政府采购医院内控制度

PAGE政府采购医院内控制度一、总则（一）目的为加强医院政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保医院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于医院使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，政府采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全内部监督机制，加强对政府采购各个环节的管理和控制，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立政府采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。领导小组由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.研究制定医院政府采购政策和制度。2.审议年度政府采购预算和采购计划。3.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构医院设立专门的采购部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施政府采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和医院政府采购制度。2.根据医院需求，编制采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.起草采购文件，组织开标、评标、定标等工作。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.整理和归档采购文件及相关资料。（三）采购监督机构医院设立政府采购监督小组，作为采购监督机构，负责对政府采购活动进行全程监督。监督小组由医院纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购部门执行政府采购法律法规和医院制度的情况。2.审查采购文件、采购合同等文件的合法性和合规性。3.参与采购项目的开标、评标、定标等活动，对采购过程进行现场监督。4.受理供应商的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。（四）其他相关部门职责1.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术论证和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购资金使用情况进行监督。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行登记、入账、保管和处置等管理工作。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购部门应根据医院年度工作计划和业务发展需要，结合上一年度采购执行情况，编制年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。3.采购预算编制完成后，经财务部门审核、医院领导审批后，报财政部门备案。（二）采购计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，制定季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容，并按照规定的时间节点组织实施。3.采购计划在执行过程中如需调整，应按照规定的程序进行审批，并及时通知相关部门。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字后提交采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购项目进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。审核通过后，报采购决策机构审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：采购部门通过指定的媒体发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购信息要求报名，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商的资格进行审查，确定合格供应商名单。6.采购评审：采购部门组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动，按照规定的评标标准和方法进行评审，确定中标供应商或成交供应商。7.采购合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报财务部门和采购监督机构备案。8.采购验收：采购项目完成后，使用部门组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，出具验收报告。9.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金支付手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和合规性。3.采购合同经双方签字盖章后生效，并报财务部门和采购监督机构备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相关的质量证明文件。3.使用部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，及时反馈合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报财务部门和采购监督机构备案。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同，双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续。解除合同的通知应及时送达对方，并报财务部门和采购监督机构备案。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.采购部门应及时收集和整理合同纠纷相关的证据材料，配合医院相关部门做好纠纷处理工作。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对政府采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：加强市场调研，掌握市场动态，合理确定采购价格和采购时机，降低市场风险。3.供应商风险应对：建立供应商评估和管理机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行综合评估，选择优质供应商；加强对供应商的监督和管理，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。<下一页继续>4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和合规性；在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决，降低合同风险。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.当风险等级达到预警标准时，采购部门应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。七、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门应收集与政府采购活动相关的各类信息，包括政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。2.信息收集渠道应多元化，包括政府网站、行业媒体、供应商提供、实地调研等。（二）信息整理与分析1.采购部门应定期对收集到的信息进行整理和分析，形成有价值的数据和报告。2.通过信息分析，为采购决策提供参考依据，提高采购活动的科学性和合理性。（三）信息发布1.采购部门应按照规定的程序和渠道，及时发布政府采购信息，包括采购公告、中标公告、成交公告等。2.信息发布应准确、完整、及时，确保社会公众能够及时获取政府采购信息。（四）信息保密1.采购部门应对涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息进行严格保密，防止信息泄露。2.加强对信息管理系统的安全防护，设置不同的用户权限，确保信息安全。八、采购绩效评价（一）评价指标1.采购质量指标：包括采购产品的质量合格率、验收通过率等。2.采购价格指标：包括采购价格与市场价格的差异率、采购成本节约率等。3.采购效率指标：包括采购周期、合同签订时间、交货时间等。4.采购合规指标：包括采购程序的合规性、采购文件的规范性等。5.供应商满意度指标：包括供应商对采购过程的满意度、对采购合同执行情况的满意度等。（二）评价方法1.定量评价：通过对采购绩效评价指标进行量化分析，计算评价得分。2.定性评价：通过对采购过程和结果进行定性描述和分析，评价采购绩效。3.综合评价：将定量评价和定性评价相结合，对采购绩效进行全面评价。（三