政协政府采购内控制度

PAGE政协政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强政协政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合政协实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关及所属各部门、单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护各参与方的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：提高采购资金使用效益，实现物有所值。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、单位应根据工作需要和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等详细信息，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购预算编制应遵循零基预算、综合预算的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审核1.财务部门负责对各部门、单位报送的政府采购预算进行审核。2.审核内容包括预算的合规性、合理性、准确性等方面，重点审核采购项目是否符合相关政策规定、采购需求是否合理、预算金额是否准确等。3.对于审核中发现的问题，财务部门应及时与相关部门、单位沟通，要求其进行调整和完善。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整或变更。2.如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序办理审批手续。3.采购部门应加强对预算执行情况的跟踪和监控，确保采购项目按时、按质、按量完成。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购部门应在采购项目实施前，开展需求调研工作。2.需求调研应深入了解采购项目的背景、目的、功能、技术要求等方面的情况，广泛征求使用部门、专家等相关方的意见和建议。3.通过需求调研，明确采购项目的具体需求，为编制采购文件提供依据。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性较强的采购项目，应组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应重点对采购项目的技术方案、技术参数、功能要求等进行评估和论证，确保采购需求的合理性和可行性。3.需求论证报告应作为采购文件的重要组成部分。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，应按照规定的程序办理审批手续。2.需求变更应经过充分的论证和评估，确保变更后的需求符合项目实际需要，且不会对采购项目的质量、进度、成本等方面产生不利影响。3.采购部门应及时将需求变更情况通知相关部门和供应商，并对采购文件进行相应的调整。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标过程应严格遵循相关法律法规和招标文件的要求，确保公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合邀请招标条件的采购项目，经批准后可采用邀请招标方式进行采购。2.邀请招标应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标过程应严格按照规定的程序进行，确保采购活动的合法性和公正性。（三）竞争性谈判1.符合竞争性谈判条件的采购项目，经批准后可采用竞争性谈判方式进行采购。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判。3.谈判过程应严格按照规定的程序进行，确保谈判结果的公平、公正。（四）单一来源采购1.符合单一来源采购条件的采购项目，经批准后可采用单一来源采购方式进行采购。2.单一来源采购应成立采购小组，与供应商就采购项目的价格、质量等方面进行协商。3.单一来源采购过程应严格按照规定的程序进行，确保采购活动的合法性和合理性。（五）询价1.符合询价条件的采购项目，经批准后可采用询价方式进行采购。2.询价应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价过程应严格按照规定的程序进行，确保询价结果的公平、公正。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。3.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等关键信息，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）谈判文件编制1.竞争性谈判项目应编制谈判文件。2.谈判文件应包括谈判邀请函、谈判须知、谈判内容及要求、合同条款及格式、响应文件格式等内容。3.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和规则。（三）询价文件编制1.询价项目应编制询价文件。2.询价文件应包括询价通知书、报价表、技术规格、合同条款及格式等内容。3.询价文件应明确询价的范围、要求和报价方式等。（四）单一来源采购文件编制1.单一来源采购项目应编制单一来源采购文件。2.单一来源采购文件应包括单一来源采购邀请函、采购内容及要求、合同条款及格式、响应文件格式等内容。3.单一来源采购文件应说明采用单一来源采购方式的理由和依据。（五）采购文件审核1.采购部门应将编制好的采购文件提交给相关部门进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。3.对于审核中发现的问题，采购部门应及时进行修改和完善。六、采购活动组织（一）招标公告发布1.公开招标项目应按照规定在指定的媒体上发布招标公告。2.招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等信息。3.招标公告应确保信息准确、完整、清晰，便于潜在供应商获取。（二）投标报名及文件获取1.潜在供应商应按照招标公告的要求进行投标报名，并获取招标文件。2.采购部门应及时对投标报名情况进行审核，确认供应商的资格条件。3.对于符合资格条件的供应商，采购部门应提供招标文件，并告知其相关注意事项。（三）开标、评标、定标1.采购部门应按照规定的时间和地点组织开标、评标、定标活动。2.开标过程应公开、透明，唱标、记录等环节应严格按照规定进行。3.评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，评标委员会应按照评标办法对投标文件进行评审。4.定标应根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。（四）谈判、询价、单一来源采购活动组织1.竞争性谈判、询价、单一来源采购活动应按照相应的程序和规则进行组织。2.采购部门应成立谈判小组、询价小组或采购小组，与供应商进行谈判、询价或协商。3.谈判、询价、单一来源采购活动应确保过程合法、公正，结果公平、合理。七、合同签订与履行（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应按照招标文件、谈判文件、询价文件等采购文件的要求签订，明确双方的权利和义务。3.合同签订前，采购部门应将合同文本提交给相关部门进行审核，确保合同的合法性、合规性。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量等要求提供货物、工程或服务。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，双方应按照合同约定或相关法律法规的规定办理终止手续。3.合同变更或终止后，采购部门应及时调整采购预算和相关记录。八、验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购部门应组织成立验收小组，制定验收方案。2.验收小组应由使用部门、采购部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与。3.验收方案应明确验收的标准、程序、方法等内容。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案对采购项目进行验收。2.验收过程应包括对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，对工程的质量、进度、安全等进行评估，对服务的内容、标准、效果等进行评价。3.验收小组应认真填写验收报告，如实记录验收情况。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告。2.验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改，整改后再次进行验收。3.如供应商拒绝整改或整改后仍不合格的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、监督检查（一）内部监督1.政协机关应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的监督检查。2.内部监督部门应定期对政府采购项目的预算编制、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与履行、验收管理等环节进行监督检查。3.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和单位进行整改。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。2.政协机关应积极配合外部监督部门的工作，如实提供相关资料和信息。3.对于外部监督部门提出的意见和建议，应认真落实，及时整改。十、责任追究（一）违规行为界定1.明确在政府采购活动中可能出现的违规行为，如违反采购程序、违规操作、收受回扣、串通投标等。2.对违规行为的界定应具体、清晰，便于在实际工作中进行判断和认定。（二）责任追究方式1.对于在政府采购活动中出现违规行为的单位和个人，应根据情节轻重，给予相应