政府采购工作内控制度

PAGE政府采购工作内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购工作的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门和人员，包括采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，通过合理的采购方式和程序，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。5.制衡性原则：建立健全内部岗位设置和职责分工，确保采购活动中的决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内提出下一年度的采购预算申请。2.采购预算申请应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并对采购项目的必要性和可行性进行充分论证。3.财务部门负责对采购需求部门提交的采购预算申请进行审核，审核内容包括预算金额的合理性、资金来源的合规性等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购执行部门应按照预算安排组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等，并按规定程序报经公司/组织管理层审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计部门应对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。三、采购需求管理（一）需求提出1.采购需求部门应指定专人负责采购需求的提出工作。采购需求应明确、具体、合理，符合公司/组织实际业务需要。2.在提出采购需求时，采购需求部门应充分考虑采购项目的技术要求、质量标准、售后服务等因素，并提供详细的技术规格书、验收标准等资料。（二）需求论证1.对于金额较大、技术复杂或对公司/组织业务影响重大的采购项目，采购需求部门应组织相关专家或专业人员进行需求论证。2.需求论证应重点关注采购项目的必要性、可行性、合理性、合规性等方面，确保采购需求科学合理。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，采购需求部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容等，并按规定程序报经公司/组织管理层审批。2.采购需求变更后，采购执行部门应及时调整采购文件和采购合同，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。对于符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并报公司/组织管理层审批。审批通过后，与单一供应商进行协商，确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购执行部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.对于采用公开招标或邀请招标方式采购的项目，采购执行部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、验收标准、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）谈判文件编制1.对于采用竞争性谈判方式采购的项目，请购执行部门应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判响应文件格式等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和谈判标准，确保谈判过程公平、公正、公开。（三）询价文件编制1.对于采用询价方式采购的项目，采购执行部门应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购项目技术规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求等内容。2.询价文件应明确询价的具体要求和标准，确保供应商能够准确报价。（四）采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购执行部门应组织相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。2.审核通过后的采购文件，应报公司/组织管理层审批。审批通过后，方可正式发布。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等内容。2.在选择供应商时，采购执行部门应从供应商库中选取符合采购项目要求的供应商，并对其进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产许可证、产品质量检测报告等。3.对于新加入供应商库的供应商，采购执行部门应进行实地考察，了解其生产经营情况、技术实力、质量管理水平、售后服务能力等，确保其具备提供合格产品和服务的能力。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、客户反馈等方式。2.根据供应商评价结果，采购执行部门应将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并采取相应的管理措施。对于优秀供应商，可以给予更多的采购机会；对于不合格供应商，应及时从供应商库中删除，并禁止其参与本公司/组织的采购活动。（三）供应商淘汰1.如发现供应商存在下列情形之一的，采购执行部门应及时将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；有其他严重违法违规行为的。2.被淘汰的供应商，在规定期限内不得重新加入本公司/组织的供应商库。七、采购活动实施（一）招标公告发布1.对于采用公开招标方式采购的项目，采购执行部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间及地点等内容。2.招标公告发布后，采购执行部门应及时收集潜在供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格审查。（二）投标文件接收与开标1.采购执行部门应按照招标文件规定的时间和地点接收投标文件，并对投标文件进行登记和编号。2.在开标前，采购执行部门应组织相关人员对投标文件进行检查，确保投标文件的密封性和完整性。开标时，应按照招标文件规定的程序进行开标，唱标、记录等工作。（三）评标与定标1.采购执行部门应按照招标文件规定的评标办法组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购人代表和有关技术专家组成人数为五人以上单数，其中技术专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照评标办法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购执行部门应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（四）谈判与成交1.对于采用竞争性谈判方式采购的项目，采购执行部门应按照谈判文件规定的程序组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购人代表和有关技术专家组成，人数为三人以上单数。2.谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行充分沟通和协商，确定成交供应商。采购执行部门应向成交供应商发出成交通知书。（五）询价与成交1.对于采用询价方式采购的项目，采购执行部门应按照询价文件规定的程序组织询价小组与供应商进行询价。询价小组由采购人代表和有关技术专家组成，人数为三人以上单数。2.询价过程中，询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购执行部门应向成交供应商发出成交通知书。（六）采购合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。八、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目到货前，采购执行部门应通知采购需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。验收准备工作包括制定验收方案、准备验收工具、明确验收标准等。2.采购需求部门应根据采购合同和采购文件的要求，准备好验收所需的技术资料、测试设备等。（二）验收实施1.采购项目到货后，采购执行部门应组织采购需求部门、质量检验部门等相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。2.验收过程中，验收人员应认真检查采购项目的质量状况，对不符合要求的采购项目，应及时要求供应商进行整改或退换货。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。2.验收报告经采购需求部门、质量检验部门等相关人员签字确认后，报采购执行部门存档。九、采购资金支付（一）支付申请1.采购合同签订后，采购执行部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时向财务部门提交采购资金支付申请。采购资金支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、付款金额、付款时间等内容，并附采购合同副本、验收报告等相关资料。2.财务部门应对采购资金支付申请进行审核，审核内容包括采购合同的真实性、有效性、付款金额的准确性、付款时间的合规性等。审核通过后，报公司/组织管理层审批。（二）支付审批1.公司/组织管理层应根据财务部门的审核意见，对采购资金支付申请进行审批。审批通过后，财务部门应按照规定办理付款手续。2.对于金额较大的采购项目，公司/组织管理层可以组织相关人员进行集体审议，确保采购资金支付的合理性和合规性。（三）支付方式1.采购资金支付方式应根据采购合同约定和公司/组织财务管理制度执行。支付方式可以包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。2.财务部门应严格按照支付审批意见办理付款手续，确保采购资金支付安全、准确、及时。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对政府采购工作进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性、公正性、透明性等方面。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、供应商管理、采购合同签订、采购验收、采购资金支付等环节。2.公司/组织内部