政府采购股内控制度

PAGE政府采购股内控制度一、总则（一）目的为了加强政府采购股的内部控制，规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，防范采购风险，确保政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、相关法律法规和行业标准，结合本股实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于政府采购股在组织实施政府采购活动过程中的各项业务和管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：确保采购过程公平、公正，维护各方当事人的合法权益。3.公开性原则：采购信息公开透明，接受社会监督。4.效益性原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.制衡性原则：建立健全内部岗位设置和职责分工，实现相互制约、相互监督。二、岗位设置与职责分工（一）岗位设置1.采购计划岗：负责编制政府采购计划，审核采购需求。2.采购执行岗：组织实施具体的采购活动，包括发布采购公告、组建评审委员会、组织开标评标等。3.合同管理岗：负责政府采购合同的签订、履行、验收、付款等环节的管理。4.监督检查岗：对政府采购活动进行全程监督检查，确保采购活动合规运行。（二）职责分工1.采购计划岗职责依据预算安排和工作需要，编制年度政府采购计划。收集、整理采购需求，进行初步审核，确保需求合理、准确。与相关部门沟通协调，确定采购项目的实施时间和进度要求。2.采购执行岗职责根据采购计划，依法依规组织采购活动。发布采购公告，邀请合格供应商参与投标或谈判。组建评审委员会，按照规定的程序和方法进行评审。记录采购过程中的各项活动，整理采购文件资料。3.合同管理岗职责负责起草、审核政府采购合同条款，确保合同合法合规。组织签订政府采购合同，明确双方权利义务。跟踪合同履行情况，协调解决合同执行过程中的问题。组织验收采购项目，办理付款手续。4.监督检查岗职责制定政府采购监督检查计划，定期对采购活动进行检查。对采购过程中的违法违规行为进行调查处理。受理供应商的质疑和投诉，协调相关部门进行处理。分析采购活动中的风险点，提出改进建议和措施。三、采购业务流程控制（一）采购计划编制1.采购计划岗应根据财政预算安排、单位工作需要和资产配置标准，结合上一年度采购执行情况，编制年度政府采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、采购内容及数量、采购预算、采购方式、采购时间等要素。3.采购计划编制完成后，应报经单位领导审批，并按照规定程序报财政部门备案。（二）采购需求确定1.采购需求由使用部门提出，采购计划岗进行收集、整理和初步审核。2.审核内容包括需求的合理性、合规性、完整性等，确保采购需求与采购预算相匹配，符合法律法规和行业标准要求。3.对于复杂或专业性较强的采购项目，应组织相关专家进行论证，确保采购需求科学合理。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、预算金额、采购需求等因素，按照法律法规规定的采购方式进行选择。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门批准。3.采购执行岗应按照规定的程序和要求组织实施选定的采购方式。（四）采购文件编制1.采购执行岗根据采购方式和采购需求，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件编制完成后，应进行审核，确保文件内容合法合规、准确完整。（五）采购活动组织1.采购执行岗按照采购文件规定的时间、地点和程序组织采购活动。2.发布采购公告，邀请合格供应商参与采购活动。3.组建评审委员会，评审委员会成员应从政府采购评审专家库中随机抽取，并符合相关回避规定。4.组织开标、评标、谈判、询价等活动，确保采购过程公开、公平、公正。（六）采购合同签订1.根据评审结果，采购执行岗与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.合同条款应与采购文件一致，明确双方的权利义务、采购标的、数量、质量、价格、付款方式、履行期限、违约责任等内容。3.合同签订前，合同管理岗应对合同条款进行审核，确保合同合法合规。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，由合同管理岗组织使用部门等相关人员进行验收。2.验收应按照合同约定的标准和要求进行，出具验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。（八）采购资金支付1.合同管理岗根据验收报告和合同约定，办理采购资金支付手续。2.支付申请应经相关部门审核和领导审批后，按照财政国库集中支付制度的规定进行支付。3.财务部门应及时进行账务处理，确保采购资金支付准确、合规。四、风险防控（一）风险识别1.政策风险：政府采购政策调整可能影响采购活动的合法性和合规性。2.市场风险：供应商市场行为不规范，可能导致采购质量无法保证、价格不合理等问题。3.操作风险：采购流程执行不当，可能引发采购纠纷、质疑投诉甚至违法违规行为。4.廉政风险：采购人员在采购活动中可能存在违规操作、收受礼品礼金等廉政问题。（二）风险评估1.监督检查岗定期对采购业务进行风险评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.政策风险应对：加强对政府采购政策的学习和研究，及时掌握政策变化，调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：建立供应商库，加强对供应商的资格审查和信用管理；在采购文件中明确质量标准、价格调整机制等条款，防范市场风险。3.操作风险应对：加强采购人员培训，提高业务水平和操作能力；完善采购流程，加强内部审核和监督，确保采购操作规范。4.廉政风险应对：加强廉政教育，提高采购人员廉洁自律意识；建立健全廉政监督机制，加强对采购活动的全过程监督，防止廉政问题发生。五、监督检查与绩效评价（一）监督检查1.监督检查岗按照监督检查计划，定期对政府采购活动进行检查。2.检查内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购过程组织、合同签订与履行、资金支付等环节。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）绩效评价1.建立政府采购绩效评价制度，定期对政府采购项目的实施效果进行评价。2.绩效评价指标包括采购预算执行情况、采购质量、采购效率、采购效益等方面。3.根据绩效评价结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高政府采购工作水平。六、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购计划岗、采购执行岗等相关人员应及时收集政府采购相关政策法规、市场动态、采购项目信息等。2.对收集到的信息进行整理、分类和归档，建立采购信息数据库，方便查询和使用。（二）采购信息公开1.按照政府采购信息公开的规定，及时在指定媒体上公开采购项目的采购公告、中标成交结果、采购合同等信息。2.确保采购信息公开内容真实、准确、完整，接受社会公众监督。（三）采购档案管理1.采购执行岗负责整理、保管采购活动中的各类文件