集中采购机构内控制度

PAGE集中采购机构内控制度一、总则（一）目的为加强集中采购机构的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集中采购机构在组织实施各类采购活动过程中的内部控制管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：对待所有采购当事人一视同仁，不偏袒任何一方，保证采购过程和结果的公正公平。3.公开性原则：采购信息公开透明，接受社会监督，保障各方知情权。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。5.制衡性原则：在采购决策、执行、监督等环节建立相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用。二、采购流程控制（一）采购需求制定1.需求收集采购部门应主动与各使用部门沟通，定期收集采购需求信息。使用部门应详细填写采购需求申请表，明确所需采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、交付时间等内容。2.需求审核采购部门对收集到的采购需求进行初步审核，检查需求的合理性、完整性和准确性。对于重大采购项目，组织相关专业人员进行论证，确保需求符合实际工作需要和单位发展战略。将审核后的采购需求反馈给使用部门，如有异议，及时沟通协商，达成一致意见。（二）采购计划编制1.计划制定依据根据审核通过的采购需求、库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、数量、采购时间、采购方式等内容。2.计划审批采购计划报经单位领导审批后实施。审批过程中，领导应重点关注采购计划的必要性、合规性和预算执行情况。根据领导审批意见，对采购计划进行调整和完善，确保计划的科学性和可行性。（三）采购方式选择1.采购方式适用范围根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，合理选择采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目；邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目等；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购方式审批对于达到公开招标数额标准的采购项目，如需采用非公开招标方式，应按照规定报经财政部门批准。采购部门在选择采购方式时，应填写采购方式申请表，详细说明选择该采购方式的理由，并提交相关证明材料。审批部门应严格审核，确保采购方式选择的合理性和合规性。（四）采购文件编制1.招标文件编制对于采用招标方式的采购项目，采购部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标文件中的技术规格、评标标准等应客观公正，符合国家相关标准和行业规范，不得含有倾向性、歧视性条款。2.谈判文件、询价文件等编制对于采用竞争性谈判、询价等方式的采购项目，应编制相应的采购文件。谈判文件应包括谈判邀请、谈判供应商须知、谈判程序、合同草案条款、技术规格、评标标准等内容；询价文件应包括询价函、报价表、技术规格、合同条款等内容。采购文件编制完成后，应进行审核，确保文件内容准确无误、合法合规。审核人员应签字确认，对审核结果负责。（五）采购信息发布1.信息发布渠道通过政府采购信息发布媒体、单位官方网站等渠道，及时发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判、询价）时间及地点等内容。对于采用邀请招标方式的采购项目，应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应明确邀请供应商的名称、采购项目基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.信息发布要求采购信息发布应遵循法定时限要求，确保供应商有足够的时间获取信息并准备投标（响应）文件。发布的采购信息应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚假陈述重要信息。（六）供应商选择与管理1.供应商资格审查建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉状况等。采购部门应要求供应商提供相关证明材料，并对材料的真实性、有效性进行核实。对于不符合资格要求的供应商，不得允许其参与采购活动。2.供应商选择程序对于公开招标项目，通过开标、评标等程序，从符合资格条件的供应商中确定中标供应商；对于邀请招标、竞争性谈判、询价等项目，按照相应的评审方法和程序，选择成交供应商。评标委员会或谈判小组、询价小组应按照招标文件、谈判文件、询价文件规定的评标标准、谈判程序、询价要求等，对供应商的投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人或确定中标（成交）供应商。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先采购待遇，对于表现不佳的供应商进行警告、限制参与采购活动等处理。（七）采购合同签订1.合同起草根据中标（成交）结果，采购部门应起草采购合同。采购合同应明确采购双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，条款清晰、明确，避免模糊不清或歧义性条款。2.合同审核与签订采购合同起草完成后，应提交单位内部相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性以及与采购文件和中标（成交）结果的一致性等。经审核通过的采购合同，由采购双方签字盖章后生效。采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，作为付款、验收等工作的依据。（八）采购项目验收1.验收准备采购项目到货前，采购部门应通知使用部门和相关验收人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购合同要求和验收标准，制定验收方案。