防疫紧急采购内控制度

PAGE防疫紧急采购内控制度一、总则（一）目的为有效应对突发疫情，规范公司防疫紧急采购行为，确保采购物资及时、准确、安全地供应，保障公司防疫工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在防疫期间进行的各类紧急采购活动，包括但不限于防疫物资（如口罩、防护服、消毒液等）、医疗设备、应急生活物资等的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.及时性原则：以最快速度满足防疫工作对物资的需求，避免因采购延误影响防疫工作。3.准确性原则：准确采购所需物资的品种、规格、数量等，保证物资质量符合要求。4.安全性原则：在采购过程中确保资金安全、物资安全以及人员安全。（四）职责分工1.采购部门负责防疫紧急采购的具体实施，包括寻找供应商、洽谈采购合同、组织物资采购等。及时了解防疫物资市场动态，掌握物资供应情况，确保采购的及时性和合理性。2.需求部门提出防疫紧急采购需求，明确所需物资的详细规格、数量、质量要求等。配合采购部门进行供应商选择、合同签订等工作，并对采购物资进行验收。3.财务部门负责防疫紧急采购资金的审核、支付和管理，确保资金使用合规、安全。对采购成本进行核算和控制，提供财务分析和建议。4.质量控制部门参与防疫物资采购的质量把控工作，对采购物资进行质量检验和监督。确保采购物资符合相关质量标准和防疫要求。5.风险管理部门对防疫紧急采购过程中的风险进行识别、评估和监控。制定风险应对措施，防范采购过程中的各类风险。二、采购流程（一）需求申报1.各需求部门应在防疫工作中及时发现物资短缺情况，填写《防疫紧急采购需求申报表》，详细说明所需物资的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息。2.将申报表提交至采购部门，同时抄送至相关领导。（二）采购审批1.采购部门收到需求申报表后，应立即对需求的合理性进行初步审核。2.对于紧急且金额较小的采购需求（[具体金额标准]以下），由采购部门负责人审批；对于金额较大或较为复杂的采购需求，采购部门应组织相关部门进行会审，会审通过后报公司分管领导审批。3.审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择1.采购部门应根据需求情况，通过多种渠道寻找合适的供应商。优先选择具有良好信誉、生产能力强、产品质量可靠且能满足交货期要求的供应商。2.对潜在供应商进行调查和评估，收集其营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。3.建立供应商名录，对名录中的供应商定期进行评价和更新，确保供应商的稳定性和可靠性。（四）采购实施1.采购部门与选定的供应商签订采购合同或采购订单，明确物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.在采购过程中，采购人员应密切跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保物资按时、按质、按量供应。3.对于防疫急需物资，如情况紧急，可采用电话、邮件等方式与供应商沟通，先确定采购意向，后续及时补签合同或订单。（五）验收入库1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量控制部门做好验收准备。2.物资到货时，由需求部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组，按照合同要求和质量标准对物资进行验收。3.验收内容包括物资的品种、规格、数量、外观质量、产品合格证、质量检验报告等。如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，应及时与供应商沟通解决。4.验收合格的物资办理入库手续，填写《防疫物资入库单》，由仓库管理人员签字确认；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收合格的入库单进行付款审核。2.审核无误后，按照合同约定的付款方式及时支付货款。对于符合财政资金支付规定的采购项目，应按照相关财政支付程序办理支付手续。3.财务部门应做好采购付款的账务处理，确保账目清晰、准确。三、物资管理（一）库存管理1.仓库管理人员应建立防疫物资库存台账，详细记录物资的入库、出库、库存数量、存放位置等信息。2.定期对防疫物资进行盘点，确保账实相符。盘点结果如发现差异，应及时查明原因并进行处理。3.根据防疫工作实际需求和物资库存情况，合理制定物资补货计划，避免物资积压或缺货。（二）物资发放1.各部门因防疫工作需要领用物资时，应填写《防疫物资领用申请表》，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息。2.经部门负责人审批后，到仓库办理领用手续。仓库管理人员根据审批后的申请表发放物资，并在库存台账上记录物资发放情况。3.对于限量发放的防疫物资，应严格按照规定的数量和标准发放，确保物资合理使用。（三）报废处理1.对于过期、损坏、变质等无法继续使用的防疫物资，由仓库管理人员提出报废申请，填写《防疫物资报废申请表》。2.经质量控制部门确认、相关领导审批后，对报废物资进行处理。报废物资的处理方式可采用销毁、变卖等，变卖收入应及时上缴公司财务。3.仓库管理人员应做好报废物资处理记录，包括报废物资名称、数量、处理方式、处理时间等信息。四、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对防疫紧急采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、物资管理情况、资金使用情况等。2.采购部门、需求部门、财务部门等应配合审计部门的工作，及时提供相关资料和信息。3.对于审计发现的问题，审计部门应提出整改意见和建议，相关部门应及时整改落实。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门的监督检查，如实提供防疫紧急采购活动的相关资料和信息。2.对于政府部门提出的意见和建议，应认真研究并及时整改，确保采购活动合法合规。五、风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括供应商违约风险（如无法按时交货、产品质量不合格等）、价格波动风险、合同风险、资金风险、质量风险等。2.物资管理过程中可能存在物资丢失、损坏、被盗风险，库存管理不善导致物资积压或缺货风险等。3.监督与审计环节可能出现监督不力、审计不及时等风险，影响采购活动的规范运行。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.供应商违约风险选择多个供应商，避免过度依赖单一供应商；与供应商签订详细、明确的合同，明确违约责任和赔偿条款。加强对供应商的跟踪和管理，定期评估供应商的表现，及时发现问题并采取措施解决。2.价格波动风险关注市场价格动态，与供应商协商合理的价格调整机制；对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等方式降低价格风险。建立价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购策略。3.合同风险合同签订前，由法务部门或专业律师对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款清晰明确。加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。4.资金风险合理安排采购资金，确保资金充足；优化付款方式，降低资金占用成本。建立资金预算管理制度，加强资金使用的监控和分析，防范资金风险。5.质量风险严格选择供应商，要求供应商提供产品质量认证文件；加强采购物资的质量检验和验收工作，确保物资质量符合要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和售后服务条款。6.物资管理风险加强仓库安全管理，配备必要的安全设施，防止物资丢失、损坏、被盗。优化库存管理系统，实时监控物资库存情况，合理制定补货计划和物资发放制度。7.监督与审计风险加强内部审计部门的力量，提高审计人员的专业素质和业务能力；定期开展内部审计培训，规范审计工作流程。建立健全监督与审计工作的沟通协调机制，确保监督与审计工作的有效开展。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与防疫紧急采购相关的各类信息，包括市场动态、供应商信息、物资价格信息、政策法规信息等。2.利用多种渠道收集信息，如网络媒体、行业协会、供应商提供等，并对收集到的信息进行整理和分析。（二）采购信息共享1.建立防疫紧急采购信息共享平台，采购部门、需求部门、财务部门、质量控制部门等相关人员可在平台上共享采购需求、采购进度、物资验收、资金支付等信息。2.通过信息共享平台，实现各部门之间的信息及时沟通和协同工作，提高采购工作效率和透明度。（三）采购档案