预算单位采购内控制度

PAGE预算单位采购内控制度一、总则（一）目的为了加强预算单位采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本预算单位内所有采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位负责人担任组长，成员包括财务部门负责人、采购部门负责人、相关业务部门负责人等。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，做出决策。（二）采购执行机构设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。（三）采购监督机构由单位内部审计部门或纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购资金的使用效益等。（四）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金的使用进行监督管理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门业务发展规划和工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门规定的预算编制格式和要求进行编制，并经单位内部审核后报财政部门审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报财政部门审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和评价，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.当采购项目的规格、数量、质量等发生重大变化，或者因市场价格波动等原因导致原采购预算无法执行时，可以申请调整采购预算。2.预算调整申请应经采购领导小组审议通过，并报财政部门审批后执行。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应经采购领导小组审议通过后实施。（二）计划执行1.采购部门应按照采购计划组织采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时报采购领导小组批准，并通知相关部门。（三）计划监督1.采购领导小组应定期对采购计划的执行情况进行检查和监督，确保采购计划的顺利实施。2.财务部门应根据采购计划安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、竞争激烈的项目。2.采购部门应按照规定程序发布公开招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。开标、评标过程应严格按照法律法规和招标文件的要求进行，并接受监督。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的开标、评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。单一来源采购应在保证采购质量和合理价格的前提下进行。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购领导小组进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、公正性、合理性等。2.采购文件经审核通过后，方可发布。（三）采购文件存档1.采购部门应将采购文件的纸质版和电子版进行存档，保存期限按照国家有关规定执行。2.采购文件存档应便于查阅和管理，确保采购文件的完整性和可追溯性。七、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购部门应通过政府采购指定媒体、单位官方网站等渠道发布采购信息，包括采购公告、招标文件、中标公告等。2.采购信息发布应及时、准确、完整，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（二）供应商资格审查1.采购部门应按照采购文件的要求，对供应商的资格进行审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。（三）开标评标1.采购部门应按照规定程序组织开标评标活动，开标评标过程应公开、公正、公平，并接受监督。2.开标评标过程中，采购人员应严格按照采购文件的要求进行评审，记录评审过程和结果，并出具评审报告。（四）中标成交1.根据评审报告，采购部门确定中标成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.中标成交供应商应按照中标通知书或成交通知书的要求，与采购单位签订采购合同。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同的主要条款应与采购文件的要求一致，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等。（二）合同审核1.采购合同签订前，应提交采购领导小组进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、合理性等。2.采购合同经审核通过后，方可签订。（三）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提供相应的发票和验收报告。（四）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同의补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由导致合同无法履行或需要终止合同，应按照法律法规的规定办理相关手续，并妥善处理合同终止后的善后事宜。九、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括需求部门代表、采购部门代表、技术专家等。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术规格和质量要求。（二）验收标准1.验收应按照采购文件和合同约定的标准进行，确保采购项目的质量符合要求。2.验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。（三）验收程序1.验收人员应按照验收标准对采购项目进行逐一检查，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收日期、验收结论等内容。2.验收合格的采购项目，验收人员应签字确认；验收不合格的采购项目，应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。十、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定程序支付采购资金。采购资金支付应严格审核相关凭证，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。2.采购资金支付方式应按照财政部门的规定执行，包括财政直接支付和财政授权支付等。（二）资金核算1.财务部门应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，确保采购资金专款专用。2.采购资金核算应准确记录采购项目的资金收支情况，定期编制采购资金收支报表，为采购资金管理提供依据。（三）资金监督1.单位内部审计部门或纪检监察部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，确保采购资金的安全和合理使用。2.如发现采购资金使用过程中存在违规行为，应及时进行查处，并追究相关人员的责任。十一、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。2.采购档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行分类整理，编制档案目录，建立档案索引。2.采购档案整理应规范、有序，便于查阅和管理。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。档案保管期限应按照国家有关规定执行。