往来账内控制度

PAGE往来账内控制度一、总则（一）制定目的为加强公司往来账管理，规范往来账核算流程，确保公司财务信息的准确性、完整性和及时性，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间发生的各类往来账业务。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家相关法律法规和财务制度制定。二、往来账业务流程（一）业务发生1.公司各部门在开展业务活动过程中，涉及与外部单位或个人发生往来交易时，应签订合法有效的经济合同或协议。合同或协议中应明确双方的权利义务、交易内容、金额、结算方式、结算期限等关键条款。2.业务部门应及时将合同或协议副本提交给财务部门备案，作为财务核算和监督的依据。（二）账务记录1.财务部门收到业务部门提交的合同或协议副本后，应根据业务性质和会计核算要求，及时进行账务处理。对于涉及往来账的业务，应按照以下原则进行记账：应收账款：核算公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应付账款：核算公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。其他应收款：核算公司除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，如备用金、应收的各种赔款、罚款等。其他应付款：核算公司除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金等。2.在记账过程中，财务人员应确保会计凭证的编制准确无误，摘要清晰明了，能够准确反映业务内容。同时，应按照规定的会计科目和核算方法进行记账，不得随意变更。（三）款项结算1.往来账款项的结算应严格按照合同或协议约定的结算方式和结算期限进行。业务部门应及时跟踪款项的收付情况，并将相关信息反馈给财务部门。2.对于应收账款的回收，业务部门应负责与客户沟通协调，督促客户按时付款。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收回的款项，应及时发出催款通知，并采取相应的催收措施。3.对于应付账款的支付，业务部门应在付款期限前提交付款申请，经相关审批流程后，财务部门按照规定进行付款操作。付款申请应包括付款金额、付款对象、付款事由、付款方式等详细信息。4.在款项结算过程中，财务人员应认真核对收款或付款凭证，确保款项收付的准确性和合规性。同时，应及时登记银行存款日记账和往来账明细账，做到日清月结。（四）对账与清理1.财务部门应定期与往来单位进行对账，确保双方账目一致。对账周期一般为每月或每季度，具体由财务部门根据实际情况确定。2.对账内容包括往来账的发生额、余额、结算方式、结算期限等。对账过程中发现的差异，应及时查明原因，并进行调整。3.对于长期挂账的往来账项，财务部门应定期进行清理。清理工作应按照以下步骤进行：核实情况：对长期挂账的往来账项进行逐一核实，查明原因，确定是否存在争议或纠纷。提出处理建议：根据核实情况，财务部门应提出相应的处理建议，如继续催收、核销坏账、调整账务等。审批执行：处理建议经相关领导审批后，财务部门按照审批意见进行执行。对于核销坏账的往来账项，应按照公司规定的坏账核销程序进行处理。三、往来账内部控制要点（一）岗位分工与职责分离1.公司应建立健全往来账岗位责任制，明确各岗位的职责和权限。往来账业务涉及的岗位包括业务经办、会计核算、审核监督、款项收付等。2.业务经办人员负责往来业务的具体操作，如签订合同协议、提交付款申请等。会计核算人员负责往来账的账务处理和记录。审核监督人员负责对往来账业务进行审核和监督，确保业务的真实性、合法性和准确性。款项收付人员负责往来账款项的实际收付操作。3.各岗位之间应相互分离、相互制约，避免因职责不清或权力过度集中而导致的财务风险。例如，业务经办人员不得兼任会计核算和款项收付工作；会计核算人员不得兼任审核监督工作等。（二）授权审批制度1.公司应建立往来账授权审批制度，明确各类往来账业务的审批流程和审批权限。审批流程应包括业务部门申请、财务部门审核、相关领导审批等环节。2.对于重大往来账业务，如金额较大的销售合同、大额的采购付款等，应实行集体决策审批制度。审批人员应根据公司的财务状况、经营目标和风险承受能力等因素，对往来账业务进行审慎审批。3.未经授权审批的往来账业务不得办理。审批人员应在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。对于审批通过的往来账业务，应在相关文件上签署审批意见，并留存审批记录。（三）凭证与记录控制1.公司应加强往来账凭证与记录的管理，确保凭证的真实性、完整性和合法性。往来账凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证应具备合法有效的发票、收据、合同协议等；记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，内容完整、摘要清晰、会计科目使用正确。2.财务部门应按照规定的会计档案管理办法，对往来账凭证和记录进行妥善保管。保管期限应符合国家法律法规和公司制度的要求。同时，应建立往来账凭证和记录的查阅、借阅制度，严格控制查阅和借阅范围，确保凭证和记录的安全。3.公司应定期对往来账凭证和记录进行内部审计和检查，及时发现和纠正存在的问题。内部审计和检查工作应包括凭证的真实性、完整性、合法性检查，账务处理的准确性检查，往来账余额的核对等。（四）监督与检查1.公司应建立往来账监督检查机制，定期对往来账业务进行监督和检查。监督检查工作应由财务部门牵头，会同内部审计部门等相关部门共同进行。2.监督检查内容包括往来账业务流程的执行情况、内部控制制度的落实情况、往来账余额的真实性和准确性等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司应根据监督检查结果，对往来账内部控制制度进行评估和完善。对于存在的薄弱环节和风险点，应及时采取措施加以改进，确保往来账内部控制制度的有效性和适应性。四、往来账风险防范措施（一）信用风险管理1.在与外部单位或个人发生往来交易前，公司应进行充分的信用调查和评估。信用调查内容包括对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等基本信息，以及对方的财务状况、经营业绩、信用记录等信用状况。2.根据信用调查结果，公司应建立客户信用档案，对客户进行信用评级。信用评级应根据客户的信用状况、经营规模、交易频率等因素进行综合评估。对于信用等级较高的客户，可以给予一定的信用额度和结算优惠；对于信用等级较低或存在信用风险的客户，应采取谨慎的交易策略，如要求提供担保、缩短结算期限等。3.公司应定期对客户信用状况进行跟踪和评估，及时调整客户信用等级和信用额度。对于信用状况恶化的客户，应及时采取措施，如停止供货、催收欠款等，防范信用风险。（二）合同风险管理1.在签订往来交易合同或协议时，公司应严格审查合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。合同条款应明确双方的权利义务、交易内容、金额、结算方式、结算期限、违约责任等关键条款。2.对于涉及重大金额或复杂交易的合同，公司应组织相关部门进行会审，充分听取法律、财务、业务等方面的意见和建议。会审通过的合同应报经公司领导审批后签订。3.在合同履行过程中，公司应严格按照合同约定履行义务，同时密切关注对方的履行情况。如发现对方存在违约行为，应及时采取措施，如发出书面通知、追究违约责任等，维护公司的合法权益。（三）内部审计与监督1.公司应加强内部审计工作，定期对往来账业务进行审计监督。内部审计内容包括往来账业务流程的合规性、内部控制制度的执行情况、往来账余额的真实性和准确性等。2.内部审计部门应制定详细的审计计划，明确审计目标、审计范围、审计方法和审计时间等。审计人员应具备专业的财务知识和审计技能，严格按照审计程序进行审