采购完善内控制度

PAGE采购完善内控制度一、总则（一）目的为加强公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保公司采购活动合法合规、透明公正，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购活动的透明度，接受公司内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，力求实现采购资金的合理使用和最大化效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购需求的论证和评审，协助采购部门进行供应商选择和采购合同的验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，对采购活动进行财务核算和监督。3.质量部门：参与采购产品或服务的质量标准制定，对采购产品或服务进行质量检验和验收，确保采购产品或服务符合质量要求。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展需要、生产计划、项目进度等，提出采购需求。采购需求应明确采购产品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。2.需求部门对采购需求进行初步论证，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，应组织相关部门进行联合评审，形成评审意见。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求部门提出且经论证后的采购需求，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划报采购决策委员会审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序重新审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：采购部门对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料，建立供应商信息库。3.供应商评估：采购部门会同需求部门、质量部门等相关部门，对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、财务状况、信誉度等方面。根据评估结果，对供应商进行分级管理。4.供应商选择：采购部门根据采购项目的特点和需求，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式选择供应商。5.供应商管理：采购部门定期对供应商进行评价和考核，建立供应商激励和淘汰机制。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、价格优惠等奖励；对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，及时进行警告、整改，直至淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购产品或服务的价格、质量、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应坚持原则，维护公司利益，确保谈判结果符合公司要求。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经相关部门审核后，报公司法定代表人或其授权代表签字盖章。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、完整准确、具有可操作性。（五）采购执行与验收付款1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.验收：采购产品或服务到货后，采购部门通知需求部门、质量部门等相关人员进行验收。验收人员应按照合同约定和相关标准对采购产品或服务的数量、质量、规格等进行检验和核实。验收合格后，出具验收报告。3.付款：财务部门根据验收报告和采购合同约定，审核采购发票等付款凭证，办理采购款项的支付手续。对于不符合付款条件的，财务部门应拒绝付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、付款风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估和排序，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函。同时，建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购产品或服务的质量检验和验收。要求供应商提供质量合格证明文件，对重要采购项目可委托第三方检测机构进行检测。3.价格风险：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值等方式规避价格风险。4.合同风险：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、完整准确。在合同签订前，组织相关部门对合同进行会审，提出修改意见。合同签订后，严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷。5.付款风险：严格执行采购付款审批制度，加强对采购发票等付款凭证的审核。在付款前，核实采购业务的真实性和合法性，确保付款安全。对于长期合作的供应商，可根据其信用状况和合作情况，合理确定付款方式和付款周期。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，规范采购行为，防止采购过程中的违规违纪行为。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如