审计采购内控制度

PAGE审计采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购内部控制流程，加强对采购活动的监督与管理，确保采购业务合法合规、采购过程透明公正、采购结果经济有效，防范采购风险，保障公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司既定的采购流程和制度执行，确保采购行为合规。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，实现经济效益最大化。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当利益输送。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的风险防控。二、采购流程控制（一）采购需求提出1.使用部门申请各使用部门根据实际业务需求，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.需求审核采购申请单提交至部门负责人进行审核，部门负责人需对需求的合理性、必要性进行评估，确保采购需求与部门业务目标相符。对于重大采购需求，需提交公司管理层审批。（二）采购计划制定1.采购部门汇总采购部门收到经审核后的采购申请单后，进行汇总整理，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.计划审批采购计划提交至采购部门负责人审核，确保采购计划的合理性和可行性。对于涉及金额较大或特殊采购项目的计划，需报公司分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.供应商实地考察对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，评估其是否具备长期稳定供应的能力。3.供应商确定采购部门根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订采购合同或框架协议。合同或协议应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。4.供应商评价与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核，根据考核结果调整供应商合作策略，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作或终止合作等措施。（四）采购合同签订1.合同起草与审核采购部门负责起草采购合同，合同内容应符合法律法规和公司制度要求。合同初稿完成后，提交至公司法务部门进行审核，法务部门重点审核合同的合法性、合规性及风险条款。2.合同签订与盖章经法务部门审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签订，并按照公司印章管理规定进行盖章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（五）采购执行与验收1.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购跟踪与催货采购部门安排专人对采购订单的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，及时与供应商沟通协调，必要时进行催货。3.到货验收采购物资或服务到货后，由采购部门组织相关人员进行验收。验收人员应依据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格等进行仔细核对，确保验收结果准确无误。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，如退货、换货或要求供应商承担相应责任等。（六）采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，并附上相关凭证，如发票、验收报告、采购合同等。付款申请单应注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.付款审批付款申请单提交至财务部门进行审核，财务部门重点审核付款金额的准确性、付款凭证的完整性以及付款是否符合合同约定。审核通过后，按照公司资金审批流程，依次提交至各级审批人审批。3.付款执行经审批同意的付款申请，由财务部门按照规定程序办理付款手续，确保资金支付安全、及时。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门定期组织相关人员对采购业务进行风险识别，重点关注采购计划不合理、供应商选择不当、合同签订漏洞风险、采购执行失控、验收不严、付款违规等方面可能存在的风险。2.风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为后续风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避对于风险发生可能性高且影响程度大的采购风险，如涉及重大违法违规行为的供应商合作，应采取风险规避措施，终止合作关系。2.风险降低对于部分风险，通过加强内部控制、完善采购流程、提高人员素质等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。例如，加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，降低供应商违约风险。3.风险转移对于一些可以通过保险、担保等方式转移的采购风险，如货物运输途中的损失风险，可考虑购买相应的保险进行风险转移。4.风险接受对于风险发生可能性低且影响程度较小的采购风险，在采取适当的监控措施后，可选择风险接受策略。（三）风险监控与预警1.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购业务进行检查和评估，及时发现风险变化情况。重点关注采购合同执行情况、供应商履约情况、资金支付情况等方面的风险监控。2.风险预警设定采购风险预警指标，如采购成本超支比例、交货延迟天数等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行风险应对。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查采购部门定期对自身采购业务进行自查，检查采购流程执行情况、内部控制制度落实情况等，及时发现并纠正存在的问题。2.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性，重点关注采购计划执行情况、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购资金使用等方面。对于审计发现的问题，提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.法律法规监督采购活动必须接受国家法律法规及相关监管部门的监督检查，确保公司采购业务合法合规运行。2.社会监督鼓励公司员工、供应商及其他利益相关者对采购活动进行监督，对于发现的违规行为，及时向公司相关部门举报。公司应建立健全举报机制，保护举报人权益，并对举报事项进行认真调查处理。五）信息与沟通（一）采购信息系统建设建立完善的采购信息系统，实现采购需求提出、采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行与验收、采购付款等环节的信息化管理。通过信息系统，及时记录和传递采购业务相关信息，提高采购工作效率和透明度。（二）信息沟通机制1.内部沟通加强采购部门与其他部门之间的信息沟通，定期召开采购协调会议，及时通报采购业务进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。采购部门与财务部门、法务部门等应建立密切的沟通机制，确保采购业务在财务、法律等方面的合规性。2.外部沟通采购部门与供应商保持良好的沟通，及时了解供应商的生产经营情况、市场动态等信息，确保采购活动的顺