集团公司采购内控制度

PAGE集团公司采购内控制度一、总则（一）目的本采购内控制度旨在规范集团公司采购活动，加强采购管理，防范采购风险，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障集团公司利益，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置，降低采购总成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争规则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，公正对待每一个供应商，维护市场正常秩序。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，明确各部门职责权限，规范采购流程，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购交易的真实性、可靠性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团公司设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心职责如下：1.贯彻执行采购内控制度和相关法律法规。2.根据集团公司需求，编制采购计划，组织采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.建立采购档案，保管采购相关资料。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商技术交流等工作，对采购项目的质量、性能等进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督检查，审查采购项目的合规性、真实性、效益性等，对发现的问题提出整改意见。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展需要，结合库存情况，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。2.对于紧急采购需求，需求部门应及时与采购中心沟通，说明紧急原因和需求情况，采购中心应优先安排处理。（二）采购计划编制采购中心根据需求部门提出的采购需求，结合市场供应情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等内容。采购计划经采购中心负责人审核后，报集团公司相关领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购中心通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估与选择：采购中心定期对供应商进行评估，评估指标包括交货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理。在选择供应商时，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商，确保选择的供应商具备良好的合作条件和能力。3.供应商管理：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评标，选择中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和条件。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，让其报价，根据报价情况确定成交供应商。2.采购文件编制：根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标、询价等）、采购需求说明书、投标（报价）文件格式、评标（评审）标准等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的公平性和规范性。3.采购活动组织：按照采购文件规定的程序和要求，组织采购活动。对于招标采购项目，应成立评标委员会，负责对投标文件进行评审，确定中标候选人。对于其他采购方式，应组建评审小组，对供应商的报价、方案等进行评审，确定成交供应商。在采购活动过程中，应做好记录，包括采购文件、投标（报价）文件、评审记录、谈判记录等，确保采购过程可追溯。（五）采购合同签订1.采购中心根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规要求，内容完整、条款清晰、责任明确。2.采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性，采购价格的合理性，付款方式的安全性等。经审核通过后，由授权代表签订采购合同。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购需求说明书的要求进行验收。验收内容包括采购物资或服务的数量、质量、规格型号、性能等方面。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收内容、验收结果、验收人员签字等信息。验收报告作为采购付款的重要依据。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供货物或服务。如供应商未能按照要求整改或重新提供，应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、验收结果、付款金额等。审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于预付款项，财务部门应严格审核预付款申请，确保预付款的合理性和安全性。在支付预付款后，应跟踪采购项目进展情况，确保预付款的合理使用。3.对于货到付款或验收合格后付款的项目，财务部门应在收到验收报告后及时办理付款手续。对于分期付款的项目，应按照合同约定的分期时间和金额进行付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合规风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险的采购项目，应制定针对性的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约能力。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商可能出现的违约迹象，采取相应措施。2.采购价格波动风险应对：关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息。对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式降低价格波动风险。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的检验和验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。定期对供应商的产品质量进行抽检，对于质量不合格的供应商，及时采取整改或淘汰措施。4.合规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。建立采购合规审查机制，对采购项目的合法性、合规性进行审查。定期开展内部审计和监督检查，及时发现和纠正采购活动中的违规行为。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购中心应建立健全内部监督机制，加强对采购各环节的自我监督和管理。定期对采购计划执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应按照职责分工，对采购活动进行监督。需求部门负责对采购物资或服务的质量、性能等进行监督；财务部门负责对采购资金的支付和使用进行监督；审计部门负责对采购活动的合规性、真实性、效益性等进行审计监督。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购项目的立项审批、采购方式选择、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购付款等环节。2.审计部门应采用查阅资料、实地走访、问卷调查等方式进行审计，对审计发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。对于违规行为，应按照公司规定追究相关人员的责任。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购中心应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。通过多种方式获取信息，如网络搜索、行业协会交流、供应商反馈等。（二）采购信息整理与分析对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考