健全存货内控制度

PAGE健全存货内控制度一、总则（一）目的为了加强公司存货内部控制，规范存货管理流程，保障存货的安全与完整，提高存货运营效率，确保财务信息的真实可靠，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及存货采购、验收、存储、领用、盘点、处置等环节的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖存货管理的各个环节，确保全过程控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平相适应，并随着情况的变化及时加以调整。5.成本效益原则：在保证存货管理效果的前提下，合理控制成本，提高运营效率。二、职责分工（一）采购部门1.负责存货采购计划的制定与执行，选择合格的供应商，签订采购合同。2.跟踪采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量到货。3.负责采购发票的审核与传递，办理采购付款业务。（二）仓储部门1.负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作。2.建立存货台账，记录存货的收发存情况，定期进行盘点。3.确保存货存储环境安全，防止存货损坏、变质、丢失等情况发生。（三）生产部门1.根据生产计划，合理领用存货，控制生产成本。2.负责生产过程中存货的管理，提高存货利用率。3.及时反馈生产过程中存货的短缺、积压等情况。（四）销售部门1.负责销售订单的接收与处理，及时通知仓储部门发货。2.跟踪销售发货情况，确保货物及时交付客户。3.协助处理销售退回、折让等业务。（五）财务部门1.负责存货的核算与账务处理，定期与仓储部门核对账目。2.参与存货采购、销售、盘点等环节的审核与监督。3.对存货的财务状况进行分析，提供相关财务信息。（六）质量管理部门1.负责对采购的存货进行质量检验，确保存货符合质量标准。2.对生产过程中的存货质量进行监控，防止不合格产品流入市场。3.参与存货验收、盘点等工作，提供质量检验报告。三、存货采购与付款控制（一）采购计划1.各部门根据生产、销售、库存等情况，定期编制存货采购计划，经部门负责人审核后报采购部门汇总。2.采购部门结合公司预算和实际需求，对采购计划进行综合平衡，制定年度、季度和月度采购计划，报公司领导审批。（二）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估。2.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确采购物资的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同签订前，必须经相关部门审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。（四）采购订单执行1.采购部门根据采购合同下达采购订单，跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量到货。2.对于紧急采购订单，采购部门应严格履行审批程序，确保采购的必要性和合理性。（五）验收入库1.存货到货后，仓储部门会同质量管理部门等相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。2.验收合格的存货办理入库手续，填写入库单；验收不合格的存货，及时通知采购部门与供应商协商处理。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同、验收单、发票等审核无误后办理付款手续。2.严格按照公司资金管理制度和审批流程支付采购款项，确保付款安全。四、存货仓储与保管控制（一）仓库规划与布局1.根据存货的特点和管理要求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，设置明显的标识。2.确保仓库具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，保障存货安全。（二）入库管理1.仓储部门在存货验收入库时，应核对入库单与采购订单、发票等相关凭证，确保入库信息准确无误。2.对入库的存货进行分类存放，按照规定的方法进行标识和记录。（三）存储保管1.仓储人员定期对存货进行巡查，检查存货的存储状态，防止存货损坏、变质、丢失等情况发生。2.对于易损、易腐、易燃易爆等特殊存货，应采取特殊保管措施，确保安全。（四）库存盘点1.仓储部门定期组织存货盘点工作，制定盘点计划，明确盘点范围、方法、时间等。2.盘点过程中，应如实记录存货的数量、质量、状态等情况，编制盘点报告。发现账实不符的，应及时查明原因并进行处理。（五）库存预警1.建立库存预警机制，设定合理的库存上下限。2.当存货库存接近或超出预警值时，仓储部门及时向相关部门发出预警信息，以便采取相应措施。（六）出库管理1.仓储部门根据审批后的领料单、销售发货单等办理存货出库手续，确保出库信息准确无误。2.对发出的存货进行记录，及时更新库存台账。五、存货领用与发出控制（一）领用申请1.各部门根据生产、销售等实际需求，填写存货领用申请表，注明领用存货的品种、规格、数量、用途等。2.领用申请表经部门负责人审核后，报相关领导审批。（二）审批流程1.生产部门领用存货，由生产计划负责人审核，生产部门经理审批。2.销售部门领用存货，由销售订单负责人审核，销售部门经理审批。其他部门领用存货，根据金额大小按照公司授权审批制度执行。（三）发出管理1.仓储部门根据审批后的领用申请表办理存货发出手续，确保发出的存货与申请一致。2.对于贵重存货、限量存货等，应严格控制领用数量和审批程序。六、存货盘点与处置控制（一）盘点计划1.财务部门会同仓储部门等制定年度存货盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。2.盘点计划应报公司领导批准后实施。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织人员进行实地盘点，采用账实核对、实地清点等方法，确保盘点结果准确可靠。2.盘点过程中，应详细记录盘点情况，发现问题及时查明原因并进行记录。（三）盘点报告1.盘点结束后，仓储部门编制存货盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等。2.财务部门对盘点报告进行审核，根据审核结果调整存货账目。（四）盘盈盘亏处理1.对于盘盈的存货，应及时查明原因，按照规定程序报经批准后进行账务处理。2.对于盘亏的存货，属于正常损耗的，经批准后计入当期损益；属于责任人原因造成的，由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力造成的，按照相关规定处理。（五）存货处置1.对于积压、呆滞、变质等存货，仓储部门应定期清理，提出处置建议。2.存货处置方案经相关部门审核，报公司领导批准后实施。处置过程中，应确保资产的合理利用和处置收入的及时足额入账。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对存货内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查各部门存货管理职责的履行情况。2.审计人员通过查阅文件、实地观察、询问访谈等方式，对存货采购、仓储、领用、盘点等环节进行审计，发现问题及时提出整改建议。（二）日常检查1.各部门负责人应定期对本部门存货管理工作进行自查，确保存货管理活动符合制度要求。2.公司管理层不定期对存