政府招标采购内控制度

PAGE政府招标采购内控制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织在政府招标采购活动中的行为，加强内部控制，防范风险，提高资金使用效益，确保招标采购活动合法、合规、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有政府招标采购项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保招标采购活动合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正、公开的原则，对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒任何一方。3.保密性原则：对招标采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等予以保密，防止信息泄露。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责编制采购计划，明确采购需求和预算。2.组织实施招标采购活动，包括发布招标公告、组建评标委员会、开标、评标等环节。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。（二）财务部门1.负责审核采购预算，确保资金安排合理。2.对采购资金进行支付管理，按照合同约定及时付款。3.对采购项目进行财务核算和监督。（三）技术部门1.协助采购部门制定技术规格和要求。2.参与评标工作，提供技术方面的专业意见。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正。2.对采购项目的资金使用情况进行审计，防范财务风险。（五）其他部门根据采购项目的具体情况，配合采购部门提供相关信息和协助工作。三、招标采购流程（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。2.采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购部门对各部门提交的采购申请表进行汇总和审核，结合公司/组织的年度预算和发展规划，编制采购计划。（二）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、时间要求等因素，确定合适的采购方式。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。3.公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告；邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式应按照相关规定进行审批和实施。（三）招标文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。3.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标要求。（四）发布招标公告（或投标邀请书）1.按照确定的采购方式，在规定的媒体上发布招标公告（或投标邀请书）。2.招标公告（或投标邀请书）应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息。（五）资格预审（如有）1.对于公开招标项目，根据招标公告的要求，对潜在投标人进行资格预审。2.资格预审应审查潜在投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的情况。3.只有通过资格预审的潜在投标人才能购买招标文件并参与投标。（六）发售招标文件1.向通过资格预审（如有）的潜在投标人发售招标文件。2.招标文件售价应合理，不得高于编制、印刷和邮寄招标文件的成本。3.发售招标文件时，应向潜在投标人提供招标文件的书面文本，并告知其获取招标文件的方式和途径。（七）投标文件编制与提交1.潜在投标人应按照招标文件的要求编制投标文件。2.投标文件应包括商务部分（如投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表等）、技术部分（如技术方案、技术规格偏离表、售后服务承诺等）和价格部分（如投标报价明细等）。3.投标文件应密封包装，并在规定的投标截止时间前送达指定地点。（八）开标1.在规定的开标时间和地点，组织开标会议。2.开标会议由采购部门主持，邀请所有投标人参加。3.开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期、质量标准等主要内容。（九）评标1.组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评标，对投标文件的商务、技术、价格等方面进行综合评审。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人或确定中标人。（十）中标通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，向中标人发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、中标供应商名称等内容。3.同时，采购部门应将中标结果通知所有未中标的投标人。（十一）合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，与采购人签订采购合同。2.采购合同应按照招标文件和投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。3.合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、审计部门等备案。（十二）合同履行与验收1.中标人应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购人应按照合同约定对中标人提供的货物、工程或服务进行验收。3.验收合格后，采购人应出具验收报告。四、内部控制措施（一）风险评估定期对政府招标采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险，如采购流程不规范、供应商欺诈、评标不公等，并采取相应的风险应对措施。（二）采购预算控制严格执行采购预算，确保采购项目在预算范围内进行。对于超预算的采购项目，应按照规定进行审批。（三）供应商管理1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核和评估。2.定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行处理，如暂停合作、取消资格等。（四）评标管理1.加强对评标委员会的管理，确保评标委员会成员独立、公正地进行评标。2.对评标过程进行全程监督，防止评标过程中出现违规行为。（五）合同管理1.加强对采购合同的签订、履行、变更、终止等环节的管理。2.定期对合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（六）信息管理建立健全招标采购信息管理系统，对采购项目的相关信息进行及时、准确的记录和管理，确保信息的安全和保密。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、资金使用是否合理等。2.采购部门应定期对招标采购活动进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督接受政府有关部门、社会公众