采购部门应要求供应商提供货物的质量证明文件、产品说明书、安装调试报告等相关资料。2.验收实施采购项目到货后，按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能、外观等是否符合采购合同要求。对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。验收过程中，应做好验收记录，验收人员签字确认。3.验收结果处理验收合格的采购项目，出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收日期、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝履行义务，应按照采购合同约定追究其违约责任。（九）采购资金支付1.支付申请采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，填写资金支付申请表，注明采购项目名称、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额、付款方式、收款单位名称及账号等内容，并附上采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。资金支付申请表经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。2.支付审核财务部门收到资金支付申请表后，应按照财务管理制度和相关规定进行审核。审核内容包括采购项目的合法性、合同执行情况、资金支付手续的完整性、发票的真实性和合规性等。对于不符合支付条件的申请，财务部门应及时退回采购部门，并说明原因。采购部门应根据财务部门意见进行整改，重新提交支付申请。3.资金支付经财务部门审核通过的资金支付申请，报经单位领导审批后，由财务部门按照规定的付款方式进行支付。财务部门应做好资金支付记录，定期与采购部门核对账目，确保资金支付的准确性和合规性。三、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别建立风险识别机制，对集中采购活动中可能面临的风险进行全面识别。风险识别范围包括政策法规风险、市场风险、采购流程风险、供应商风险、合同风险、验收风险、资金支付风险等。通过定期开展内部审计、专项检查、数据分析、案例研究等方式，及时发现潜在风险。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵法等。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点关注的风险领域和风险点。（二）风险应对措施**1.风险规避对于风险发生可能性高且影响程度大，无法通过其他措施有效控制的风险，采取风险规避策略。如放弃某些高风险的采购项目或改变采购方式等。2.风险降低对于风险发生可能性较高但影响程度尚可接受的风险，采取风险降低措施。如加强采购流程管理、完善供应商选择与管理机制、优化合同条款等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移对于部分风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式，将风险转移给第三方。如购买货物运输保险，降低运输过程中的风险；要求供应商提供履约保证金，降低供应商违约风险。4.风险接受对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险，采取风险接受策略。如对于一些小额采购项目中可能出现的轻微风险，可在可控范围内予以接受，但仍需密切关注风险变化情况。（三）风险监控与预警1.风险监控建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控。定期收集、分析风险相关信息，及时发现风险变化情况。通过内部审计、专项检查、数据分析等手段，对采购流程各环节进行监督检查，确保风险应对措施的有效执行。2.风险预警设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到或接近预警阈值时发出预警信号。预警指标可包括采购项目进度偏差率、供应商违约次数、合同纠纷发生率、资金支付逾期率等。及时向相关部门和人员发布风险预警信息，提醒采取相应措施进行风险处置，防止风险扩大。四、监督与评价（一）内部监督1.监督机构与职责设立内部监督机构，负责对集中采购机构的采购活动进行监督检查。内部监督机构可由单位纪检监察部门、审计部门等组成。内部监督机构应明确各成员的职责分工，确保监督工作的有效开展。纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查；审计部门负责对采购项目的财务收支、经济效益等进行审计监督。2.监督方式与内容内部监督机构可通过定期检查、不定期抽查、专项审计、受理投诉举报等方式，对采购活动进行监督。监督内容包括采购流程的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商选择与管理情况、采购合同签订与履行情况、采购资金支付情况、风险防控措施落实情况等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受财政部门监督集中采购机构应接受财政部门的监督管理。按照财政部门要求，定期报送采购业务相关资料，包括采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、采购统计报表等。积极配合财政部门开展的专项检查、重点抽查等监督工作，如实提供相关情况和资料，对财政部门提出的意见和建议及时整改落实。2.接受社会监督采购信息应依法公开，接受社会公众的监督查询。通过单位官方网站、政府采购信息发布媒体等渠道，及时公布采购项目的相关信息，保障社会公众的知情权和监督权。对于社会公众提出的质疑和投诉，应按照规定程序及时处理，并将处理结果向社会公开。（三）绩效评价1.评价指标与方法建立绩效评价体系，制定科学合理的绩效评价指标。绩效评价指标可包括采购项目完成率、采购资金节约率、采购质量合格率、采购效率提升率、供应商满意度、使用部门满意度等。绩效评价可采用定量与定性相结合的方法，如指标对比法、问卷调查法、专家评