企业采购内控制度

PAGE企业采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购行为，加强采购内部控制，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，提高采购资金使用效益，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效率，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.不相容职务分离原则：采购业务中的采购申请、审批、采购、验收、付款等环节应相互分离，避免集中于一人或一个部门，防止舞弊行为发生。5.制衡原则：建立健全采购内部控制体系，各部门之间相互制约、相互监督，形成有效的制衡机制。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。2.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商的选择、采购合同的签订等。3.监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门的职责包括：1.根据公司需求，编制采购计划和采购预算，报采购决策委员会审批。2.按照批准的采购计划和采购方式，组织实施采购活动，选择合格的供应商，签订采购合同。3.负责采购合同的执行和跟踪，协调解决采购过程中的合同履行问题。4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理，定期更新供应商信息。5.收集、整理采购相关资料，建立采购档案，妥善保管采购文件。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择、验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核、账务处理等工作，对采购活动进行财务监督。3.质量部门：参与采购产品的质量标准制定、验收等工作，对采购产品的质量进行监督。4.法务部门：对采购合同进行合法性审查，提供法律咨询服务，并处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性、预算金额等进行初步审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部门应提交采购决策委员会进行审批。3.采购审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行初步调查和评估。2.供应商评估：采购部门会同需求部门、质量部门等相关部门，对筛选出的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商选择：根据供应商评估结果，采购部门选择确定合格的供应商，并签订合作协议。合作协议应明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.供应商管理：采购部门定期对供应商进行评价和考核，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评价结果等。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商起草采购合同，合同内容应符合法律法规规定和公司要求。2.采购合同初稿提交给法务部门进行合法性审查，法务部门对合同条款进行审核，提出修改意见。3.根据法务部门的意见，采购部门与供应商对采购合同进行修改完善，确保合同条款合法、合规、明确、完整。4.采购合同经采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等相关人员审核签字后，报公司法定代表人或其授权代表签字盖章。5.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。在采购过程中，采购部门应跟踪采购进度，及时解决出现的问题。2.到货验收：采购项目到货前，采购部门应通知需求部门、质量部门等相关人员做好验收准备。到货后，由需求部门、质量部门等相关人员按照合同要求和验收标准进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.验收不合格处理：如验收发现采购产品存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收人员应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。如协商不成，采购部门可根据合同约定追究供应商违约责任，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至问题得到解决。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等相关人员审核签字后，提交给财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，按照公司资金管理制度和付款审批流程进行付款。4.财务部门在付款后，应及时进行账务处理，记录采购支出情况，并定期与采购部门核对账目。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：在选择供应商时，加强对供应商的资质审查和信誉评估，要求供应商提供必要的担保或保证金。签订采购合同后，加强对供应商的跟踪管理，及时了解供应商的经营状况和合同履行情况，如发现供应商存在违约迹象，应及时采取措施，如要求供应商提供担保、追究违约责任、更换供应商等。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购产品的验收管理。要求供应商提供产品质量合格证明文件，对采购产品进行抽检或全检。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至问题得到解决。3.价格波动风险应对：建立价格监测机制，及时了解市场价格动态。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动风险。4.法律风险应对：加强对采购合同的合法性审查，确保合同条款符合法律法规规定。在采购过程中，严格遵守法律法规要求，避免因违法违规行为引发法律风险。如发生法律纠纷，及时咨询法务部门，寻求专业法律支持，维护公司合法权益。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督和检查。3.公司设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，审计内容包括采购内部控制制度的健全性、有效性，采购活动的合法性、合规性等。2.