物资管理内控制度

PAGE物资管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、使用、盘点等流程，确保物资安全、完整，提高物资使用效率，降低成本，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及物资管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、使用部门等。（三）基本原则1.合法性原则：物资管理活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.全面性原则：涵盖物资管理的各个环节，包括采购、验收、存储、使用、盘点等，确保全过程控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在物资管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.成本效益原则：在保证物资管理质量的前提下，努力降低管理成本，提高经济效益。5.适应性原则：根据公司发展战略和实际情况，适时调整和完善物资管理内控制度。二、物资采购管理（一）采购计划制定1.需求部门根据生产、经营计划及实际需求，定期编制物资需求计划。需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购部门汇总各需求部门的物资需求计划，结合库存情况，综合考虑市场供应、价格波动等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应具有前瞻性和合理性，避免盲目采购和重复采购。（二）供应商选择与管理1.建立供应商评估体系，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。评估结果应记录在案，并作为供应商选择的依据。2.根据评估结果，确定合格供应商名单，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。3.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。（三）采购流程控制1.采购部门根据采购计划，向合格供应商发送采购订单采购订单应明确物资的详细要求、交货时间、交货地点等同。2.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，并及时将发货信息通知采购部门。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。4物资到货前，采购部门通知仓库管理部门做好验收准备工作。三、物资验收管理（一）验收准备1.仓库管理部门接到采购部门的验收通知后，安排专人负责验收工作。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉物资的验收标准和方法。2.验收人员根据物资的特点和验收要求，准备好必要的验收工具和场地。例如，对于计量器具类物资，准备好量具；对于大型设备，安排好合适的安装调试场地。（二）验收程序1.物资到货后，验收人员首先核对物资的名称、规格型号、数量、供应商等信息是否与采购订单一致。如发现不一致，应及时与采购部门沟通核实。2.按照验收标准对物资的质量进行检验。对于质量检验，可采用抽样检验、全检等方式。验收人员可通过观察、测试、试用等方法，检查物资的外观、性能、功能等是否符合要求。3.对于需要进行安装调试的设备，验收人员应监督供应商进行安装调试，并在安装调试完成后进行运行测试，确保设备正常运行。4.验收合格的物资，验收人员在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收报告应详细记录物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、质量状况等信息。5.验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购部门，并与供应商协商处理。处理方式可包括退货、换货、补货等，具体处理方式应在采购合同中明确约定。四、物资存储管理（一）仓库规划与布局1.根据物资的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理规划和布局。例如，将易燃易爆物资存放在专门的危险化学品仓库，并设置明显的警示标识；将常用物资存放在便于取用的位置。2.划分不同的存储区域，如合格品区、不合格品区、待检区、退货区等，并设置清晰的标识牌。（二）物资入库1.物资入库时，仓库管理人员应依据验收报告，核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息，并与送货单进行核对。2.对核对无误的物资，按照规定的存储方式和位置进行存放，并做好入库记录。入库记录应包括入库日期、物资名称、规格型号、数量、供应商、入库单号等信息。（三）物资存储保管1.仓库管理人员应定期对物资进行巡查，检查物资的存储状况，如是否有损坏、变质、受潮等情况。发现问题应及时采取措施处理，并记录相关情况。2.根据物资的特性，采取相应的保管措施，如防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等。例如，对于易受潮的物资，应存放在干燥通风的地方；对于易燃易爆物资，应严格按照相关规定进行存储和管理。3.建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存储位置等信息，并定期进行核对，确保账实相符。（四）物资出库1.物资出库时，仓库管理人员应根据经审批的领料单发放物资。领料单应明确物资的名称、规格型号、数量、领用部门、用途等信息，并经相关部门负责人签字审批。2.仓库管理人员按照领料单的要求，准确发放物资，并做好出库记录。出库记录应包括出库日期、物资名称、规格型号、数量、领用部门、出库单号等信息。3.对于贵重物资、限量物资等，应实行限额领料制度，严格控制领用数量。五、物资使用管理（一）使用部门职责1.使用部门应合理安排物资的使用，提高物资使用效率，避免浪费。2.建立物资使用台账，记录物资的领用、消耗情况，并定期进行统计分析。3.对物资使用过程中发现的问题，及时反馈给采购部门或仓库管理部门，并协助进行处理。（二）物资使用监督1.公司应建立物资使用监督机制，定期对各部门的物资使用情况进行检查和评估。检查内容包括物资使用是否合理、是否存在浪费现象、物资使用台账记录是否准确等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。六、物资盘点管理（一）盘点计划制定1.财务部门会同仓库管理部门制定年度物资盘点计划。盘点计划应明确盘点的范围、时间、人员安排、盘点方法等内容。2.盘点计划应根据公司的实际情况和管理需要，合理确定盘点周期，一般可分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点可每年进行一次全面盘点，不定期盘点可根据实际情况适时开展，如在物资管理出现重大变动、发生自然灾害等情况后进行盘点。（二）盘点实施1.成立盘点小组，负责具体的盘点工作。盘点小组应由财务人员、仓库管理人员、使用部门相关人员等组成，确保盘点工作的准确性和公正性。2.盘点人员按照盘点计划，对物资进行逐一清点，并记录实际数量、规格型号、质量状况等信息。在盘点过程中，应注意账实核对，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行记录。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应详细记录，并编制盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、盘盈盘亏原因分析、处理建议等内容。（三）盘点结果处理1.财务部门根据盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行账务处理。对于盘盈的物资，应按照规定增加资产账面价值；对于盘亏的物资，应查明原因，属于正常损耗的，经审批后核销相应资产账面价值；属于责任人原因造成的损失，应追究责任人的责任，并要求其赔偿相应损失。2.仓库管理部门根据盘点结果，对库存物资进行调整，确保账实相符。同时，针对盘点中发现的管理问题，及时采取措施进行改进，完善物资管理制度。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对物资管理内控制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括采购流程、验收管理、存储管理、使用管理、盘点管理等各个环节。2.通过审计检查，发现物资管理过程中存在的问题和风险，并提出改进建议和措施，督促相关部门进行整改。（二）日常监督检查1.采购部门、仓库管理部门、使用部门等应定期对本部门的物资管