企业应收账款内控制度

PAGE企业应收账款内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强企业应收账款的内部控制，规范应收账款管理流程，降低坏账风险，提高资金使用效率，保障企业资产安全，促进企业健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司各业务部门及相关职能部门涉及应收账款的管理活动。（三）基本原则1.风险导向原则识别、评估和控制应收账款管理过程中的各类风险，确保应收账款的安全性和可回收性。2.全面性原则涵盖应收账款管理的全过程，包括客户信用评估、销售合同签订、发货与收款跟踪、坏账管理等各个环节。3.职责明确原则明确各部门在应收账款管理中的职责和权限，避免职责不清导致的管理漏洞。4.流程规范原则制定标准化的应收账款管理流程，确保各项工作有序开展，提高管理效率。5.信息沟通原则加强内部各部门之间以及与客户的信息沟通，及时掌握应收账款动态，为决策提供依据。二、客户信用管理（一）信用评估流程1.客户信息收集业务部门负责收集客户基本信息，包括营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明、联系方式、经营状况、财务状况等。同时，收集客户的银行信用记录、商业信用记录等相关信息。2.信用评估指标设定根据行业特点和公司实际情况，设定信用评估指标，如客户的资产负债率、流动比率、速动比率、营业收入增长率、净利润率、经营年限、市场份额、行业口碑等。3.信用评估方法采用定性与定量相结合的方法对客户进行信用评估。定量分析主要依据设定的信用评估指标，通过计算各项指标得分，得出客户的信用评分。定性分析则综合考虑客户的经营管理水平、市场竞争力、发展前景、信用记录等因素。4.信用等级划分根据信用评估结果，将客户信用等级划分为优秀、良好、一般、较差、差五个等级。不同信用等级对应不同的信用额度和信用期限。（二）信用额度与期限管理1.信用额度确定根据客户信用等级，结合客户的经营规模、采购需求等因素，确定客户的信用额度。信用额度应定期进行评估和调整，确保与客户实际信用状况相符。2.信用期限设定根据行业惯例和客户信用状况，设定客户的信用期限。信用期限一般不超过[X]天，对于信用等级较高的客户，可适当延长信用期限，但最长不超过[X]天。3.信用额度与期限调整当客户经营状况发生重大变化、出现逾期付款等情况时，应及时调整客户的信用额度和期限。调整前，业务部门应重新评估客户信用状况，并提交书面申请，经相关部门审核批准后执行。（三）信用档案管理1.信用档案建立业务部门负责建立客户信用档案，将客户信用评估资料、信用额度与期限审批文件、销售合同、发货记录、收款记录等相关资料归档保存。信用档案应确保资料完整、准确，便于查询和追溯。2.信用档案更新定期对客户信用档案进行更新，及时记录客户信用状况变化、付款情况等信息。如发现客户信用状况恶化，应及时采取措施，如调整信用额度、加强收款跟踪等。3.信用档案查阅与使用严格限制信用档案的查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅信用档案。信用档案主要用于内部管理决策，如评估客户信用风险、制定收款策略等。三、销售合同管理（一）合同签订流程1.合同起草与审核业务部门负责起草销售合同，合同条款应明确双方权利义务、产品或服务内容、价格、数量、交货时间、付款方式、违约责任等关键内容。合同起草完成后，提交法务部门进行审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。2.合同审批法务部门审核通过后的合同，提交相关领导进行审批。审批过程中，应重点关注合同条款的合理性、客户信用状况、收款风险等因素。领导审批同意后，合同方可正式签订。3.合同签订与存档业务部门负责与客户签订销售合同，并确保合同一式多份，分别由双方签字盖章后妥善保管。合同签订后，应及时将合同副本交财务部门、法务部门等相关部门存档，以便跟踪执行。（二）合同执行跟踪1.发货管理业务部门根据销售合同约定，组织发货。发货前，应确保货物质量符合合同要求，并办理相关发货手续。发货后，及时将发货信息通知财务部门和客户，以便客户确认收货。2.收款提醒财务部门负责根据销售合同约定的付款时间，提前向客户发送收款提醒函，提醒客户按时付款。收款提醒函应明确付款金额、付款时间、逾期后果等内容。3.合同变更管理如因客户需求变更、市场情况变化等原因需要变更销售合同，业务部门应及时与客户协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应按照原合同签订流程进行审批和存档。（三）合同终止管理1.合同终止条件当销售合同履行完毕、双方协商一致解除合同、客户出现严重违约行为等情况时，合同可予以终止。