（三）采购监督部门设立采购监督部门，负责对采购活动进行全过程监督。采购监督部门应当独立于采购执行部门，其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.监督开标、评标、谈判等采购活动的公正性和规范性。4.受理采购活动中的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。三、采购流程控制（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和预算安排，提出采购需求，填写采购申请表。2.采购执行部门对采购申请表进行汇总、审核，结合单位年度采购计划和预算，编制采购计划。3.采购计划经采购决策机构审批后实施。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（二）采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应当通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应当与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一且现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目。询价应当向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购文件编制根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应当明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购执行部门应当对供应商的资格进行审查，确保供应商具备承担采购项目的能力和信誉。供应商资格审查的内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。2.供应商选择：采购执行部门应当按照采购文件规定的评标标准，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，选择中标供应商或成交供应商。评标标准应当客观、公正、科学，包括价格、技术、质量、服务、信誉等方面。3.供应商管理：建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购项目、供货情况、售后服务等进行记录和管理。定期对供应商进行评价，根据评价结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。（五）采购合同签订采购执行部门应当在中标供应商或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法、合规、合理。采购合同签订后，应当报采购监督部门备案。（六）采购项目验收采购项目完成后，采购执行部门应当组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能、服务承诺等是否符合采购合同要求。验收合格后，应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收结论等内容。（七）采购付款采购执行部门应当根据采购合同约定和验收报告，及时办理采购付款手续。采购付款应当严格按照财务管理制度进行审核和审批，确保付款凭证真实、合法、有效。采购付款后，应当将付款凭证复印件交采购监督部门备案。四、采购风险管理（一）风险识别与评估建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险识别与评估的内容包括：采购政策风险、采购流程风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。通过风险识别与评估，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购政策风险应对：加强对国家法律法规和政策的学习和研究，及时调整采购政策和制度。建立采购政策咨询机制，确保采购活动符合政策要求。2.采购流程风险应对：优化采购流程，明确各环节的职责和权限，加强流程控制。建立采购流程监督机制，定期对采购流程进行检查和评估，及时发现和纠正流程中的问题。3.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价和调整。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：加强合同管理，建立合同审核机制，确保合同条款合法、合规、合理。加强合同执行监督，及时发现和解决合同执行中的问题，降低合同违约风险。5.验收风险应对：加强验收管理，建立验收标准和流程，明确验收人员的职责和权限。加强验收监督，确保验收工作真实、客观、公正，降低验收风险。6.付款风险应对：加强付款管理，建立付款审核机制，确保付款凭证真实、合法、有效。加强付款监督，及时发现和解决付款中的问题，降低付款风险。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购执行部门应当及时收集采购活动中的各类信息，包括采购需求、采购计划、采购文件、供应商信息、投标文件、报价文件、评标报告、合同文件、验收报告、付款凭证等。采购信息收集应当全面、准确、及时，确保采购活动的全过程可追溯。（二）采购信息整理与分析采购执行部门应当对收集到的采购信息进行整理和分析，建立采购信息数据库。采购信息数据库应当包括采购项目基本信息、供应商信息、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。通过对采购信息的整理和分析，及时发现采购活动中的问题和风险，为采购决策提供依据。（三）采购信息披露采购执行部门应当按照规定的程序和方式，及时披露采购信息。采购信息披露应当遵循公开、公平、公正的原则，确保采购活动的透明度。采购信息披露的内容包括采购项目基本信息、采购方式、采购文件、中标供应商或成交供应商名单、采购合同等。六、采购档案管理（一）采购档案收集采购执行部门应当在采购活动结束后，及时收集采购档案。采购档案包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标文件、报价文件、评标报告、合同文件、验收报告、付款凭证等。采购档案收集应当全面、准确、及时，确保采购活动的全过程有记录。（二）采购档案整理与归档采购执行部门应当对收集到的采购档案进行整理和归档。采购档案整理应当按照档案管理的要求，分类编号，装订成册。采购档案归档应当按照规定的期限和程序，及时移交档案管理部门保