存货内控制度

PAGE存货内控制度一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司存货内部控制体系，规范存货管理流程，确保存货的安全、完整，提高存货运营效率，保证财务信息的真实、准确，防范存货管理风险，促进公司实现战略目标。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及存货采购、验收、存储、领用、盘点、处置等环节的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求。2.全面性原则：涵盖存货管理的各个环节，包括采购、验收、存储、领用、盘点、处置等，确保全过程控制。3.制衡性原则：在存货管理流程中，各部门、各岗位之间权责分明、相互制约，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：根据公司业务特点、管理要求和外部环境变化，不断完善存货内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证存货管理效果的前提下，合理控制存货管理成本，提高运营效率。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定存货采购计划，根据市场需求、库存状况等因素，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的供应商，建立供应商评估和管理体系，确保采购物资的质量和供应稳定性。3.签订采购合同，明确采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。4.负责采购订单的下达、跟进和验收通知的传递，确保采购物资按时、按质、按量到货。（二）验收部门1.制定存货验收标准和流程，组织对采购到货的存货进行验收。2.对存货的数量、质量、规格等进行检验，确保与采购合同和相关标准相符。3.出具验收报告，对验收结果负责。如发现存货存在质量问题或数量不符等情况，及时通知采购部门和相关部门处理。（三）仓储部门1.负责存货的存储管理，建立存货台账，详细记录存货的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。2.按照存货的特性和保管要求，合理安排存储空间，确保存货安全存放，防止存货损坏、变质、丢失等情况发生。3.定期对存货进行盘点，编制盘点报告，及时发现和处理盘盈、盘亏等问题。4.根据生产或销售部门的领料申请，办理存货的领用手续，确保存货领用的合规性和准确性。（四）生产部门1.根据生产计划，合理安排存货的领用，确保生产活动的顺利进行。控制存货的消耗，提高存货使用效率，降低生产成本。2.对生产过程中产生的废料、残次品等进行及时清理和处置，并做好记录。（五）销售部门1.根据销售订单，及时安排发货，确保销售业务的顺利完成。2.关注市场需求变化，及时反馈客户对产品的质量、规格等方面的意见和建议，为采购和生产部门提供决策依据。（六）财务部门1.负责存货的核算和账务处理，按照会计准则和公司财务制度，准确记录存货的采购成本、发出成本和期末库存成本。2.定期对存货进行财务分析，评估存货的资金占用情况、周转效率等，为公司决策提供财务支持。3.参与存货盘点工作，对盘点结果进行审核，确保账实相符。对存货盘盈、盘亏等情况进行账务处理，并配合相关部门查明原因，落实责任。（七）审计部门1.定期对存货内控制度的执行情况进行审计监督，检查各部门在存货管理过程中的职责履行情况，发现问题及时提出整改建议。2.对重大存货采购、处置等事项进行专项审计，确保公司资产安全和运营合规。三、存货采购与付款控制（一）采购计划1.采购部门应根据公司年度经营计划、市场需求预测、库存状况等因素，结合生产部门的生产计划和销售部门的销售订单，制定季度、月度存货采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.在制定采购计划时，采购部门应充分考虑存货的合理储备量，避免过度采购导致存货积压，同时也要防止因采购不足影响生产和销售。采购计划应经相关部门负责人审核，报公司管理层批准后执行。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。定期对供应商进行实地考察，确保供应商能够满足公司的采购需求。2.根据评估结果，建立合格供应商名录，并定期进行更新。采购业务应在合格供应商范围内进行，如需从名录外采购，应按规定履行审批程序。3.与供应商签订采购合同前，采购部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，避免潜在的法律风险。（三）采购订单下达1.采购部门根据采购计划和已确定的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等详细信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量发货。如因特殊原因需要变更采购订单，采购部门应按规定履行审批程序，并及时通知相关部门。（四）验收与入库1.验收部门收到采购到货通知后，应按照既定的验收标准和流程组织验收工作。验收人员应认真核对采购物资的数量、质量、规格等是否与采购合同和相关标准相符。2.对于验收合格的存货，验收部门应出具验收报告，并及时通知仓储部门办理入库手续。仓储部门应根据验收报告，对存货进行分类存放，并在存货台账中详细记录入库日期、名称、规格、数量、存放位置等信息。3.如发现存货存在质量问题或数量不符等情况，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。对于不合格存货，应按照公司相关规定进行处理，如退货、换货、降价接收等，并做好记录。（五）付款管理1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购发票、验收报告、入库单等相关凭证，确保付款依据充分、合规。2.在付款前，财务部门应核对采购合同条款，检查是否存在预付款项、货到付款、分期付款等不同付款方式的约定，以及是否满足付款条件。对于不符合付款条件的，应拒绝付款，并及时通知采购部门与供应商沟通协调。3.财务部门应严格按照公司资金管理制度进行付款操作，确保资金支付的安全、准确。付款后，应及时进行账务处理，记录付款日期、金额、供应商等信息。