镇政府采购内控制度

PAGE镇政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强我镇政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合我镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇行政机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足采购需求的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。3.公开透明原则：采购活动应公开透明，接受社会监督，确保采购过程公平公正。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。5.诚实守信原则：采购人、供应商和采购代理机构等各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、组织与职责（一）政府采购领导小组成立镇政府采购领导小组，由镇长担任组长，分管财政工作的副镇长担任副组长，财政所、纪检监察室、相关采购业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调全镇政府采购工作，研究决定重大采购事项，监督采购活动的执行情况。（二）财政所职责1.负责制定和完善政府采购内控制度，并组织实施。2.审核采购预算，下达采购计划，对采购资金进行管理和监督。3.参与采购项目的采购文件审核、采购过程监督和采购合同备案等工作。4.负责采购信息的统计和分析，定期向上级财政部门报送政府采购情况。（三）纪检监察室职责1.对政府采购活动进行全程监督，受理有关政府采购的投诉和举报。2.查处政府采购活动中的违法违纪行为，维护政府采购秩序。（四）采购业务部门职责1.根据工作需要，提出采购需求，编制采购预算和采购计划。2.负责采购项目的前期调研、市场询价、采购文件编制等工作。3.组织采购项目的开标、评标、谈判等采购活动，签订采购合同，并负责合同的执行和验收。4.建立采购项目档案，妥善保管采购过程中的各类文件和资料。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和工作实际需要，科学合理地编制采购预算。采购预算应细化到具体项目和品目，明确采购数量、规格、金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，不得编制无资金来源或超预算的采购计划。（二）采购计划申报1.采购人应根据批准的采购预算，在规定时间内申报采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购预算金额、采购方式、采购时间等信息。2.财政所对采购人申报的采购计划进行审核后，下达采购计划批复。采购人应严格按照采购计划批复组织实施采购活动，不得擅自变更采购内容、采购方式和采购金额等。（三）采购计划调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购计划的，采购人应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，并报财政所审核。2.财政所根据实际情况进行审核，如确需调整的，下达采购计划调整批复。采购人应按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物、工程和服务，达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应在财政部门指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.采购人应按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购时，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务的质量、价格、售后服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应在省级以上财政部门指定媒体上公示拟采购项目的名称、采购内容、预算金额、单一来源采购原因及拟成交供应商等信息，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人方可与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购时，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购程序管理（一）采购项目实施前准备1.采购业务部门应在采购项目实施前，对采购项目进行充分的市场调研，了解采购项目的技术参数、市场价格、供应商情况等信息，为采购文件编制提供依据。2.采购业务部门应根据市场调研情况，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保采购活动的公平公正。（二）采购文件发布1.采购人应按照规定的采购方式，在财政部门指定媒体上发布采购文件。采购文件发布时间应符合法律法规规定，确保供应商有足够的时间准备投标文件。2.采购人应在采购文件中明确采购项目的投标截止时间、开标时间及地点等信息，并告知供应商应遵守的相关规定。（三）投标与开标1.供应商应按照采购文件要求编制投标文件，并在投标截止时间前将投标文件送达指定地点。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。2.采购人应按照规定的时间和地点组织开标活动。开标时，采购人应邀请所有投标人参加，并当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容及其他需要宣布的事项。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。（四）评标与定标1.采购人应按照采购文件规定的评标标准组织评标活动。评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会由采购人代表和有关专家组成，成员人数为五人以上的单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购人应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（五）采购合同签订与履行1.中标供应商确定后，采购人应在规定时间内与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规和采购文件要求，确保双方权利义务明确。2.采购人应按照采购合同约定，及时支付采购资金。中标供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务，并负责安装调试、培训等售后服务工作。3.在采购合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购人应按照法律法规和采购合同约定办理相关手续，并及时通知财政所。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括采购人代表、技术专家、质量检验人员等。验收人员应按照采购合同约定和相关标准对采购项目的质量、数量、规格等进行验收，并出具验收报告。2.验收合格的采购项目，采购人应按照采购合同约定支付采购资金。验收不合格的采购项目，采购人应要求中标供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。如中标供应商未能按时整改或重新提供的，采购人有权扣除相应的采购资金，并追究中标供应商的违约责任。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立政府采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购预算编制、采购方式选择、采购文件编制、采购过程执行、采购合同签订与履行、采购验收等各个环节。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据，并定期进行更新。（二）风险应对措施1.预算风险应对：加强采购预算编制的科学性和准确性，严格审核采购预算，避免出现无资金来源或超预算采购的情况。同时，建立预算执行监控机制，及时发现和纠正预算执行偏差。2.采购方式风险应对：严格按照法律法规规定的采购方式选择采购方式，不得擅自改变采购方式。对于采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等非公开招标方式的采购项目，应严格履行审批程序，并在采购文件中充分说明采用该采购方式的理由和依据。3.采购文件风险应对：加强采购文件编制的审核把关，确保采购文件符合法律法规和行业标准要求，避免出现采购文件漏洞或歧义。同时，在采购文件中明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购活动的公平公正。4.采购过程风险应对：加强采购过程的监督管理，确保采购活动按照采购文件规定的程序和要求进行。对于开标、评标、谈判等采购环节，应严格执行现场监督制度，确保采购过程公开透明。同时，建立采购活动记录制度，对采购过程中的各类文件和资料进行妥善保管。5.采购合同风险应对：加强采购合同签订与履行的管理，确保采购合同符合法律法规和采购文件要求，明确双方权利义务。在采购合同签订前，应对合同条款进行审核，避免出现合同漏洞或歧义。同时，建立采购合同执行监控机制，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。6.采购验收风险应对：加强采购验收管理，确保采购项目符合采购合同约定和相关标准要求。在采购验收过程中，应严格按照验收程序和标准进行验收，出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，应及时要求中标供应商整改或重新提供货物、工程和服务。（三）风险监督与改进1.建立政府采购风险监督机制，定期对采购活动中的风险应对措施执行情况进行监督检查。监督检查应包括采购预算执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、采购过程执行情况、采购合同签订与履行情况、采购验收情况等各个方面。2.根据风险监督检查结果，及时发现风险应对措施中存在的问题和不足，并采取有效措施进行改进。同时，对风险应对措施的执行效果进行评估，总结经验教训，不断完善政府采购内控制度。七、信息与档案管理（一）采购信息管理1.建立政府采购信息发布平台，及时发布采购项目信息、采购政策法规、采购中标成交信息等内容。采购信息发布应遵循公开透明、及时准确的原则，确保社会公众能够及时获取相关信息。2.采购人应按照规定的时间和方式，在政府采购信息发布平台上发布采购项目的招标公告、中标通知书、采购合同等信息。同时，应建立采购信息档案，妥善保管采购信息发布的相关文件和资料。（二）采购档案管理1.采购人应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等内容。2.采购档案的保管期限应按照法律法规规定执行，一般不得少于十五年。采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。同时，应建立采购档案查阅制度，严格控制采购档案的查阅范围和程序。八、监督与检查（一）内部监督1.财政所、纪检监察室等部门应加强对政府采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查和审计。内部监督应包括采购预算执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、采购过程执行情况、采购合同签订与履行情况、采购验收情况等各个方面。2.对于内部监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，