防疫物资采购内控制度

PAGE防疫物资采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司防疫物资采购管理，规范采购流程，确保防疫物资的及时供应、质量可靠及合理使用，有效防控疫情，保障公司员工的健康与安全，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部防疫物资采购活动，包括但不限于口罩、防护服、消毒液、测温仪等各类防疫物资的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则：根据公司实际防疫需求，科学合理地确定采购数量和品种，避免浪费。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合防疫标准的物资，保障防疫效果。4.成本效益原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.信息透明原则：采购过程中的相关信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。二、采购计划管理（一）需求预测各部门应根据本部门人员数量、工作性质及防疫要求，定期对防疫物资需求进行预测。例如，一线工作人员较多的部门，需提前预估口罩、防护服等物资的使用量；办公区域则需预测消毒液、洗手液等的需求。需求预测应考虑疫情发展趋势、季节变化等因素，确保预测的准确性。（二）计划制定1.各部门根据需求预测结果，每月[具体日期]前填写《防疫物资采购计划表》，详细列出所需物资的名称规格、数量、预计使用时间等信息，并提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门采购计划后，结合公司库存情况进行综合分析，编制公司月度防疫物资采购总计划。采购总计划应明确各类物资的采购数量、采购时间节点等，并报公司管理层审批。（三）计划调整如因疫情形势变化、公司业务调整等原因导致原采购计划需调整，相关部门应及时填写《防疫物资采购计划调整申请表》，说明调整原因及调整内容，经部门负责人签字确认后提交至行政部门。行政部门审核后，报公司管理层批准，对采购计划进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立防疫物资供应商名录，名录中的供应商应具备合法经营资质，生产或销售的防疫物资应符合国家相关标准和质量要求。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商名录中选择优质供应商。选择过程中，应综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、供货能力等因素。例如，对供应商的产品进行抽检，查看其是否具有有效的质量检测报告；了解供应商的售后服务情况，包括是否能及时处理质量问题、是否能按时供货等。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为每季度一次。评估内容包括产品质量、交货及时性、售后服务、价格合理性等方面。2.行政部门负责收集各部门对供应商的反馈意见，结合自身对供应商的考察情况，填写《防疫物资供应商评估表》。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估结果为优秀的供应商，在后续采购中可给予一定的优惠政策或优先合作机会；对于评估结果为不合格的供应商，应及时终止合作，并在供应商名录中予以除名。（三）供应商信息管理建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明、产品信息、合作记录、评估结果等内容。供应商信息档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。四来源采购流程（一）采购申请各部门根据批准的采购计划，填写《防疫物资采购申请表》，详细说明所需物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审核后提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购物资是否在采购计划范围内、申请数量是否合理等。2.审核通过后，将采购申请提交至公司财务部门进行资金预算审核。财务部门根据公司资金状况，对采购申请的资金预算进行审核，确保采购活动不会导致公司资金紧张。3.采购申请经行政部门和财务部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层根据实际情况，对采购申请进行最终审批。（三）采购实施1.行政部门根据批准的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。对于批量较大、金额较高的防疫物资采购，优先采用公开招标方式；对于金额较小、需求紧急的物资采购，可采用询价或竞争性谈判方式。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解物资生产进度、发货情况等信息。要求供应商按照合同约定的时间、地点和方式交货，并提供相应的发货凭证和质量证明文件。3.采购人员应严格按照采购合同执行采购任务，不得擅自变更采购物资的规格、数量、价格等条款。如因特殊原因需要变更，应及时与供应商协商，并经公司相关部门和管理层批准。（四）验收入库1.防疫物资到货前，行政部门应通知仓库管理人员做好验收准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。2.物资到货后，仓库管理人员会同采购人员、质量检验人员等共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等是否与采购合同一致。3.对于验收合格的防疫物资，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《防疫物资入库单》，注明物资名称、规格、数量、入库时间等信息，并将物资妥善存放。对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。五、采购合同管理（一）合同签订采购人员应在采购审批通过后，及时与选定的供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、详细准确。合同中应包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。（二）合同执行1.采购人员和相关部门应严格按照采购合同执行，确保合同约定的各项条款得到有效履行。采购人员应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交货，提供符合质量标准的物资。如供应商未能按时交货或提供的物资不符合质量要求，采购人员应及时与供应商沟通，要求其承担违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同，采购人员应及时与供应商协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容以及双方的责任和义务。2.合同变更或解除协议签订后，采购人员应及时将相关情况通知公司行政部门、财务部门等相关部门，并按照公司规定办理相应的审批手续。（四）合同归档采购合同签订后，采购人员应及时将合同原件及相关附件整理归档，交由公司档案室妥善保管。合同档案应包括合同文本、审批文件、验收记录、付款凭证等资料，以便日后查阅和审计。六、采购付款管理（一）付款申请1.物资验收入库后，采购人员应根据采购合同约定的付款方式和时间，填写《防疫物资采购付款申请表》，详细说明采购项目、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关证明文件。2.《防疫物资采购付款申请表》经采购部门负责人签字审核后，提交至财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到付款申请后，对申请内容和相关证明文件进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、物资验收情况、发票的真实性和合法性等。2.审核通过后，财务部门将付款申请提交至公司管理层审批。公司管理层根据公司资金状况和采购合同约定，对付款申请进行最终审批。（三）付款执行1.财务部门根据批准的付款申请，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。对于采用银行转账方式付款的，应确保付款信息准确无误；对于采用支票付款的，应严格按照支票管理规定办理。2.付款后，财务部门应及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款对象等信息，并将付款凭证妥善保存。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对防疫物资采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.行政部门应定期向公司内部审计部门报送防疫物资采购相关报表和资料，配合内部审计部门开展监督检查工作。3.公司员工有权对防疫物资采购活动中的违规行为进行举报，公司应设立举报渠道，对举报信息进行及时调查处理，并对举报人给予适当的奖励和保护。（二）审计1.公司内部审计部门不定期对防疫物资采购项目进行专项审计，审计范围包括采购项目的全过程，从采购计划的制