四、存货仓储与保管控制（一）仓储规划1.仓储部门应根据公司存货的种类、数量、特性、存储要求等因素，合理规划仓储空间，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、贵重物品区等，并做好标识。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的存储区域，并按照国家相关规定进行管理，确保存储安全。（二）存货入库1.仓储部门在收到验收部门出具的验收报告后，应及时办理存货入库手续。入库时，仓库管理人员应核对存货的名称、规格、数量、质量等信息与验收报告一致，并在存货台账上进行详细记录。2.对于不同批次、不同规格的存货，应分别存放，并做好标识，以便于识别和管理。（三）存货保管1.仓库管理人员应定期对存货进行检查，查看存货的存储状态是否良好，有无损坏、变质、过期等情况。如发现问题，应及时采取措施处理，并报告上级领导。2.根据存货的特性和保管要求，采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。对于易受潮的存货，应存放在干燥通风的地方；对于易氧化的存货，应采取密封包装等措施。3.建立存货保管责任人制度，明确各存储区域的保管责任人，确保存货保管责任落实到人。保管责任人应定期对所负责区域的存货进行盘点和检查，保证账实相符。（四）存货出库1.生产部门、销售部门等根据实际需求填写领料单或发货单，经相关部门负责人审批后，到仓储部门办理存货出库手续。2.仓库管理人员应认真核对领料单或发货单的内容，确保出库存货的名称、规格、数量等与单据一致。核对无误后，办理出库手续，并在存货台账上记录出库日期、领用部门、领用数量等信息。3.对于贵重物品、限量物品等的出库，应严格按照公司规定履行审批程序，加强监控，确保出库的合规性和安全性。（五）库存盘点1.仓储部门应定期组织存货盘点工作，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。2.盘点人员应认真核对存货的实际数量与存货台账记录是否一致，同时检查存货的质量状况、存储状态等。盘点过程中，应做好记录，对发现的盘盈、盘亏情况进行详细登记。3.盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议等。盘点报告经相关部门负责人审核后，报公司管理层审批。对于盘盈、盘亏的存货，应及时进行账务处理，并查明原因，落实责任。五、存货领用与发出控制（一）领用申请1.生产部门根据生产计划和实际生产需求，填写领料单，注明所需存货的名称、规格、数量、用途等信息。领料单应经生产部门负责人审核批准。2.销售部门根据销售订单，填写发货单，注明发货的产品名称、规格、数量、客户信息等。发货单应经销售部门负责人审核批准。（二）审批流程1.领料单和发货单提交后，应按照公司规定的审批流程进行审核。一般情况下，先由部门负责人审核，确保领用或发货的合理性和必要性；再由财务部门审核，检查是否符合成本控制要求和财务制度规定；最后报公司管理层审批。2.对于重大的存货领用或发出事项，如涉及金额较大、对生产或销售有重大影响等，应提交公司管理层集体决策。（三）发出操作1.仓储部门收到经审批的领料单或发货单后，按照单据内容办理存货发出手续。仓库管理人员应认真核对发出存货的名称、规格、数量等信息，确保与单据一致。核对无误后，办理出库，并在存货台账上记录发出日期、领用部门或客户、发出数量等信息。2.对于发出的存货，仓储部门应及时通知运输部门安排发货，确保货物按时、安全送达目的地。运输过程中，应做好货物的保护措施，防止损坏、丢失等情况发生。六、存货处置控制（一）处置申请1.当存货出现积压、损坏、变质、过期等情况时，相关部门应及时提出存货处置申请。申请内容应包括存货的名称、规格、数量、账面价值、处置原因、处置方式等信息。2.处置申请应经部门负责人审核后，提交财务部门和审计部门进行审核。财务部门主要审核存货处置对财务状况的影响，审计部门主要审查处置程序的合规性。（二）审批流程1.财务部门和审计部门审核通过后，处置申请报公司管理层审批。公司管理层应根据申请内容和公司实际情况，做出是否同意处置的决策。2.对于重大存货处置事项（如涉及金额较大、对公司资产结构有重大影响等），应提交公司董事会审议批准。（三）处置方式选择1.根据存货的实际情况和市场需求，选择合适的处置方式，如出售、报废、捐赠等。2.对于有使用价值的存货，应通过市场渠道进行出售，尽量实现资产价值最大化。在出售过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，进行询价、招标等操作，确保处置价格合理。3.对于已无使用价值或无法出售的存货，应按照规定进行报废处理。报废处理应严格履行审批程序，确保报废存货的实物妥善处置，防止流失。4.对于符合公司捐赠政策的存货，可考虑进行捐赠。捐赠过程中，应办理相关手续，确保捐赠行为的合规性和透明度。（四）处置实施1.经批准的存货处置申请下达后，相关部门应按照规定的处置方式组织实施。出售存货时，应签订销售合同，明确销售价格、付款方式、交货时间等条款；报废存货时，应安排专人负责清理和销毁，并做好记录。2.处置过程中，财务部门应及时进行账务处理，核销存货账面价值，记录处置收入或损失等情况。审计部门应对处置过程进行监督，确保处置行为符合公司规定和审批要求。七、监督检查与考核（一）监督检查机制1.审计部门定期对存货内控制度的执行情况进行审计检查，检查内容包括采购、验收、仓储、领用、盘点、处置等各个环节的工作流程、操作规范、审批程序等是否符合制度要求。2.审计部门可通过查阅文件资料、实地观察、访谈相关人员等方式进行审计检查，并形成审计报告，指出存在的问题及改进建议。3.财务部门应定期对存货的财务核算和管理情况进行自查，检查存货账务处理的准确性、库存数据的真实性等，发现问题及时整改。（二）考核指标与方法1.建立存货管理考核指标体系，对采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门等相关部门的存货管理工作进行考核。考核指标可包括存货周转率、存货损耗率、库存准确率、采购成本控制率等。2.根据考核指标，制定具体的考核标准和评分方法。考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对存货管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行相应的处罚