公司业务报销内控制度

PAGE公司业务报销内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司业务报销流程，加强内部控制，确保公司资金的合理使用，保障公司财务信息的真实性、准确性和完整性，防范财务风险，提高公司财务管理水平，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在开展与公司业务相关活动过程中发生的费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映业务活动的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性，严禁铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财经纪律以及公司的各项规章制度。4.及时性原则：员工应在业务发生后及时办理报销手续，确保费用报销的时效性。二、报销流程（一）费用申请1.员工因业务需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人审批。2.部门负责人应根据业务实际情况对费用申请进行审核，确保费用支出的合理性和必要性，并签署审批意见。（二）费用发生与报销凭证取得1.员工在费用发生过程中，应严格按照相关规定取得合法有效的报销凭证。报销凭证包括但不限于发票、收据、合同、协议、审批文件等。2.发票应具备以下要素：发票抬头必须为公司全称；发票内容应与实际业务相符，包括商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等；发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨。3.对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。（三）报销申请1.费用发生后，员工应在规定时间内（一般为业务完成后[X]个工作日内），将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交至财务部门。2.《费用报销单》应详细填写报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额、报销事由等信息，并确保与费用申请及报销凭证内容一致。（四）财务审核1.财务部门收到报销申请后，应首先对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票真伪、发票内容与业务是否相符、审批手续是否齐全等。2.财务人员应根据公司费用报销标准和相关规定，对报销金额的合理性进行审核。对于超出标准或不合理的费用支出，财务部门有权要求报销人做出解释或调整报销金额。3.经财务审核无误的报销申请，财务人员应在《费用报销单》上签署审核意见，并提交至相应的审批层级进行审批。（五）审批1.根据公司审批权限规定，不同金额的报销申请需提交至相应层级的领导进行审批。2.审批人应认真审核报销申请，对费用支出的真实性、合理性、合规性进行全面审查，并签署审批意见。对于不符合规定的报销申请，审批人应予以驳回，并说明理由。（六）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门应按照公司财务制度和相关规定及时安排报销支付。2.报销支付方式一般包括银行转账、现金支付等。对于符合银行转账条件的报销款项，原则上应通过银行转账方式支付至报销人银行账户；对于确实需要现金支付的情况，应严格按照公司现金管理规定办理。3.财务人员应在报销支付完成后，及时登记相关财务账簿，并将报销凭证进行妥善保管，以便日后查阅和审计。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：飞机：[具体职位]可乘坐头等舱/商务舱，[其他职位]可乘坐经济舱。火车：长途出差可乘坐软卧/一等座，短途出差可乘坐硬卧/二等座。特殊情况需乘坐高铁商务座或动车一等座的，需提前经上级领导批准。轮船：根据实际情况选择相应舱位。乘坐飞机经济舱的，可按照票面价格的[X]%报销燃油附加费和机场建设费；乘坐火车软卧/一等座、硬卧/二等座的，可分别按照票面价格的[X]%、[X]%报销订票手续费。因紧急公务需要乘坐出租车或网约车的，应在发票上注明起止地点、事由等信息，并按照实际发生金额报销。2.住宿费用员工出差住宿应根据出差目的地和公司规定的标准选择合适的酒店。具体标准如下：[一线城市名称1]、[一线城市名称2]等一线城市：[具体职位]每晚住宿标准为[X]元，[其他职位]每晚住宿标准为[X]元。[二线城市名称1]、[二线城市名称2]等二线城市：[具体职位]每晚住宿标准为[X]元，[其他职位]每晚住宿标准为[X]元。[三线城市及以下名称]：[具体职位]每晚住宿标准为[X]元，[其他职位]每晚住宿标准为[X]元。同性员工两人及以上一同出差的，应根据实际情况安排双人标准间或多人间住宿，按照住宿标准报销费用。如因特殊情况需要单人住宿的，需提前经上级领导批准，并按照相应标准报销。