单位自行采购内控制度

PAGE单位自行采购内控制度一、总则（一）目的为了加强单位自行采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门、各分支机构在日常经营活动中自行组织的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应当公开透明，接受内部监督和外部监督，保障采购信息的公开披露。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，实现采购目标。5.诚实守信原则：采购活动各方应当诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.成立单位采购领导小组，作为采购决策机构，负责审定采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。2.采购领导小组由单位领导班子成员、相关部门负责人等组成，定期召开会议，研究解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门1.设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作，配备专业的采购人员，明确采购岗位职责。2.采购执行部门负责具体采购活动的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等工作。（三）其他相关部门1.财务部门负责采购预算的编制、审核、执行和监督，以及采购资金的支付和核算。2.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。3.使用部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术评审、验收等工作，对采购产品或服务的质量和适用性负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应当根据单位年度工作计划和业务需求，会同财务部门等相关部门编制采购预算。2.采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应当充分考虑市场价格波动、政策变化等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应当按照单位内部审批程序进行审批。2.采购领导小组应当对采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。3.经审批后的采购预算应当严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批。（三）预算执行与监督1.采购执行部门应当按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金不超预算。2.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。3.审计部门应当对采购预算执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。四、采购需求管理（一）需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间等内容。2.采购需求申请表应当由使用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）需求审核1.采购执行部门收到采购需求申请表后，应当会同相关部门对采购需求进行审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、必要性、技术可行性、预算金额的准确性等。3.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购执行部门应当组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，使用部门应当填写采购需求变更申请表，说明变更的原因、内容和预算调整情况等。2.采购需求变更申请表应当按照单位内部审批程序进行审批，经批准后方可实施变更。3.采购执行部门应当及时将采购需求变更情况通知供应商，并协商调整采购合同相关条款。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应当通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。2.选择供应商时，应当建立供应商资格审查制度，对供应商的资质、信誉、业绩、财务状况等进行审查，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。3.采购执行部门应当建立供应商名录，定期对供应商进行评估和更新，淘汰不合格供应商。（二）供应商评价1.采购执行部门应当定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行，评价指标应当科学合理，具有可操作性。3.采购执行部门应当将供应商评价结果反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。（三）供应商合作与监督1.采购执行部门应当与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购执行部门应当加强对供应商的监督管理，定期检查供应商的合同履行情况，确保供应商按照合同约定提供产品或服务。3.如发现供应商存在违约行为，采购执行部门应当及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。情节严重的，应当终止合作关系，并将相关情况通报给其他部门。六、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门填写采购需求申请表，提交采购执行部门。2.需求审核：采购执行部门会同相关部门对采购需求进行审核。3.采购预算编制：采购执行部门会同财务部门等相关部门编制采购预算。4.采购方式确定：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，确定采购方式，并报采购领导小组审批。5.采购文件编制：采购执行部门根据采购方式和采购需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。6.发布采购信息：采购执行部门通过单位内部网站、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。7.供应商报名与资格审查：潜在供应商报名参加采购活动，采购执行部门对供应商进行资格审查。8.采购评审：采购执行部门组织相关人员对供应商的投标文件、谈判文件、询价文件等进行评审，确定中标供应商或成交供应商。9.采购合同签订：采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。10.采购验收：采购项目完成后，使用部门组织相关人员对采购产品或服务进行验收，验收合格后办理结算手续。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应当在中标通知书发出之日起规定时间内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订前，应当由单位法律顾问或相关法律专业人员对合同条款进行审核，确保合同合法合规。（二）合同履行1.采购执行部门应当按照采购合同约定，及时向供应商支付货款，并督促供应商按照合同约定履行义务。2.供应商应当按照采购合同约定，按时、按质、按量提供产品或服务，并提供相关的发票、运输单据、验收报告等资料。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，采购执行部门应当及时与供应商协商解决，协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决问题。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购执行部门应当与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行的，采购执行部门应当及时与供应商协商终止合同，并按照合同约定办理相关手续。3.采购合同终止后，采购执行部门应当对合同履行情况进行总结和评价，分析存在的问题，提出改进措施。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，使用部门应当组织相关人员对采购产品或服务进行验收。2.验收人员应当包括使用部门负责人、技术人员、质量管理人员等，必要时可以邀请外部专家参与验收。（二）验收标准1.验收标准应当以采购合同约定的技术要求、质量标准等为依据。2.对于货物采购，验收内容包括货物的数量、规格、型号、外观、质量等；对于工程采购，验收内容包括工程的质量、进度、安全等；对于服务采购，验收内容包括服务的内容、质量、效果等。（三）验收程序1.验收人员应当按照验收标准对采购产品或服务进行检查、测试、评估等，填写验收报告。2.验收报告应当包括采购项目名称、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收合格，使用部门应当在验收报告上签字盖章，并办理结算手续；如验收不合格，使用部门应当及时通知采购执行部门，采购执行部门应当与供应商协商解决问题，要求供应商限期整改或承担违约责任。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应当定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量问题、采购价格波动风险、采购合同纠纷等。2.风险评估应当采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，采购执行部门应当制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理降低供应商违约风险、严格采购验收控制采购质量问题、建立价格预警机制应对采购价格波动风险、加强合同管理防范采购合同纠纷等。2.采购执行部门应当定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.采购执行部门应当建立风险监控机制，定期对采购活动进行风险监控，及时发现风险变化情况。2.采购执行部门应当设置风险预警指标，如采购进度偏差率、采购成本超支率、供应商违约次数等，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。十、采购信息管理（一）信息收集1.采购执行部门应当收集与采购活动相关的数据和信息，包括采购需求、供应商信息、采购文件、采购合同、采购验收报告等。2.信息收集应当及时、准确、完整，确保采购信息的真实性和可靠性。（二）信息整理与分析1.采购执行部门应当对收集到的采购信息进行整理和分析，建立采购信息数据库，为采购决策提供支持。2.信息分析应当采用科学的方法和工具，如数据分析、统计分析、趋势分析等，挖掘采购信息中的潜在价值，发现采购活动中的问题和规律。（三）信息共享与利用1.采购执行部门应当建立采购信息共享平台，实现采购信息在单位内部各部门之间的共享和利用。2.各部门可以根据工作需要，查询和使用采购信息，提高工作效率和决策科学性。同时，采购执行部门应当加强对采购信息的安全管理，防止信息泄露。十一、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.审计部门应当建立审计档案，对审计发现的问题进行记录和跟踪，督促相关部门整改落实。（二）外部监督1.单位应当接受财政、监察、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。