酒店合同内控制度

PAGE酒店合同内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范酒店合同管理流程，加强合同内部控制，防范合同风险，保障酒店合法权益，提高酒店运营效率和经济效益。（二）适用范围本制度适用于酒店与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于客房预订合同、餐饮服务合同、会议场地租赁合同、物资采购合同、设备租赁合同等。（三）基本原则1.合法性原则合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保合同的有效性和合法性。2.全面性原则涵盖合同从签订前的调查、谈判，到签订、履行、变更、终止等全过程的管理，确保合同管理无死角。3.风险防范原则对合同可能存在的风险进行识别、评估和应对，采取有效措施降低风险发生的可能性及影响程度。4.动态管理原则根据合同履行情况及内外部环境变化，及时对合同进行跟踪、调整和管理，确保合同目标的实现。二、合同管理组织架构及职责（一）合同管理委员会1.组成由酒店总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责（1）审议酒店重大合同事项，包括合同的签订、变更、终止等。（2）协调解决合同管理过程中出现的重大问题。（3）对合同管理制度的执行情况进行监督和检查。（二）合同管理部门1.设立酒店设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。2.职责（1）制定和完善合同管理制度及流程。（2）参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。（3）建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档，及时更新合同信息。（4）定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。（5）负责合同纠纷的处理和协调工作，必要时参与诉讼或仲裁活动。（6）收集、整理、分析合同管理相关数据，为酒店决策提供支持。（三）合同承办部门1.各部门作为合同承办部门，负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。2.职责（1）根据业务需要，提出签订合同的申请。（2）负责合同的起草工作，确保合同条款符合本部门业务要求和酒店利益。（3）参与合同的谈判工作，与对方就合同条款进行沟通、协商，争取有利的合同条件。（4）负责合同的履行工作，按照合同约定及时、全面地履行合同义务。（5）定期向合同管理部门报告合同履行情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题。（6）协助合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。三、合同签订前管理（一）合同立项1.合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限、履行地点等基本情况，并阐述签订合同的必要性和可行性。2.《合同立项申请表》经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门对申请事项进行初步审查，重点审查合同立项的必要性、可行性以及是否符合酒店整体经营战略和业务规划。如审查通过，报合同管理委员会审批；如审查不通过，及时反馈给合同承办部门并说明理由。（二）资信调查1.在签订合同前，合同承办部门应对对方当事人的主体资格、经营范围、经营状况、信用等级等进行调查。调查方式可包括实地考察、查阅工商登记资料、查询信用信息平台、向相关机构或个人咨询等。2.合同承办部门应将调查结果形成书面报告，连同对方当事人的营业执照副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关资料一并提交给合同管理部门。合同管理部门对资信调查情况进行审核，评估对方当事人的履约能力和信用风险。如发现对方当事人存在重大信用问题或履约风险，应及时通知合同承办部门暂停签订合同，并采取相应的风险防范措施。（三）合同起草1.合同承办部门负责合同的起草工作。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同条款应符合法律法规及相关行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的内容。对于格式合同，应仔细审查格式条款是否存在免除或限制己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等不公平条款。3.合同起草过程中，合同承办部门应充分征求其他相关部门的意见，如涉及财务、法务、业务等多个领域的条款，应组织相关部门进行会审，确保合同条款全面、准确、合理，符合酒店整体利益。（四）合同审核1.合同起草完成后，合同承办部门应将合同文本及相关资料提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合法性、合规性、完整性、准确性等方面对合同进行全面审核。2.审核内容包括：（1）合同主体资格是否合法有效，对方当事人是否具有签订合同的权利能力和行为能力。（2）合同条款是否符合法律法规及相关行业标准的要求，是否存在违法违规或显失公平的条款。（3）合同内容是否完整，各项条款是否明确、具体，权利义务是否对等，是否存在重大遗漏或歧义。（4）合同的签订、履行是否存在潜在风险，风险应对措施是否合理有效。（5）合同的格式、排版是否规范，文字表述是否准确、清晰。3.合同管理部门审核后，如发现问题应及时与合同承办部门沟通，提出修改意见。合同承办部门应根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。4.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应组织法务人员进行专项审核，并征求法律顾问的意见。法律顾问应从法律专业角度对合同进行审查，提出法律风险防范建议，确保合同的合法性和有效性。（五）合同审批1.经审核通过的合同，由合同承办部门填写《合同审批表》，按照酒店内部审批流程进行审批。审批流程一般包括部门负责人审核、分管领导审批、总经理审批等环节。2.部门负责人应重点审核合同是否符合本部门业务要求，合同条款是否合理可行，合同履行计划是否明确等。分管领导应从酒店整体经营战略和业务规划的角度对合同进行审批，关注合同对酒店经营业绩、财务状况、品牌形象等方面的影响。总经理应对重大合同事项进行最终审批，综合考虑各方面因素，做出决策。3.合同审批过程中，如有审批意见不同意签订合同，合同承办部门应根据审批意见说明原因，对合同进行修改或终止合同立项申请。如审批意见同意签订合同，合同承办部门应按照审批意见办理后续签订手续。四、合同签订管理（一）合同签订授权1.酒店法定代表人是合同签订的最高授权人。在签订合同前，应明确具体的签约代表，并由法定代表人签署《授权委托书》，授权签约代表在授权范围内代表酒店签订合同。2.签约代表应具备相应的业务知识和谈判能力，熟悉合同相关法律法规和酒店合同管理制度。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容，确保签约代表在授权范围内行使权利，避免越权签订合同。（二）合同签订程序1.