财务付款内控制度

PAGE财务付款内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务付款流程，加强内部控制，确保公司资金安全、合理、有效地使用，防范财务风险，保障公司各项业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的所有财务付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：财务付款必须符合国家法律法规、公司章程及相关财务制度的规定。2.真实性原则：付款业务所涉及的经济事项必须真实、准确，相关凭证和文件应真实有效。3.合理性原则：付款应具有合理的商业目的，符合公司经营决策和预算安排，确保资金使用效益最大化。4.审批流程规范原则：严格执行分级授权审批制度，明确各层级审批权限和职责，确保付款审批流程严谨、规范、有序。5.不相容职务分离原则：付款业务的申请、审批、执行、记录等环节应相互分离，形成有效的制衡机制，防止舞弊和错误发生。二、付款审批流程（一）付款申请1.业务部门发起：业务部门在发生需要付款的经济业务时，应填写《付款申请表》，详细注明付款事由、付款金额、收款单位名称、账号、开户行等信息，并附上相关的合同、发票、验收报告等证明文件。2.申请信息完整性审核：部门负责人对付款申请的真实性、合理性、完整性进行审核，确认无误后签字批准，并提交至财务部门。（二）财务审核1.初审：财务部门收到付款申请后，首先对申请资料的完整性、合规性进行初审。审核内容包括付款申请是否符合公司财务制度规定、相关证明文件是否齐全有效、付款金额是否与合同约定或业务实际相符等。2.财务负责人审核：财务初审通过后，提交至财务负责人进行审核。财务负责人重点审核付款事项的资金来源、预算安排、对公司财务状况的影响等，并签署审核意见。（三）审批授权1.分级审批：根据付款金额大小，设定不同层级的审批权限。小额付款：对于金额在[X]元以下的付款申请，由财务负责人审批。中等金额付款：金额在[X]元至[X]元之间的付款申请，经财务负责人审核后，报分管副总经理审批。大额付款：金额超过[X]元的付款申请，需依次经过财务负责人、分管副总经理、总经理审批。2.特殊事项审批：对于重大投资、重大资产购置、对外捐赠等特殊付款事项，无论金额大小，均需提交公司董事会或股东会审议批准。（四）审批记录与存档1.各级审批人员应在《付款申请表》上签署审批意见、姓名及审批日期，明确表示同意、不同意或补充修改意见等。2.财务部门负责对付款审批过程中的相关文件和记录进行整理、归档，以备后续查阅和审计。三、付款方式及相关规定（一）银行转账1.适用范围：适用于与公司有长期合作关系、信誉良好的供应商、服务商以及员工薪酬发放等各类付款业务。2.操作流程：财务部门根据审批通过的《付款申请表》，填写银行付款凭证，注明付款金额、收款单位名称、账号、开户行等信息，经财务负责人审核后，提交至银行办理转账手续。3.付款时间：原则上应在审批通过后的[X]个工作日内完成银行转账支付。如遇特殊情况需要延迟付款，需经财务负责人批准，并及时通知收款单位。（二）支票支付1.适用范围：适用于同城交易且金额相对较小、结算较为灵活的付款业务。2.支票开具：财务部门根据审批通过的付款申请，开具支票。支票内容应填写完整、准确，包括收款单位名称、金额、日期、用途等，并加盖公司财务专用章和法人章。3.支票交付：支票开具后，应及时交付给收款单位。交付方式可采用直接送达、邮寄等方式，并要求收款单位在支票签收登记簿上签字确认。4.支票使用期限：支票的有效期为自出票日起[X]天，财务部门应跟踪支票的使用情况，确保款项及时到账。如遇支票退票等情况，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。（三）现金支付1.适用范围：严格控制现金支付范围，一般仅限于支付给个人的小额费用，如差旅费、业务招待费、员工报销等零星支出，且单笔支付金额不得超过[X]元。2.现金提取：如需提取现金，应提前向银行预约，并填写现金支票。现金提取后，应及时存入公司现金保险柜，并按照规定的现金使用范围进行支付。3.现金支付审批：现金支付除按照一般付款审批流程进行审批外，还需经财务负责人特别批准。支付时，应由收款人签字确认，并在付款凭证上注明现金支付字样。4.现金盘点：财务部门应定期对现金进行盘点，确保账实相符。盘点结果应编制现金盘点表，由财务负责人签字确认后存档。四、付款业务的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对财务付款业务进行审计检查，审查付款审批流程的执行情况、付款凭证的真实性和合规性、资金使用的合理性和效益性等。2.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保公司财务付款内控制度的有效执行。（二）财务自查1.财务部门应定期对付款业务进行自查，重点检查付款申请资料的完整性、审批流程的合规性、付款记录的准确性等。2.自查过程中发现的问题应及时进行整改，并形成自查报告，提交给财务负责人和公司管理层。（三）外部监督1.接受国家财政、税务、审计等相关部门的监督检查，积极配合提供有关财务付款业务的资料和信息。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时完善公司财务付款内控制度，规范财务管理行为。五、付款业务的风险防控（一）风险识别与评估1.财务部门应定期对付款业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如付款审批不严、资金挪用、虚假付款等。2.根据风险评估结果，确定风险等级，制定相应的风险防控措施。（二）风险防控措施1.加强人员培训：定期组织财务人员及相关业务人员进行财务付款内控制度培训，提高其风险意识和业务水平，确保准确理解和执行制度规定。2.完善信息系统：利用信息化手段，建立财务付款管理系统，实现付款申请、审批、支付等流程的自动化控制，提高工作效率，减少人为操作失误。3.强化合同管理：业务部门在签订合同前，应会同财务部门对合同条款进行审核，特别是付款条款的约定，确保合同付款安排符合公司财务制度和资金状况。4.建立预警机制：对付款业务中的关键指标进行监控，如付款金额异常波动、逾期未付款项等，及时发出预警信号，以便采取措施进行处理。5.严格责任追究：对于违反财务付款内控制度规定，导致公司资金损失或其他不良后果的行为，严格追究相关人员的责任。六、附则（一）制度解释权