单位新型采购人内控制度

PAGE单位新型采购人内控制度一、总则（一）目的为了加强单位采购业务管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部涉及采购活动的所有部门和人员，包括采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部和外部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈或违约。二、采购业务流程（一）采购需求提出1.需求部门职责需求部门应根据单位实际业务需要，详细填写采购需求申请表，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等内容。采购需求应经过充分论证和审批，确保其合理性和必要性。2.需求审批流程采购需求申请表应依次提交需求部门负责人、分管领导审批。对于重大采购项目，还需提交单位领导班子集体研究决定。审批通过后的采购需求申请表作为采购业务的起点依据。（二）采购计划制定1.采购部门职责采购部门根据审批后的采购需求申请表，结合市场供应情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.采购计划审核采购计划应提交采购部门负责人审核，确保采购计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划报分管领导备案。（三）供应商选择与管理1.供应商库建立采购部门应建立供应商库，收集、整理供应商信息，包括供应商基本情况、资质证书、业绩情况、联系方式等。对供应商库实行动态管理，定期评估和更新供应商信息。2.供应商选择标准选择供应商应综合考虑其信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。优先选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.供应商选择程序采购部门根据采购计划，从供应商库中筛选出符合要求的潜在供应商，向其发出询价函或招标邀请书。供应商应在规定时间内回复报价或投标文件。采购部门组织相关人员对供应商的报价或投标文件进行评审，按照评审结果确定中标供应商或成交供应商。4.供应商管理采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，采购部门应定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行跟踪和评估，对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购合同应按照国家法律法规和单位合同管理规定签订，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交付时间、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同合法合规。2.采购合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应按照合同约定及时验收采购物品或服务，验收合格后办理付款手续。财务部门应按照合同约定和单位财务管理制度支付采购款项。（五）采购验收与付款1.采购验收需求部门应组织相关人员对采购物品或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格、型号等。验收合格后，需求部门应填写采购验收单，并签字确认。对于验收不合格的采购物品或服务，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。2.采购付款财务部门应根据采购合同约定和采购验收单，审核采购付款申请。审核通过后，按照单位财务管理制度办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金安全。对于预付款项，应严格按照合同约定和审批程序执行，加强对预付款项的跟踪和管理。三、采购风险防控（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门应定期对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格风险、质量风险、付款风险等。2.风险评估采购部门应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险防控措施的依据。（二）风险防控措施1.供应商管理风险防控加强对供应商的资格审查和信用评估，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的处罚力度。2.采购价格风险防控建立市场价格监测机制，定期收集、分析市场价格信息，为采购决策提供参考。加强采购谈判技巧培训，提高采购人员的谈判能力，争取合理的采购价格。对于重大采购项目，可以采用招标、竞争性谈判等方式，引入竞争机制，降低采购价格。3.质量风险防控在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对于质量不合格的采购物品或服务，及时要求供应商整改或退换货。4.付款风险防控严格按照采购合同约定和审批程序支付采购款项，加强对付款环节的审核和监督。对于预付款项，应建立跟踪管理制度，确保预付款项的安全和有效使用。定期对采购付款情况进行审计，发现问题及时整改。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门内部监督采购部门应建立内部监督机制，对采购业务流程进行全程监督。采购人员应定期轮岗，防止采购过程中出现违规行为。2.需求部门监督需求部门应参与采购需求的论证和审批，对采购过程中的需求变更进行监督，确保采购活动符合需求部门的实际需要。3.财务部门监督财务部门应加强对采购付款的审核和监督，确保采购款项支付合法合规。定期对采购资金使用情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）审计监督审计部门应定期对采购业务进行审计，检查采购活动是否符合法律法规、单位内控制度和采购程序的要求。审计内容包括采购需求的合理性、采购计划的执行情况、供应商选择的公正性、采购合同的签订与执行情况、采购验收与付款情况等。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出审计意见和建议，要求相关部门进行整改。五、采购人员管理（一）人员配备采购部门应根据采购业务需要，合理配备采购人员。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。（二）培训与考核1.培训采购部门应定期组织采购人员参加培训，培训内容包括采购业务知识、法律法规、职业道德等。通过培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.考核采购部门应建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核。考核结果作为采购人员晋升、奖励、调整薪酬的依据。（三）职业道德要求采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。严禁采购人员与供应商串通，损害单位利益