2.合同终止流程业务部门提出合同终止申请，说明合同终止原因，并提交相关证明材料。申请经审核批准后，业务部门负责与客户办理合同终止手续，清理双方债权债务关系。合同终止后，相关部门应及时对合同执行情况进行总结和分析，评估合同执行效果。四、应收账款跟踪与催收（一）应收账款账龄分析1.账龄划分财务部门定期对应收账款进行账龄分析，将应收账款按照逾期天数划分为不同账龄区间，如030天、3160天、6190天、91天以上等。2.账龄分析报告根据账龄分析结果，编制应收账款账龄分析报告，详细列示各账龄区间的应收账款金额、占比、客户分布等情况。账龄分析报告应定期提交给管理层和相关部门，为应收账款管理决策提供依据。（二）催收责任与流程1.催收责任划分根据应收账款的账龄和客户信用状况，明确催收责任部门和责任人。一般情况下，030天的应收账款由业务部门负责催收；3160天的应收账款由业务部门和财务部门共同催收；6190天及以上的应收账款由财务部门牵头，会同法务部门等相关部门进行催收。2.催收流程催收责任人应首先与客户沟通，了解逾期原因，提醒客户按时付款。对于恶意拖欠的客户，应采取进一步措施，如发送催款函、上门催收、通过法律途径解决等。在催收过程中，应及时记录催收情况，形成催收记录，并定期向上级汇报。（三）催收效果评估1.评估指标设定设定催收效果评估指标，如应收账款回收率、逾期账款减少率、坏账损失率等。通过对比不同时间段的评估指标，评估催收工作的成效。2.评估方法采用定量与定性相结合的方法对催收效果进行评估。定量分析主要依据设定的评估指标进行计算和比较；定性分析则综合考虑催收过程中的沟通效果、客户反馈、采取的催收措施等因素。3.持续改进措施根据催收效果评估结果，总结经验教训，针对存在的问题及时调整催收策略和方法。如发现某类客户催收难度较大，可考虑调整信用额度或加强信用监控；如发现某种催收措施效果不佳，可及时改进或更换催收方式。五、坏账管理（一）坏账确认标准1.逾期时间标准一般情况下，应收账款逾期超过[X]年，经多次催收仍无法收回的，可确认为坏账。2.客户破产或注销标准客户因破产、注销等原因无法偿还债务的，应收账款可确认为坏账。3.其他标准如客户存在严重财务困难、涉及重大法律纠纷等情况，导致应收账款无法收回的，经评估后可确认为坏账。（二）坏账核销流程1.坏账申报业务部门或财务部门发现符合坏账确认标准的应收账款后，应及时填写坏账申报单，详细说明坏账形成原因、金额、客户情况等信息，并提交相关证明材料。2.审核与审批坏账申报单提交后，由财务部门会同法务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核通过后，报公司管理层审批。管理层审批同意后，方可进行坏账核销。3.坏账核销账务处理财务部门根据审批结果，按照会计准则的规定进行坏账核销账务处理，冲减应收账款账面价值，并将坏账损失计入当期损益。（三）坏账后续管理1.已核销坏账的跟踪对于已核销的坏账，如发现客户有偿还能力或出现新的还款迹象，应及时进行跟踪和催收。收回的已核销坏账，应按照相关规定进行账务处理，增加坏账准备或冲减当期损益。2.责任追究对因故意或重大过失导致坏账损失的部门和责任人，应按照公司相关规定进行责任追究，如扣减绩效奖金、给予纪律处分等。同时，总结坏账形成原因，完善内部控制制度，防止类似问题再次发生。六、信息沟通与监督（一）内部信息沟通1.沟通机制建立建立定期的应收账款管理沟通会议制度，由财务部门牵头，组织业务部门、法务部门、审计部门等相关部门参加。会议主要通报应收账款管理情况、分析存在的问题、讨论解决方案等。同时，建立应收账款管理信息系统，实现各部门之间信息共享，便于及时掌握应收账款动态。2.沟通内容与频率沟通内容包括客户信用状况变化、销售合同执行情况、应收账款账龄分析、催收进展等。沟通频率根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次。（二）外部信息沟通1.与客户沟通业务部门应定期与客户沟通，了解客户经营状况和付款计划，及时解决客户提出的问题。对于逾期付款客户，可以通过电话、邮件、函件等方式进行沟通，必要时可上门拜访。2.与银行等金融机构沟通财务部门应与银行等金融机构保持密切沟通，及时了解融资政策和信贷额度变化情况，合理安排资金，确保应收账款管理工作的顺利开展。同时，如有必要，可与金融机构合作开展应收账款保理、质押融资等业务，加速资金回笼。（三）监督与检查1.内部审计监督审计部门定期对应收账款内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查各部门是否按照制度要求履行职责，应收账款管理流程是否规范，风险防控措施是否有效等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.绩效考核监督建立