自行采购内控制度

PAGE自行采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司自行采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门自行自行自行组织的自行采购活动，包括但不限于办公用品、设备维修、小型工程项目等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定的采购流程和审批程序进行操作，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司整体利益，不得偏袒任何供应商。5.保密性原则：涉及采购项目的商业秘密、技术信息等应予以严格保密，防止信息泄露。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策小组，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策小组负责审议重大采购项目，对采购预算、采购方式、供应商选择等关键事项进行决策。（二）采购执行部门各需求部门为采购执行部门，负责提出采购需求，填写采购申请单，并按照本制度规定的流程组织实施采购活动。采购执行部门应指定专人负责采购工作，确保采购任务顺利完成。（三）采购监督部门公司审计部门为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员责任。三、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请单》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《采购申请单》经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请单》后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和预算的准确性。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由采购管理部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，提交采购决策小组审议批准。（三）采购实施1.确定采购方式根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括但不限于询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、价格相对透明的项目；竞争性谈判适用于采购金额较大、技术复杂或有特殊要求的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况等特殊情形。2.供应商选择通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商。对于新供应商，采购人员应进行实地考察或要求提供相关证明材料，确保其具备供应能力和良好的商业信誉。3.采购谈判与选定的供应商进行采购谈判，明确采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应坚持原则，维护公司利益，争取最有利的采购条件。谈判结果应形成书面记录，并经双方签字确认。4.签订采购合同根据谈判结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，应及时归档保存。（四）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购产品的数量、规格、质量、性能等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购执行部门根据《采购验收单》和采购合同，填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息。2.《付款申请单》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和资金支付的准确性。3.财务部门按照公司资金管理制度和审批流程，办理付款手续。对于符合付款条件的采购项目，及时支付货款；对于不符合付款条件的采购项目，应拒绝付款，并通知采购执行部门查明原因。四|采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照公司规定的预算编制格式和时间要求报送采购管理部门。2.采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合公司年度经营目标和财务状况，对采购预算进行综合平衡和调整，形成公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案经采购决策小组审议通过后，报公司董事会批准执行。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照公司批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购预算得到有效执行。2.各需求部门应在采购预算范围内提出采购申请，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序办理相关手续。（三）预算监控1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期编制采购预算执行情况报告，及时向公司管理层反馈采购预算执行过程中存在的问题。2.采购管理部门应加强对采购项目的跟踪管理，及时掌握采购进度和预算执行情况，对发现的偏差及时采取措施进行纠正，确保采购预算执行的准确性和严肃性。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估排序，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对加强供应商选择和评估，建立严格的供应商准入制度和定期考核机制，确保供应商具备良好的信誉和供应能力。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，对于可能影响供应的突发事件，提前制定应对预案，确保采购活动不受影响。2.采购价格风险应对加强市场调研，及时掌握采购产品的价格动态，建立价格信息数据库，为采购决策提供参考。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订框架协议等方式锁定价格，降低价格风险。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理，确保采购产品符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对采购产品进行定期抽检或质量跟踪，发现质量问题及时要求供应商整改或退换货。4.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，提交公司法律部门或法律顾问进行审核，防范法律风险。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律咨询和服务。六、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购申请单、采购审批文件、采购合同、采购验收单、付款申请单等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。采购档案的查阅、借阅应履行严格的审批手续，确保档案的安全和完整。（二）采购数据分析1.采购管理部门应定期对采购数据进行统计分析，如采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等，为采购决策提供数据支持。2.通过采购数据分析，可以发现采购活动中存在的问题和规律，及时调整采购策略和管理措施，提高采购管理水平和效益。七、监督与考核（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行内部审计和监督检查，重点审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。2.对于监督检查中发现的问题，采购监督部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，应追究相关人员的责任。（二）绩效考核1.公司建立采购绩效考核制度，对采购执行部门和采购人员的工作绩效进行考核评价。考核指标包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理等方面。2.采购绩效考核结果与采购执行部门