机关采购业务内控制度

PAGE机关采购业务内控制度一、总则（一）目的为加强本机关采购业务内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公正透明、科学合理，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关及所属各部门、单位的采购业务活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购业务内部控制体系，加强对采购各环节的风险防控，确保采购活动规范有序进行。（四）职责分工1.采购决策机构：负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重要事项。2.采购执行部门：负责具体采购业务的实施，包括编制采购计划、组织采购活动、签订采购合同、验收采购项目等。3.财务部门：负责审核采购预算及资金支付，对采购活动进行财务监督，确保采购资金的安全与合理使用。4.审计部门：负责对采购业务进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出整改意见。5.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和业务发展需要，结合上一年度采购执行情况，于每年规定时间内编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定格式报送财务部门审核。3.财务部门应根据本机关年度工作计划和资金状况，对各部门报送的采购预算进行汇总审核，提出调整意见，报采购决策机构审议。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报采购决策机构审批。经批准调整的采购预算，应及时通知相关部门和单位。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，对违反预算规定的行为依法依规进行处理。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门应根据批准的采购预算和工作实际需要，于每季度末编制下一季度采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并明确采购项目的具体要求和技术规格。3.采购执行部门应将编制好的采购计划报采购决策机构审批。经批准的采购计划应及时下达给相关部门和单位，并抄送财务部门。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整、工作需要等原因，确需调整采购计划的，采购执行部门应及时提出调整申请，报采购决策机构审批。2.经批准调整的采购计划，应按照规定程序进行变更，并及时通知相关部门和单位。（三）计划执行监督1.采购执行部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.财务部门应根据采购计划和合同约定，及时安排采购资金，保障采购活动顺利进行。3.审计部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，对未按采购计划执行的行为进行督促整改。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购执行部门应按照规定程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评审方法和标准进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见，并报采购决策机构审批。3.经批准采用单一来源采购方式的，采购执行部门应与供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应向三家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购执行部门应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊原因需要变更采购方式的，采购执行部门应按照规定程序报采购决策机构审批。2.采购执行部门应在采购文件中对采购方式变更的原因、依据等进行说明，并按照变更后的采购方式组织采购活动。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标、成交供应商确定后，按照招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等约定，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，应报财务部门审核。财务部门应重点审核合同金额、付款方式、资金来源等条款，确保合同符合财务规定。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量完成采购项目。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物、提供服务，并提交相关证明文件。3.在合同履行过程中，如因不可抗力等原因需要变更合同条款的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收人员应认真核对采购项目的名称、规格型号、数量、质量等内容，确保验收结果真实、准确。3.验收合格的，采购执行部门应出具验收报告；验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改，直至验收合格。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。2.付款前，财务部门应审核采购执行部门提交的验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。3.对于不符合合同约定的付款申请，财务部门有权拒绝支付。（五）合同档案管理1.采购执行部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。2.采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、验收报告、发票等资料。3.采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，期满后按照档案管理规定进行销毁。六、采购风险防控（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别全面、准确。（二）风险评估1.采购执行部门应根据风险识别结果，对采购业务风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估应考虑风险发生的可能性和影响程度，采用定性与定量相结合的方法进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级的采购业务风险，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应具有针对性、可操作性和有效性，确保风险得到有效控制。（四）风险监控1.采购执行部门应建立采购业务风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。2.风险监控应及时发现风险变化情况，对风险应对措施进行调整和完善，确保采购业务风险始终处于可控状态。七、采购信息管理（一）信息公开1.采购执行部门应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目公告、采购文件、中标成交结果、采购合同等内容。2.采购信息应在本机关官方网站、政府采购信息发布平台等指定媒体上公开，确保信息公开透明。（二）信息收集与分析1.采购执行部门应建立采购信息收集与分析机制，及时收集市场动态、供应商信息、采购政策法规等相关信息。2.采购执行部门应定期对收集到的信息进行分析研究，为采购决策提供参考依据。（三）信息保密1.采购执行部门应加强对采购信息的保密管理，明确保密责任，采取必要的保密措施，防止采购信息泄露。2.涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的采购项目，应按照国家有关保密规定进行管理。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对采购业务进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金使用安全、合理