财务入账发票内控制度

PAGE财务入账发票内控制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务入账发票管理流程，确保公司财务信息的真实性、准确性和完整性，有效防范财务风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及财务入账发票的相关经济业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：财务入账发票的取得、使用和管理必须符合国家法律法规及税收政策的规定。2.真实性原则：发票所反映的经济业务必须真实发生，内容与实际交易相符。3.完整性原则：发票应具备的各项要素齐全，不得遗漏或涂改。4.及时性原则：应及时取得发票，并在规定时间内进行财务入账处理。5.责任明确原则：明确各部门及人员在发票管理中的职责，确保发票管理工作有序进行。二、发票管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善财务入账发票内控制度，并监督制度的执行情况。2.审核发票的合法性、真实性、完整性和准确性，对不符合规定的发票不予入账。3.负责发票的登记、保管和归档工作，定期对发票进行盘点核对。4.协助相关部门办理发票的开具、取得、认证等事宜，并提供财务方面的指导和支持。（二）采购部门1.负责采购业务中发票的取得工作，确保取得的发票符合规定要求。2.在采购合同中明确发票相关条款，如发票类型、开具时间、送达方式等。3.对取得的发票进行初步审核，检查发票内容与采购业务是否相符，及时将发票传递给财务部门。（三）销售部门1.负责销售业务中发票的开具工作，按照规定及时、准确地开具发票。2.对开具发票的内容进行审核，确保发票信息与销售业务一致。3.妥善保管发票存根联及相关开票记录，以备查验。（四）其他部门1.各部门在开展经济业务活动时，应按照规定取得合法有效的发票，并及时交予财务部门。2.配合财务部门做好发票管理相关工作，如提供业务证明材料等。三、发票的取得（一）一般规定1.在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应向收款方取得发票。取得的发票必须是由税务机关统一印制、套印全国统一发票监制章的发票。2.发票应具备以下基本内容：发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。3.发票上应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与开票单位名称一致。（二）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的小额支出（如零星办公用品采购等），应取得对方开具的收款收据，并注明支出项目、金额、日期等信息，由经办人员、部门负责人签字确认后，方可作为财务入账依据，但此类支出在一个会计年度内累计金额不得超过规定限额（具体限额由公司根据实际情况确定）。2.从境外购进货物或者劳务发生的支出，以对方开具的发票或者具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证作为税前扣除凭证。（三）取得发票的时间要求1.采购业务应在交易完成后及时取得发票。对于货到票未到的情况，采购部门应及时催促供应商开具发票，并在规定时间内将发票交至财务部门。2.销售业务应在确认收入时及时开具发票。对于先开具发票后发货的情况，应做好相关记录，确保发货与开票信息一致。四、发票的开具（一）开票流程1.销售部门收到客户订单及相关信息后，核对无误后开具发票申请单，注明客户名称、开票金额、开票内容等。2.发票申请单经销售部门负责人审核签字后，传递至财务部门。3.财务部门根据发票申请单及相关业务资料，审核开票信息的准确性，确认无误后开具发票。4.发票开具完成后，应加盖发票专用章，并按照规定的方式将发票送达客户。（二）发票开具的要求1.应按照实际销售情况如实开具发票，不得虚开发票或开具与实际交易不符的发票。2.发票开具的内容应清晰、准确，不得涂改、挖补。如发生开票错误，应及时作废原发票，并重新开具正确的发票。3.对于增值税专用发票的开具，应严格按照增值税发票管理规定执行，确保发票信息的准确无误，包括纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。（三）发票作废与红冲1.当月开具的发票发现有误的，可即时作废。作废发票应全联次留存，并注明“作废”字样。2.跨月或已抄报税的发票不得作废，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应开具红字发票。开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定进行操作。五、发票的审核（一）财务部门审核要点1.合法性审核：检查发票是否由税务机关统一监制，发票的来源是否合法，是否存在假发票等情况。2.真实性审核：核对发票所反映的经济业务是否真实发生，与公司的业务记录是否相符，包括交易时间、地点、内容、金额等。3.完整性审核：审查发票的各项要素是否齐全，如发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。4.准确性审核：检查发票上的数字计算是否准确，大小写金额是否一致，税率和税额计算是否正确等。（二）审核流程1.财务部门收到发票后，首先由经办会计进行初步审核，填写发票审核记录表，记录审核情况。2.对于金额较大或存在疑问的发票，应提交财务主管进行复核。财务主管根据审核要点进行详细审查，并提出审核意见。3.审核通过的发票方可进行财务入账处理；审核不通过的发票，财务部门应及时通知相关部门或人员，要求其补充或更换发票，直至符合要求为止。六、发票的传递与交接（一）传递流程1.采购部门取得发票后，应在发票背面注明业务事项、经手人等信息，并及时传递给财务部门。传递方式可采用纸质交接或通过公司内部财务管理系统进行电子传递。2.财务部门收到发票后，应在规定时间内完成审核和入账工作。如发现发票存在问题，应及时反馈给采购部门进行处理。3.销售部门开具发票后，应按照约定的方式将发票送达客户，并做好发票送达记录。同时，将发票记账联及时传递给财务部门进行入账处理。（二）交接责任1.发票传递过程中，交接双方应办理交接手续，明确交接时间、发票数量、金额等信息，并签字确认。2.对于因交接不清导致发票丢失、损坏或延误入账等问题，由交接双方承担相应责任。七、发票的保管与归档（一）保管要求1.财务部门应设立专门的发票保管岗位或指定专人负责发票的保管工作。2.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的场所，确保发票的完整性和安全性。3.对已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）归档管理1.财务部门应定期对发票进行整理归档，按照发票类别、年度、月份等进行分类存放，并建立发票档案索引，便于查询和核对。2.发票档案应包括发票原件、发票开具申请单、发票审核记录表、发票传递交接记录等相关资料。3.电子发票应进行备份存储，确保电子数据的安全性和可追溯性，并按照规定的期限进行保存。八、发票的盘点与清查（一）盘点计划1.财务部门应制定发票盘点计划，明确盘点的时间、范围、方法等。盘点时间可定期进行，如每月末或每季度末，也可根据实际情况进行不定期盘点。2.在盘点前，应通知相关部门停止发票的使用和传递，并做好准备工作。（二）盘点方法1.采用实地盘点法，对库存发票进行逐一清点，核对发票的种类、数量、号码等信息与发票登记簿记录是否一致。2.对于电子发票，应通过系统查询核对电子数据与实际发票情况是否相符。（三）清查结果处理1.盘点结束后，应编制发票盘点报告，详细记录盘点情况，包括账实相符情况、盘盈盘亏原因等。2.对于盘盈盘亏的发票，应及时查明原因，并按照规定进行处理。如属于人为原因导致的发票丢失或损坏，应追究相关人员的责任；如属于系统数据错误等原因，应及时进行调整。九、发票相关风险防范（一）税务风险1.加强对发票管理相关税收政策的学习和培训，确保公司发票管理工作符合税收法规要求，避免因发票问题导致税务处罚。2.定期对公司发票管理情况进行自查自纠，及时发现和解决潜在的税务风险问题。3.与税务机关保持良好沟通，及时了解税收政策变化，确保公司发票管理工作的合规性。（二）财务风险1.通过严格的发票审核和内部控制，防止虚假发票入账，避免财务信息失真，防范财务风险。2.加强对发票传递和保管环节的管理，防止发票丢失、损坏等情况发生，确保财务数据的完整性和准确性。（