合同审核内控制度

PAGE合同审核内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同审核流程，加强合同管理，有效防范合同风险，维护公司合法权益，确保公司经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议、意向书等法律文件（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.合规性原则：严格遵守公司内部各项规章制度，确保合同审核流程规范、有序。3.风险防范原则：充分识别合同履行过程中可能存在的风险，采取有效措施进行防范和控制。4.效益原则：在保障公司合法权益的前提下，注重合同的经济性和可行性，提高公司经济效益。二、合同审核职责分工（一）业务部门1.负责合同项目的前期调研、洽谈，起草合同初稿。2.对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行初步审查。3.负责合同履行过程中的跟踪、协调，及时解决合同履行中出现的问题。4.按照本制度规定，将合同送审，并配合审核部门进行审核工作。（二）法务部门1.负责对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。2.对合同中的法律术语、条款表述等进行规范和调整，确保合同文本的准确性和严谨性。3.参与重大合同的谈判、起草工作，从法律角度提供专业意见和建议。4.对合同纠纷的处理提供法律支持，协助公司维护合法权益。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审查，包括付款方式、结算周期、费用标准等，确保合同财务条款的合理性和可行性。2.对合同的资金预算、成本控制等进行审核，评估合同对公司财务状况的影响。3.协助业务部门做好合同款项的收付管理工作，防范财务风险。（四）审计部门1.对重大合同及涉及金额较大的合同进行审计监督，审查合同签订、履行过程是否符合公司内部规定和程序。2.对合同执行情况进行定期或不定期审计，检查合同条款的执行情况，发现问题及时提出整改意见。3.参与合同纠纷的调查处理，从审计角度提供相关证据和意见。（五）其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域，相关部门应配合业务部门提供专业意见和建议，协助审核合同中涉及本部门业务的条款内容。三、合同审核流程（一）送审1.业务部门起草合同初稿后，应填写《合同送审表》，详细注明合同名称、对方当事人名称、合同标的、合同金额、履行期限、主要条款等内容，并提交合同初稿及相关背景资料。2.《合同送审表》经业务部门负责人签字确认后，连同合同初稿一并提交至法务部门进行合法性审查。（二）初审1.法务部门收到送审合同后，应在[X]个工作日内完成初步审查。审查内容包括合同主体资格、合同形式、合同条款的合法性、合规性等。2.法务部门对合同进行初审后，如发现合同存在法律风险或条款瑕疵，应及时与业务部门沟通，提出修改意见，并填写《合同初审意见表》，明确指出问题所在及修改建议。3.业务部门根据法务部门的初审意见，对合同初稿进行修改完善后，再次提交至法务部门进行复审。（三）复审1.根据合同的复杂程度、涉及金额大小等因素，法务部门可组织相关部门进行会审。会审成员包括法务、财务、审计等部门人员，必要时可邀请外部专家参与。2.会审过程中，各部门应充分发表意见，对合同条款进行全面审查。重点审查合同的风险防范措施、财务条款、业务条款的可行性等。3.法务部门根据会审意见，对合同进行最终审查，并出具《合同审核意见书》。《合同审核意见书》应明确合同是否通过审核，如未通过审核，应详细说明存在的问题及修改建议。（四）审批1.经法务部门审核通过的合同，按照公司内部审批流程进行审批。合同审批权限根据合同金额大小、重要程度等因素确定，具体审批流程如下：合同金额在[X]万元以下的，由业务部门负责人、分管领导审批。合同金额在[X]万元以上至[X]万元的，由业务部门负责人、分管领导、总经理审批。合同金额在[X]万元以上的，由业务部门负责人、分管领导、总经理、董事长审批。2.审批人应认真审查合同内容，对合同的真实性、合法性、合理性等进行全面评估，并在《合同审批表》上签署审批意见。如同意合同签订，应签字确认；如不同意合同签订，应明确指出原因及修改意见。（五）签订与存档1.经审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人签订正式合同文本。签订后的合同文本应加盖公司公章及骑缝章，并确保合同各方签字盖章齐全、有效。2.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交至法务部门存档，法务部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。同时，业务部门应将合同复印件分发给相关部门，以便各部门及时了解合同执行情况。四、合同审核内容（一）合同主体资格审查1.审查合同对方当事人是否具有合法的主体资格，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照是否齐全且有效。2.核实合同对方当事人的经营范围是否与合同业务相符，是否具备从事相关业务的资质和能力。3.对于涉及特殊行业或领域的合同，审查对方当事人是否具有相应的行业许可或资质证书。（二）合同条款审查1.合同标的条款：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量标准等内容，确保合同标的清晰、准确，避免歧义。2.价格条款：审查合同价格是否明确、合理，价格的计价方式、付款方式、结算周期等是否符合公司规定和市场惯例。对于涉及价格调整条款的合同，应明确价格调整的条件、方式和程序。3.履行期限条款：确定合同履行的起始时间和截止时间，明确双方的权利义务和责任。对于履行期限较长的合同，应合理约定分期履行的时间节点和要求。4.违约责任条款：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任，违约责任的形式应具体、明确，具有可操作性，以保障合同的顺利履行。5.争议解决条款：约定合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。选择仲裁方式解决争议的，应明确仲裁机构的名称；选择诉讼方式解决争议的，应明确管辖法院。（三）合同形式审查1.审查合同是否采用书面形式，合同文本是否完整、规范，是否具备合同的必备条款。2.对于法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，审查是否已履行相关手续。3.检查合同的签字盖章是否符合公司规定和法律要求，签字盖章的主体是否与合同当事人一致。（四）合同风险审查1.市场风险审查：分析合同履行过程中可能面临的市场变化风险，如市场价格波动、市场需求变化等，评估公司是否具备应对市场风险的确有效措施。2.信用风险审查：对合同对方当事人的信用状况进行评估，审查其是否存在逾期付款、违约记录等信用问题，防范信用风险。3.法律风险审查：重点审查合同条款是否存在违反法律法规强制性规定的情况，是否存在潜在的法律纠纷隐患，确保合同合法有效。五、合同履行监督与变更管理（一）合同履行监督1.业务部门负责合同履行的具体实施工作，并定期向公司相关部门汇报合同履行情况。2.法务部门、财务部门、审计部门等应根据各自职责，对合同履行情况进行跟踪监督，及时发现问题并提出整改意见。3.如在合同履行过程中发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的重大事项，业务部门应及时采取措施，如发函催告、协商解决、追究违约责任等，并向公司领导汇报。（二）合同变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容（包括合同标的、价格、履行期限、履行地点、违约责任等），业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照本制度规定的合同审核流程进行审核和审批，确保变更后的合同合法有效。3.合同变更后，业务部门应及时将变更协议副本交至法务部门存档，并通知相关部门做好合同变更后的执行工作。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向法务部门报告，并提供相关证据和资料。2.法务部门接到报告后，应及时进行分析评估，判断纠纷的性质和可能产生的后果，并制定相应的应对措施。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应积极与合同对方当事人协商解决，争取通过友好协商达成和解协议。协商过程中，应注意收集和保留相关证据，以备后续可能的诉讼或仲裁使用。2.如协商不成，业务部门应及时将纠纷情况报告公司领导，并根据公司领导的指示，会同法务部门研