华为集团采购内控制度

PAGE华为集团采购内控制度一、总则（一）目的本采购内控制度旨在规范华为集团采购活动，确保采购业务合法合规、流程顺畅、风险可控，提高采购效率，保障公司利益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于华为集团及其下属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格遵循公司内部制定的各项规章制度和流程，确保采购操作符合公司规定。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。5.职责分离原则：明确采购业务各环节的职责分工，避免权力过度集中，防止舞弊行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购预算、采购计划等进行决策。2.采购管理部门采购部职责：负责采购业务的具体执行，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等。岗位设置：采购经理、采购专员、供应商管理专员等。采购经理职责：全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购工作计划和目标，组织实施采购项目，协调与其他部门的关系等。采购专员职责：根据采购计划，寻找、筛选、评估供应商，进行采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况等。供应商管理专员职责：建立和维护供应商档案，评估供应商绩效，处理供应商投诉和纠纷等。其他相关部门需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商评估等工作。财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购款项支付，进行采购成本核算等。法务部门：审查采购合同的合法性、合规性，提供法律意见和支持，处理采购纠纷中的法律事务。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求识别需求部门根据业务发展需要、生产运营计划、项目实施进度等，识别采购需求。需求识别应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交付时间等关键信息。2.需求审批需求部门填写采购需求申请表，详细说明采购需求的原因、用途、预算等内容，并提交部门负责人审批。部门负责人根据公司相关规定和业务实际情况，对采购需求申请表进行审核，签署审批意见。对于重大采购需求，需提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定1.采购部根据审批后的采购需求申请表结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购数量、采购预算等。2.采购计划审批采购计划提交采购部负责人审核，确保采购计划的合理性和可行性。采购计划经采购部负责人审核通过后，报财务部门审核预算，报采购决策委员会备案。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商备选库。采购部组织相关人员对进入备选库的供应商进行实地考察，评估供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面的情况。2.供应商评估与选择采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。根据评估结果建立供应商绩效档案，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。在选择供应商时，采购部应采用招标、询价、竞争性谈判等方式，综合考虑供应商的报价、质量、信誉等因素，选择最优供应商。3.供应商关系管理采购部与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购部定期与供应商沟通，了解供应商的生产经营情况，协调解决采购过程中出现的问题。采购部对供应商进行培训，使其了解公司的采购政策和要求，提高供应商的服务水平和产品质量。（四）采购合同签订1.合同起草采购部根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应符合法律法规和公司规定，明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整。2.合同审核采购合同初稿提交法务部门审核，法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购合同经法务部门审核通过后，提交财务部门审核付款条款，财务部门对合同的付款方式、付款时间、付款金额等进行审核，确保公司资金安全。3.合同签订采购合同经法务部门和财务部门审核通过后，由采购部与供应商签订合同。合同签订应严格按照公司规定的流程进行，确保合同签订的真实性、有效性。（五）采购订单执行与跟踪1.采购订单下达采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体内容、数量、价格、交货期、交货地点等信息。2.订单跟踪采购部安排专人跟踪采购订单执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况、运输情况等。如发现供应商未能按时交货或产品质量不符合要求等问题，采购部应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取措施解决问题。3.到货验收采购物资或服务到货前，采购部通知需求部门组织验收。需求部门按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行验收，填写验收报告。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，采购部应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）采购款项支付1.付款申请采购部根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等信息。付款申请单提交财务部门审核，财务部门对付款申请的真实性、合法性、合规性进行审核。2.付款审批付款申请单经财务部门审核通过后，按照公司规定的审批流程提交相关领导审批。审批通过后，财务部门办理付款手续，确保采购款项及时、准确支付给供应商。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购风险识别采购部定期组织相关人员对采购业务进行风险识别，识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。通过问卷调查、案例分析、数据分析等方式，收集采购业务中的风险信息。2.采购风险评估采购部对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对采购风险进行分类分级，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.市场风险应对采购部密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应变化等情况。通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.供应商风险应对加强供应商管理与评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。与供应商签订合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。建立供应商备用库，在主供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收工作。要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商的产品质量进行抽检。对于质量不合格的采购物资或服务，及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订合同。合同签订前，由法务部门对合同的合法性、合规性进行审查。定期对采购合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.付款风险应对加强付款审批管理，严格按照公司规定的审批流程办理付款手续。财务部门定期对采购款项支付情况进行核对和分析，确保付款准确无误。对于逾期未付款的供应商，及时与供应商沟通协调，了解原因，采取相应的措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部内部监督采购部建立内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠。采购部内部设立监督岗位，对采购业务的各个环节进行监督，发现问题及时报告并整改。2.公司内部审计监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购业务的合法性、合规性、效益性。审计部门通过查阅采购文件、合同、凭证等资料，实地考察供应商、仓库等，对采购业务进行全面审计。审计部门根据审计结果出具审计报告，提出审计意见和建议，督促采购部门整改落实。（二）外部监督1.政府监管部门监督采购活动接受政府监管部门的监督检查，如财政部门、审计部门、税务部门等。公司应积极配合政府监管部门的工作，如实