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准如下：[一线城市名称1]、[一线城市名称2]等一线城市：每人每天补贴标准为[X]元。[二线城市名称1]、[二线城市名称2]等二线城市：每人每天补贴标准为[X]元。[三线城市及以下名称]：每人每天补贴标准为[X]元。员工已享受公司提供的餐饮安排（如会议餐、接待餐等）的，应相应扣除当天的餐饮补贴。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在合理范围内，遵循必要性、合理性和合规性原则。2.因业务需要招待客户的，应提前填写《业务招待费申请表》，详细注明招待对象、时间、地点、事由、预计金额等信息，并按照公司审批流程提交审批。3.业务招待费报销时，应提供真实有效的发票、消费清单、招待对象名单等报销凭证。发票内容应注明招待费用的具体项目，如餐饮费、住宿费、礼品费等。4.业务招待费的报销标准如下：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次招待费用超过[X]元的，由总经理审批。全年业务招待费总额不得超过公司当年营业收入的[X]%。（三）办公用品及设备购置1.办公用品及设备购置应遵循预算管理原则，各部门应根据实际工作需要提前编制办公用品及设备购置预算，并提交至财务部门审核汇总。2.办公用品及设备购置应通过公司指定的采购渠道进行，优先选择性价比高、质量可靠的产品。购置金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；购置金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；购置金额超过[X]元的，由总经理审批。3.办公用品及设备购置报销时，应提供发票、采购合同、验收单等报销凭证。发票内容应注明办公用品或设备的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。（四）通讯费1.公司根据员工工作岗位性质和实际工作需要，制定通讯费补贴标准。具体标准如下：[职位名称1]：每月通讯费补贴标准为[X]元。[职位名称2]：每月通讯费补贴标准为[X]元。……2.员工通讯费补贴采取实报实销与定额补贴相结合的方式。员工应提供真实有效的通讯费发票，按照补贴标准报销通讯费用。如实际发生的通讯费用低于补贴标准的，按照实际发生金额报销；如实际发生的通讯费用高于补贴标准的，按照补贴标准报销。（五）其他费用1.其他费用包括但不限于会议费、培训费、咨询费、运输费等。各项费用的报销标准应根据公司实际情况和相关规定另行制定。2.员工发生其他费用时，应按照相应的报销流程和标准办理报销手续，提供真实有效的报销凭证。四、审批权限（一）一般审批权限1.报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.报销金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。3.报销金额超过[X]元的，由总经理审批。（二）特殊审批权限1.涉及重大项目或特殊业务的费用报销，无论金额大小，均需提交总经理办公会或董事会审议通过后，方可报销。2.对于违反公司规定或法律法规的费用支出，任何层级的审批人都有权拒绝审批，并追究相关人员的责任。五、报销凭证管理（一）凭证要求1.报销凭证必须是原件，复印件或扫描件一般不予报销（特殊情况除外）。2.发票应清晰、完整，不得有涂改、刮擦、挖补等痕迹。发票上的印章应清晰可辨，与开票单位一致。3.除发票外，其他报销凭证（如收据、合同、协议等）也应具备相应的法律效力，内容完整、准确，双方签字盖章齐全。（二）凭证粘贴1.报销凭证应按照类别和时间顺序整齐粘贴在《费用报销单》背面或粘贴纸上，不得使用订书钉、胶水等随意粘贴。2.粘贴时应确保凭证内容清晰可见，便于审核和查阅。对于较大的凭证（如合同、协议等），可折叠后粘贴，但应保证折叠后的凭证不影响内容的完整性和清晰度。（三）凭证保管1.财务部门应建立健全报销凭证保管制度，对已报销的凭证进行妥善保管。保管期限按照国家法律法规和公司档案管理规定执行。2.报销凭证应按照年度、月份、类别等进行分类整理，存放于专门的档案柜或存储设备中，确保凭证的安全、完整，便于查询和审计。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对公司业务报销情况进行审计监督，检查报销流程是否合规、报销标准是否执行到位、报销凭证是否真实有效等。2.内部审计人员有权调阅相关财务资料、报销凭证，询问相关人员，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督1.财务部门应加强对业务报销的日常审核和监督，严格把关报销凭证和报销流程，确保公司资金的安全和合理使用。2.对于发现的不符合规定的报销行为，财务部门应及时与报销人沟通，要求其做出解释或调整；对于情节严重的，应按照公司规定进行严肃处理，并向上级领导报告。（三）违规处理1.对于违反公司业务报销内控制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处