外包内控制度

PAGE外包内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司外包业务的内部控制，确保外包活动符合法律法规要求，保护公司资产安全，提高运营效率，防范外包风险，促进公司目标的实现。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外包业务的部门和项目，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。（三）外包定义本制度所称外包，是指公司将部分业务或职能委托给外部专业机构或个人进行处理的经营行为。（四）基本原则1.合法合规原则：外包业务应遵守国家法律法规和行业标准，确保公司合法经营。2.风险可控原则：识别、评估和控制外包过程中的风险，采取有效措施防范风险。3.成本效益原则：在确保外包质量的前提下，合理控制外包成本，提高经济效益。4.信息安全原则：保护公司的商业秘密和敏感信息，防止信息泄露。5.监督评价原则：建立健全监督评价机制，对外包业务进行全过程监督和评价。二、外包业务流程（一）外包需求评估1.业务部门提出需求：业务部门根据公司战略和业务发展需要，提出外包业务需求，明确外包业务的内容、范围、目标、要求等。2.相关部门审核：财务部门、法务部门、风险管理部门等相关部门对业务部门提出的外包需求进行审核，评估外包的必要性、可行性、合规性等。3.需求审批：经相关部门审核通过后，外包需求提交公司管理层审批。（二）外包商选择1.制定选择标准：根据外包业务的特点和要求，制定外包商选择标准，包括资质、信誉、业绩、技术能力、服务质量、价格等方面。2.发布招标信息：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，发布外包项目招标信息，吸引潜在外包商参与投标。3.资格预审：对参与投标的外包商进行资格预审，筛选出符合条件的外包商进入评标环节。4.评标：组织相关部门和专家对进入评标环节的外包商进行评标，综合考虑外包商的报价、技术方案、服务承诺、业绩等因素，确定中标外包商。5.合同签订：与中标外包商签订外包合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务期限、服务费用、质量标准、保密条款、违约责任等。（三）外包项目实施1.项目启动：外包商按照合同约定，组建项目团队，制定项目计划，明确项目目标、任务、进度、质量要求等，并提交公司审核。2.项目执行：外包商按照项目计划组织实施外包项目，公司相关部门对项目实施过程进行监督和检查，及时发现和解决问题。3.项目变更：如因不可抗力或其他原因需要变更外包项目内容、范围、期限等，外包商应及时通知公司，并按照合同约定的程序进行变更审批。（四）外包项目验收1.验收申请：外包项目完成后，外包商向公司提交验收申请，提交项目成果报告、测试报告、质量保证报告等相关资料。2.验收组织：公司组织相关部门和专家组成验收小组，对外包项目进行验收。3.验收标准：验收小组按照合同约定的验收标准对外包项目进行验收，出具验收报告。4.验收结果处理：如验收合格，公司按照合同约定支付外包费用；如验收不合格，外包商应按照合同约定进行整改，直至验收合格。（五）外包项目后续管理1.服务评价：公司定期对外包商的服务质量进行评价，评价结果作为外包商后续合作的重要依据。2.合同续签：根据外包商的服务评价结果和公司业务发展需要，决定是否与外包商续签合同。3.资料归档：对外包项目相关资料进行归档保存，以备查阅和审计。三、内部控制要点（一）风险评估与应对1.风险识别：识别外包业务可能面临的风险，包括但不限于市场风险、信用风险、操作风险、信息安全风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。3.风险应对：根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（二）合同管理1.合同起草：由法务部门或专业律师起草外包合同，确保合同条款合法合规、明确具体、权利义务对等。2.合同审核：财务部门、风险管理部门等相关部门对合同进行审核，重点审核合同的财务条款、风险条款、保密条款等。3.合同签订：经相关部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签订外包合同。4.合同执行：合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，公司相关部门对合同执行情况进行监督和检查。5.合同变更与终止：如因不可抗力或其他原因需要变更或终止合同，双方应按照合同约定的程序进行协商和处理，并签订相关协议。（三）信息安全管理1.信息安全策略制定：制定外包业务信息安全策略，明确信息安全目标、原则、措施等。2.信息安全培训：对外包商的人员进行信息安全培训，提高其信息安全意识和技能。3.信息安全监督：对外包商的信息安全管理情况进行监督和检查，确保其遵守公司的信息安全规定。4.信息安全审计：定期对外包业务进行信息安全审计，发现和解决信息安全问题。（四）监督与评价1.内部审计：定期对外包业务进行内部审计，检查外包业务的内部控制制度执行情况，发现和纠正存在的问题。2.风险管理部门监督：风险管理部门对外包业务的风险状况进行实时监控，及时发现和预警风险。3.服务评价：定期对外包商的服务质量进行评价，评价结果作为外包商后续合作的重要依据。四、信息披露与沟通（一）信息披露1.定期报告：公司定期向外包商提供业务需求、质量标准、服务评价等相关信息，确保外包商了解公司的要求和期望。2.重大事项报告：如发生重大事项，公司应及时向外包商通报，确保外包商能够及时调整业务策略。（二）沟通机制1.建立沟通渠道：建立公司与外包商之间的沟通渠道，包括定期会议、电话、邮件、即时通讯工具等，确保双方能够及时沟