采购需求管理内控制度

PAGE采购需求管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司采购需求管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购需求的提出、审核、执行及监督等相关活动，涵盖各类物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购需求管理活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.准确性原则：采购需求应准确反映公司业务实际需要，避免模糊、歧义或过度需求。3.效益性原则：在满足公司业务需求的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化。4.制衡性原则：建立健全采购需求管理各环节的职责分工和制衡机制，防止权力滥用和舞弊行为。二、采购需求提出（一）需求识别1.各部门应定期对本部门业务活动进行梳理，识别所需采购的物资或服务。包括但不限于生产原材料、办公用品、设备维修保养、专业咨询服务等。2.关注业务发展变化、技术更新、政策调整等因素，及时发现新增或变更的采购需求。（二）需求分析1.对识别出的采购需求进行详细分析，明确需求的规格、型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点等具体要求。2.对于复杂或特殊的采购需求，应组织相关专业人员进行技术论证和可行性研究，确保需求的合理性和可行性。（三）需求申请1.采购需求由需求部门填写《采购需求申请表》，详细描述需求内容、申请理由、预算金额、预计交付时间等信息。2.《采购需求申请表》应经需求部门负责人审核签字，确保需求的真实性和必要性。三、采购需求审核（一）初审1.采购部门收到《采购需求申请表》后，首先对需求的完整性、准确性进行初审。检查申请表填写是否规范、需求描述是否清晰、预算金额是否合理等。2.对于初审不符合要求的申请表，采购部门应及时反馈给需求部门，要求其补充或修正相关信息。（二）归口审核1.根据采购需求的性质和归口管理部门，将申请表提交相应的归口管理部门进行审核。2.归口管理部门应从专业角度对采购需求进行审核，重点审核需求的技术合理性、质量标准适用性、与公司整体战略和业务规划的一致性等。3.归口管理部门审核通过后，在申请表上签署意见并盖章。（三）财务审核1.财务部门对采购需求的预算金额进行审核，确保预算的合理性和合规性。2.检查需求部门是否有足够的预算额度支持该采购项目，如有预算调整需求，应按照公司预算管理规定进行审批。3.财务部门审核通过后，在申请表上签署意见。（四）审批1.根据公司的授权审批制度，采购需求申请表经初审、归口审核和财务审核通过后，提交公司管理层或授权审批人进行最终审批。2.审批人应综合考虑采购需求的必要性、预算合理性、对公司业务的影响等因素，做出审批决定。3.对于重大采购需求或涉及金额较大的采购项目，应提交公司决策层进行集体审议。四、采购执行（一）采购方式选择1.根据采购需求的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到国家规定招标规模标准的采购项目，应严格按照招标程序进行采购；对于未达到招标规模标准但符合其他采购方式适用条件的，应选择相应的采购方式进行采购。（二）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商进行分类管理和动态评估。定期收集供应商的基本信息、经营状况、产品质量、售后服务等资料，对供应商进行综合评价。2.根据采购需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，应进行供应商调查和筛选，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品或服务规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。（四）采购合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付产品或服务。2.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收合格后签署验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购监督与评估（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购需求管理活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否合法、采购效益是否达到预期目标等。2.审计部门应重点关注采购需求的提出、审核、执行过程中的关键环节，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）风险管理评估1.建立采购风险管理机制，对采购过程中可能面临的风险进行识别、评估和应对。风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.定期对采购风险管理情况进行评估，总结经验教训，不断完善风险管理措施，降低采购风险发生的可能性和影响程度。（三）绩效评估1.制定采购绩效评估指标体系，对采购部门和采购人员的工作绩效进行定期评估。评估指标包括采购成本控制、采购质量保障、采购交付及时性、供应商管理效果等方面。2.根据绩效评估结果，对表现优秀的采购部门和人员进行表彰和奖励，对存在问题的进行督促整改，不断提高采购工作水平。六、信息管理与沟通（一）采购信息收集与整理1.采购部门应收集、整理与采购需求管理相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.建立采购信息数据库，对收集到的信息进行分类存储和管理，以便于查询和使用。（二）信息共享与沟通1.加强采购部门与需求部门、归口管理部门、财务部门等相关部门之间的信息共享和沟通。及时传递采购需求、审核意见、合同执行情况等信息，确保各部门之间信息畅通。2.定期召开采购工作协调会议，通报采购需求管理工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。七、培训与宣贯（一）培训计划制定1.根据公司采购需求管理内控制度的要求和员工实际情况，制定培训计划。培训计划应明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.培训内容包括采购法律法规、内控制度、采购流程、风险管理、沟通技巧等方面。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、案例分析等多种形式。2.培训过程中应注重互动交流，鼓励员工提问和分享经验，提高培训效果。（三）制度宣贯1.通过公司内部网站、宣传栏、文件发放等多种渠道，广泛宣传采购需求管理内控制度，确保全体员工了解制度内容和要求。2.对制度的重点