县档案馆内控制度

PAGE县档案馆内控制度一、总则（一）制定目的为了加强县档案馆内部控制，规范档案管理工作流程，提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全与完整，根据国家相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本馆实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于县档案馆全体工作人员，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，确保各项工作合法合规。2.全面性原则：内部控制覆盖档案管理的全过程，包括业务流程、人员管理、设施设备等各个方面。3.制衡性原则：明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。4.适应性原则：根据档案管理工作的发展变化，及时调整和完善内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证档案管理质量的前提下，合理控制成本，提高工作效率。二、档案收集控制（一）收集范围1.本县行政机关、企事业单位、社会团体等形成的具有保存价值的各类档案。2.涉及本县重大活动、重要事件、重点项目等形成的档案。3.反映本县历史文化、社会经济发展等方面的档案资料。（二）收集流程1.制定收集计划：根据档案收集范围，结合本县实际情况，每年制定档案收集计划，明确收集的重点领域、单位和时间段。2.发出收集通知：向相关单位和部门发出档案收集通知，明确收集的内容、要求和时间节点。3.接收档案：对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以签收登记。4.整理归档：对接收的档案进行整理归档，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作。（三）收集控制措施1.建立档案收集台账，详细记录档案的收集来源、时间、内容等信息，便于跟踪和查询。2.加强与相关单位和部门的沟通协调，及时了解档案形成情况，确保档案收集工作的顺利进行。3.对重要档案的收集过程进行全程监督，防止档案丢失、损坏或泄露。三、档案整理控制（一）整理原则1.遵循档案形成规律：按照档案的形成时间、来源、内容等特点，进行科学合理的分类和整理。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于存放、查找和使用，提高档案管理的效率和质量。（二）整理流程1.分类：根据档案的性质、内容、载体等因素，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等不同类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的题名、日期、责任者、文号等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案的类别、编号、年度等信息。（三）整理控制措施1.制定档案整理操作规范，明确整理的方法、步骤和要求，确保整理工作的标准化和规范化。2.加强对整理人员的培训，提高其业务水平和操作技能，保证整理工作的质量。3.定期对整理好的档案进行检查，发现问题及时整改，确保档案整理的准确性和完整性。四、档案保管控制（一）保管环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保存。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、符合标准的档案架，用于存放档案盒。2.温湿度调节设备：安装空调、除湿机等设备，确保库房温湿度符合要求。3.防火防盗设备：配备火灾自动报警系统、灭火器、防盗门、防盗窗等设备，保障档案安全。4.防虫防鼠设备：放置防虫药品、鼠夹、鼠药等，防止虫害和鼠害对档案的破坏。（三）保管流程1.上架存放：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.清点核对：每年对档案进行一次全面清点核对，确保档案的数量和质量准确无误。4.安全管理：加强库房的安全管理，严格执行门禁制度，非档案管理人员不得进入库房。（四）保管控制措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的存放位置、数量、保管状况等信息，便于查询和统计。2.定期对保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行，满足档案保管要求。3.加强对档案保管人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。五、档案利用控制（一）利用范围1.依法为社会各界提供档案查阅、借阅、复制等服务。2.为县委、县政府及相关部门的决策提供档案信息支持。3.开展档案编研工作，为社会公众提供档案文化产品。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、内容和范围等信息。2.审核：档案管理人员对利用申请进行审核，根据档案的保密级别和利用规定，决定是否批准利用申请。3.登记：对批准的利用申请进行登记，记录利用者的姓名、单位、利用时间、档案内容等信息。4.查阅：利用者在档案管理人员的陪同下，到指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、污损档案。5.复制：如需复制档案，利用者应填写复制申请表，经档案管理人员审核后，按照规定的程序进行复制。6.归还：利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用控制措施1.严格执行档案利用审批制度，确保档案利用符合规定和要求。2.加强对利用场所的管理，保持环境整洁、安静，为利用者提供良好的服务。3.对档案利用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以改进。4.做好档案利用过程中的保密工作，防止档案信息泄露。六、人员管理控制（一）人员配备1.根据档案管理工作的需要，合理配备档案管理人员，明确各岗位的职责和权限。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。（二）培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。2.建立档案管理人员考核制度，对其工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核，考核结果作为奖惩和晋升的依据。（三）岗位职责1.馆长职责：全面负责县档案馆的管理工作，制定工作计划和规章制度，组织实施档案管理各项业务工作。2.档案管理人员职责：负责档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，严格遵守档案管理规定，确保档案工作的质量和安全。（四）人员管理控制措施1.加强对档案管理人员的职业道德教育，培养其敬业精神和责任感。2.建立健全人员岗位轮换制度，定期对档案管理人员进行岗位轮换，防止出现违规行为。3.关心档案管理人员的工作和生活，为其提供必要的工作条件和待遇，充分调动其工作积极性。七、信息化管理控制（一）信息化建设规划1.根据档案管理工作的发展需求，制定信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务和步骤。2.信息化建设应遵循统一规划、分步实施、注重实效的原则，确保信息化建设与档案管理业务工作紧密结合。（二）档案信息化系统1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用。2.档案信息化系统应具备档案录入、检索查询、统计分析上传下载等功能，提高档案管理的效率和便捷性。（三）数据安全管理1.加强对档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（四）信息化管理控制措施1.制定档案信息化操作规范，明确系统操作流程和要求，确保信息化系统的正常运行。2.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其信息技术水平和安全意识。3.建立信息化建设项目管理制度，对信息化建设项目进行全程监督和管理，确保项目质量和进度。八、监督检查与风险评估（一）监督检查1.建立健全监督检查制度，定期对档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等各个环节的工作质量、制度执行情况等。（二）风险评估1.定期对档案管理工作进行风险评估，识别可能存在的风险因素，如档案丢失、损坏、泄露、利用不当等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）监督检查与风险评估控制措施1.加强对监督检查人员的培训，提高其监督检查能力和水平。2.