合同承办部门在合同审批通过后，应与对方当事人就合同条款进行再次核对确认，确保双方对合同内容达成一致意见。2.合同文本一般应一式多份，由双方当事人签字（或盖章）后生效。合同签订过程中，应注意签字（或盖章）的真实性、完整性和有效性。签字（或盖章）应清晰可辨，符合法律法规及合同约定的要求。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本提交给合同管理部门。合同管理部门应按照合同编号规则对合同进行编号，并将合同副本进行归档保存。同时，合同管理部门应将合同信息录入合同台账，建立合同管理档案，以便于查询和管理。五、合同履行管理（一）合同履行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容。合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。2.合同履行计划应提交给合同管理部门备案。合同管理部门应定期对合同履行计划的执行情况进行跟踪检查，及时发现并解决计划执行过程中出现的问题。（二）合同履行跟踪与监督1.合同承办部门负责合同的具体履行工作。在合同履行过程中，合同承办部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同执行进度、是否存在违约行为、是否需要变更合同等内容。2.合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时监控。通过定期检查、不定期抽查等方式，及时掌握合同履行动态，发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取有效措施加以解决。3.对于涉及多个部门协同履行的合同，合同管理部门应组织相关部门召开协调会议，明确各部门的职责分工，加强沟通协作，确保合同履行工作顺利进行。（三）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时提出变更申请，并填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。2.《合同变更申请表》经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门应按照合同审核流程对变更申请进行审核，重点审查变更的必要性、合理性以及对酒店利益的影响。如审核通过，报合同管理委员会审批；如审核不通过，及时反馈给合同承办部门并说明理由。3.合同变更经审批通过后，合同承办部门应与对方当事人就变更事项进行协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同管理部门应将合同变更协议副本进行归档保存，并及时更新合同台账和合同管理档案。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时办理合同终止手续。合同承办部门应填写《合同终止申请表》，说明合同终止的原因、时间等情况，并提交相关证明材料。2.《合同终止申请表》经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门应审核合同终止的合法性、合规性以及相关手续是否齐全。如审核通过，报合同管理委员会备案；如审核不通过，及时反馈给合同承办部门并说明理由。3.合同终止后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，包括合同文本、往来函件、结算凭证、验收报告等，并将资料移交合同管理部门进行归档保存。合同管理部门应在合同终止后对合同进行结案处理，更新合同台账和合同管理档案。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同履行过程的监督和管理，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。2.合同承办部门在签订合同前应充分了解对方当事人的资信状况和履约能力，在合同履行过程中应严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。3.加强对员工的合同法律法规培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，确保员工在签订和履行合同过程中能够依法依规操作，避免因操作不当引发合同纠纷。（二）纠纷处理1.当合同纠纷发生时，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。合同管理部门应会同法务人员对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方式一般包括协商、调解、仲裁、诉讼等。合同管理部门应根据纠纷的具体情况和双方当事人的意愿，选择合适的纠纷处理方式。3.在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合合同管理部门和法务人员，提供必要的协助和支持。合同管理部门应及时跟踪纠纷处理进展情况，向合同管理委员会汇报纠纷处理情况，根据需要调整纠纷处理方案。4.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应及时聘请专业律师参与处理，确保纠纷处理结果符合法律法规及酒店利益。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料提交给合同管理部门。合同管理部门应负责收集合同履行过程中产生的各类文件、资料，包括往来函件、补充协议、变更协议、结算凭证、验收报告、纠纷处理文件等。2.合同管理部门应建立合同档案收集清单，对收集到的合同档案资料进行详细登记，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、时间顺序等对收集到的合同档案资料进行整理。整理内容包括对合同文本及相关资料进行分类、编号、装订、编目等。2.合同编号应具有唯一性和系统性，便于合同的查询和管理。合同编目应包括合同名称、合同编号、签订日期、对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息，确保合同档案资料能够快速准确地检索和查阅。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保合同档案资料的安全保管。2.合同档案应按照档案保管期限进行分类存放。档案保管期限一般分为短期、中期、长期和永久保存四类。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为1030年，永久保存的合同档案主要包括涉及酒店重大权益、具有重要历史价值或法律意义的合同等。3.合同管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案资料的完好无损。如发现档案资料存在损坏、丢失等情况，应及时采取补救措施，并查明原因，追究相关人员的责任。（四）档案查阅与借阅1.酒店内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人审核后，报合同管理部门审批。2.合同管理部门应根据审批意见，安排专人负责提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损毁等行为。3.酒店外部单位或个人因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案