药品耗材采购内控制度

PAGE药品耗材采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司药品耗材采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司运营的正常开展，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及药品耗材采购的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购程序公正透明，避免不正当竞争。3.效益原则：在保证药品耗材质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立有效的风险防控机制，保障公司利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目、制定采购政策和战略、监督采购活动等。其主要职责包括：1.审批年度采购预算和采购计划。2.审定采购流程和采购制度。3.对重大采购项目进行决策，包括供应商选择、采购价格、采购合同等。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购部门作为公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划和采购方案。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出药品耗材的采购需求，参与采购需求的审核和采购合同的验收。2.质量部门：负责对采购的药品耗材进行质量检验和监督，确保所采购的产品符合质量标准。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、进行采购成本核算和财务监督等。三、采购流程（一）需求计划1.各需求部门应根据公司业务发展、库存情况等，定期提出药品耗材的采购需求。需求计划应明确药品耗材的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。2.需求部门负责人对需求计划进行审核，确保需求的合理性和必要性。审核通过后的需求计划提交至采购部门。（二）采购预算编制1.根据需求计划，采购部门结合市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购金额、采购费用（如运输费、装卸费等）、预计付款时间等。2.采购预算经财务部门审核后，提交采购决策委员会审批。审批通过后的采购预算作为采购活动的控制依据。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐与介绍、参加供应商展会、供应商主动联系等方式，建立供应商信息库。2.供应商筛选与评估采购部门根据公司制定的供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，排除不符合基本要求的供应商。组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平及稳定性、售后服务能力、信誉状况等。建立供应商评估指标体系，对供应商进行量化评分。根据评估结果，确定合格供应商名单，并定期进行更新。3.供应商档案建立为每个合格供应商建立详细档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、交易记录等。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门根据采购项目的特点和需求，选择合适的谈判团队，成员包括采购人员、质量人员、技术人员等（必要时）。谈判团队与选定的供应商就采购价格、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。谈判纪要应经双方签字确认，作为合同签订的参考依据。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，条款应符合法律法规和公司要求。采购合同经法律部门审核后，提交采购决策委员会审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同条款，及时下达采购订单。采购订单应明确采购药品耗材的具体信息、交货时间、交货地点等，确保供应商准确理解采购要求。采购订单下达后，应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。（六）验收入库1.药品耗材到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。2.到货后，质量部门按照相关质量标准对药品耗材进行检验，检验合格的出具检验报告。需求部门根据采购合同和实际需求对药品耗材进行数量、规格、型号等方面的验收。3.验收合格的药品耗材办理入库手续，入库单应详细记录入库药品耗材的信息。验收不合格的药品耗材，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）付款管理1.财务部门根据采购合同和验收情况，审核付款申请。付款申请应包括采购合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息。2.审核通过后，按照公司资金管理制度和采购合同约定的付款方式和时间安排付款。付款过程中应严格遵守财务审批流程，确保付款安全。3.对于有质保金的采购项目，在质保期届满且无质量问题的情况下，按照合同约定支付质保金。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等可能导致采购成本增加或无法按时满足公司需求。2.质量风险：供应商提供的药品耗材质量不符合要求，可能影响公司业务正常开展，甚至引发医疗事故等严重后果。3.供应商风险：供应商破产、违约、信誉下降等可能导致采购中断、交货延迟、产品质量问题等。4.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。5.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等可能导致采购效率低下、滋生腐败等问题。（二）风险评估1.建立风险评估指标体系，对识别出的风险进行量化评估。评估指标包括风险发生的可能性、影响程度等。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险事项，应采取重点监控和优先处理的措施；对于中等风险事项，应制定相应的应对策略并加以关注；对于低风险事项，可进行常规管理。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式应对价格波动风险。加强与供应商的战略合作，建立应急供应渠道，应对供应短缺风险。2.质量风险应对加强对供应商质量体系的审核和监督，要求供应商提供质量保证文件和检测报告。增加检验频次和严格度，并委托第三方检测机构进行抽检，确保所采购药品耗材质量合格。3.供应商风险应对定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商签订战略合作协议，明确双方的权利和义务，加强合作关系，降低供应商违约风险。建立供应商风险预警机制，及时发现供应商的异常情况，采取相应措施防范风险。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、明确、完整。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中的问题，避免纠纷发生。加强法律意识培训，提高采购人员和相关人员的合同管理能力，必要时聘请法律顾问提供专业支持。5.内部管理风险应对完善采购内控制度和流程，明确各部门和岗位的职责权限，加强采购过程的监督和制衡。加强采购人员培训，提高其业务素质和职业道德水平，防止内部人员违规操作。建立信息沟通平台，加强采购部门与其他部门之间的信息共享和协同工作，提高采购效率和透明度。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。3.建立采购活动投诉举报机制，鼓励公司员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报信息进行及时调查和处理。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，及时提供采购活动的相关资料和信息，确保采购行为符合法律法规要求。2.接受社会公众和行业协会的监督，不断改进采购工作，提高公司的社会形象和公信力。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.通过多种渠道收集信息，如网络平台、行业报告、供应商反馈、实地调研等，确保信息的全面性和准确性。（二）采购信息分析与利用1.对收集到的采购信息进行分析整理，提取有价值的信息，为采购决策提供依据。2.利用信息分析结果，优化采购策略和流程，提高采购效益和风险管理水平。（三）采购信息存储与共享1.建立采购