局采购管理内控制度

PAGE局采购管理内控制度一、总则（一）目的为加强本局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购政策、重大采购项目及采购计划，决策采购中的重大事项。（二）采购执行部门设立采购办公室，负责具体采购业务的执行。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.审查供应商资格，建立供应商库。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购文件，归档保存采购资料。（三）采购监督部门由局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督。监督内容包括：1.采购程序的合规性。2.采购过程的公正性。3.采购人员的廉洁性。4.供应商的选择和合同执行情况。（四）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定和验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和账务处理，监督采购资金的使用情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，于每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购办公室对各部门上报的采购预算进行汇总审核，结合本局财力状况和采购计划，编制全局采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，纳入年度财务预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整预算的，应按规定程序报经批准。2.财务部门应加强对采购资金的管理，根据采购合同和资金支付规定，及时、足额支付采购款项。（三）预算监督1.采购办公室定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.财务部门会同采购监督部门对采购预算执行情况进行监督检查。对违反预算规定的行为，应及时予以纠正，并追究相关人员的责任。四、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购办公室。2.采购申请表应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购办公室准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行初审。初审通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的性质、金额等，按照规定的审批权限进行审批。重大采购项目应提交局党组会议审议决定。（三）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（五）供应商选择与管理1.采购办公室通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。对供应商的资格进行审查，建立供应商库。2.组织评审小组对供应商的投标文件或响应文件进行评审，按照评标标准确定中标供应商或成交供应商。3.与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同履行过程中，对供应商的履约情况进行跟踪和评价，建立供应商诚信档案。（六）采购合同签订与履行1.采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购办公室负责合同的起草、审核和签订工作。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。3.采购办公室和需求部门应跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商违约，应及时采取措施，追究其违约责任。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能等方面。2.验收人员应按照合同要求和相关标准进行验收，并填写《采购验收报告》。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程或服务。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。对符合支付条件的，按照规定的付款方式和时间及时支付采购款项。2.采购款项的支付应严格按照财务管理制度执行，确保资金支付的安全、准确、及时。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购办公室定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商违约、采购人员违规操作等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域和关键风险点。（二）风险应对措施针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施：1.对于采购计划不合理的风险，加强采购计划的审核和论证，确保采购计划符合实际工作需要和事业发展规划。2.对于采购方式选择不当的风险，严格按照规定的采购方式适用条件选择采购方式，加强采购方式选择的审批和监督。3.对于供应商违约的风险，加强对供应商的管理和评价，建立供应商诚信档案，在合同中明确违约责任条款，加强合同履行过程的跟踪和监督。4.对于采购人员违规操作的风险，加强对采购人员的培训和教育，建立健全采购人员廉洁自律制度，加强采购过程的监督和审计。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购项目进度偏差率、采购成本超支率、供应商违约率等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购办公室负责收集采购活动中的各类信息，包括采购政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目信息等。2.对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便查询和使用。（二）信息发布与共享1.通过本局内部网站、公告栏等渠道，及时发布采购信息，包括采购项目公告、中标公告、成交公告等，确保采购信息公开透明。2.建立采购信息共享机制，实现采购信息在采购办公室、需求部门、财务部门、采购监督部门等相关部门之间的共享，提高工作效率和协同性。（三）信息保密对涉及采购项目的商业秘密、技术秘密等信息，应严格保密。采购人员和相关工作人员应签订保密协议，防止信息泄露。七、采购绩效评价（一）评价指标设定1.设定采购绩效评价指标体系，包括采购效率指标（如采购周期、采购计划完成率等）、采购质量指标（如验收合格率、合同履约率等）、采购成本指标（如采购价格合理性、采购资金节约率等）、采购合规性指标（如采购程序合规率、采购文件规范率等）等。2.根据采购项目的特点和实际情况，对评价指标进行细化和量化，确保评价指标具有可操作性和可比性。（二）评价方法采用定量与定性相结合的评价方法，对采购绩效进行评价。定量评价主要通过数据统计和分析，计算各项评价指标的得分；定性评价主要通过对采购过程和结果的综合分析，对采购绩效进行定性描述和评价。（三）评价周期定期对采购绩效进行评价，评价周期一般为一年。对于重大采购项目，可在项目完成后及时进行专项评价。（四）评价结果应用1.将采购绩效评价结果作为对采购