中学采购内控制度

PAGE中学采购内控制度一、总则（一）目的为了加强中学采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保中学各项采购活动合法、合规、有序进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中学范围内所有采购活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、后勤物资采购、基建工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.职责分离原则：明确采购业务各环节的职责分工，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。5.风险防控原则：对采购过程中的各类风险进行识别、评估和防控，确保采购活动安全可靠。二、采购组织与职责（一）采购决策机构中学设立采购领导小组，由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购活动进行财务监督和核算。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等，对发现的问题提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据学校教学、科研、管理等工作的需要，结合学校财务状况和发展规划，会同需求部门编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照学校预算管理要求进行审核和审批。3.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。（二）预算执行与监控1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金使用合理、合规。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.采购部门应定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，接受采购领导小组的监督和检查。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、预计采购金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交至采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额等。如采购申请不符合要求，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.采购部门将审核通过的采购申请提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购申请的性质、金额等因素，按照学校相关规定进行审批。2.对于重大采购项目或金额较大的采购项目，采购领导小组应组织相关部门和专家进行论证和评审，确保采购决策的科学性和合理性。3.经采购领导小组审批通过的采购申请，由采购部门下达《采购任务书》，明确采购项目的具体要求、采购方式、时间进度等内容。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购方式的选择应符合相关法律法规和学校规定，并按照规定的程序进行审批。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行资格审查和评价。根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的供应商，应进行严格的资格审查，确保其具备良好的信誉、资质和供应能力。与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购过程控制采购人员应按照《采购任务书》和《采购合同》的要求，与供应商保持密切沟通，跟踪采购进度，确保采购项目按时、按质、按量完成。在采购过程中，如发现供应商存在违约行为或采购项目出现问题，采购人员应及时采取措施进行处理，并向采购部门负责人报告。采购部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中的相关文件、资料进行整理、归档和保管，包括采购申请表、采购任务书、采购合同、供应商报价文件、验收报告等，以备查阅和审计。（四）验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、使用部门等相关人员对采购物品或服务进行验收。验收人员应根据《采购合同》和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行逐一核对，确保验收结果符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。《验收报告》应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格为止。如因供应商原因给学校造成损失的，采购部门应按照《采购合同》的约定追究供应商的违约责任。（五）付款1.财务部门应根据《采购合同》和《验收报告》，对采购款项进行审核。审核内容包括采购项目是否完成、验收是否合格、发票是否合规等。2.审核通过后，财务部门按照《采购合同》约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。付款时，应确保付款凭证与采购合同、发票等相关资料一致。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款进度进行支付，并做好相关记录。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门应评估其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动导致采购成本增加。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利得采购价格和条件。2.供应商风险应对加强对供应商的资格审查和管理，定期对供应商进行评价和考核，确保供应商具备良好的信誉和供应能力。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，对供应商的违约责任进行明确约定，以降低供应商违约风险。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时更换备用供应商，保证采购活动的顺利进行。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收要求，加强对采购物品或服务的质量检验和验收，确保采购物品或服务符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的采购物品或服务，及时要求供应商进行处理。4.合同风险应对加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、明确、完整，避免合同纠纷。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，对合同执行过程中出现的问题及时进行协调和解决。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，避免因付款不及时导致供应商不满或产生纠纷。加强对采购款项支付的审核和监督，确保付款凭证真实、合法、有效，防止资金流失。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用情况等。2.审计部门在审计过程中，如发现问题应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。3.采购部门应定期向学校领导班子报告采购工作情况，接受学校领导的监督和检查。（二）外部监