推广费内控制度

PAGE推广费内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司推广费的使用与管理，确保推广活动的有效性、合规性和效益性，合理控制成本，提高资金使用效率，保障公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及推广费支出的所有部门、项目及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：推广费的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准，严禁任何违法违规行为。2.预算控制原则：推广费的支出应严格按照年度预算执行，确保各项推广活动在预算范围内进行。3.效益性原则：注重推广活动的效果评估，追求投入产出的最大化，确保推广费能为公司带来实际的业务增长和品牌提升。4.审批规范原则：所有推广费支出均需按照规定的审批流程进行，确保决策的科学性和公正性。二、推广费的定义与范围（一）定义推广费是指公司为了提升品牌知名度、拓展市场份额、促进产品销售等目的，在各类媒体宣传、市场推广活动、促销活动等方面所发生的费用支出。（二）范围1.广告宣传费用：包括在电视、报纸、杂志、网络等媒体投放广告的费用，以及制作广告宣传片、宣传海报等的费用。2.市场推广活动费用：如参加各类行业展会、举办新品发布会、开展促销活动等所产生的场地租赁、活动策划、物料制作、人员劳务等费用。3.促销费用：包括赠品、优惠券、折扣等促销手段所产生的费用。4.公关费用：用于与媒体、行业协会、政府部门等进行沟通协调，维护公司形象和声誉的费用，如媒体公关、危机公关等费用。5.其他与推广相关的费用：经公司认定的与推广活动直接相关的其他费用支出。三、推广费预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司年度经营目标和市场推广计划，结合历史数据和市场趋势，于每年[具体时间]前编制本部门下一年度的推广费预算草案。2.预算草案应详细列出各项推广活动的名称、内容、时间、预计费用等信息，并对费用支出的合理性进行说明。3.公司市场部负责汇总各部门的预算草案，进行综合平衡和审核，形成公司年度推广费预算方案，提交公司管理层审批。（二）预算审批1.公司管理层对年度推广费预算方案进行审批，审批通过后的预算方案作为年度推广费控制的依据。2.如因市场变化等特殊原因需要调整预算，相关部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、内容和金额，经市场部审核后报公司管理层审批。（三）预算执行1.各部门必须严格按照批准的预算执行推广费支出，不得超预算支出。如有特殊情况需要超预算支出，必须按照规定的审批流程进行追加预算申请。2.财务部门应建立推广费预算执行台账，定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、推广费审批流程（一）费用申请1.推广活动发起部门应填写《推广费申请表》，详细说明推广活动的名称、内容、时间、地点、预计费用、预期效果等信息，并附上相关的活动策划方案、合作协议等资料。2.《推广费申请表》应经部门负责人签字确认后，提交至市场部审核。（二）市场部审核1.市场部收到《推广费申请表》后，应组织相关人员对申请内容进行审核，重点审核推广活动的必要性、可行性、费用合理性以及与公司整体推广策略的一致性。2.市场部审核通过后，在《推广费申请表》上签署审核意见，并提交至财务部门进行预算审核。（三）财务部门预算审核1.财务部门根据推广费预算情况，对申请费用进行预算审核，确认是否在预算范围内。2.如申请费用超出预算，财务部门应在《推广费申请表》上注明，并要求申请部门按照规定的流程进行追加预算申请。（四）管理层审批1.经市场部和财务部门审核通过的《推广费申请表》，提交至公司管理层进行审批。2.公司管理层根据推广活动的重要性、费用金额等因素进行审批，审批通过后方可实施推广活动。（五）费用报销1.推广活动结束后，相关人员应及时整理费用报销凭证，填写《费用报销单》，按照公司财务报销制度的规定进行报销。2.《费用报销单》应附上《推广费申请表》、活动执行报告、发票等相关资料，经部门负责人、市场部审核、财务部门审核、公司管理层审批后，方可报销费用。五、推广费使用管理（一）合同管理1.对于涉及推广费支出的各类合作项目，如广告投放、活动策划、促销合作等，必须签订详细的合作合同。2.合同应明确双方的权利义务、服务内容、费用标准、支付方式、违约责任等条款，确保合同的合法性和有效性。3.合同签订前，应提交至公司法务部门进行审核，审核通过后方可签订。（二）费用支付1.推广费的支付应严格按照合同约定的支付方式和时间进行，确保资金安全。2.财务部门在支付推广费前，应核对相关合同、发票、审批文件等资料，确保支付依据充分、手续齐全。3.对于大额推广费支出，应采用银行转账等方式进行支付，避免现金支付带来的风险。（三）发票管理1.推广活动相关的发票必须真实、合法、有效，发票内容应与实际业务相符。2.财务部门应建立发票管理制度，对发票的取得、审核、保管、开具等环节进行规范管理。3.对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销，并要求相关人员重新取得合法有效的发票。（四）档案管理1.推广活动结束后，相关部门应及时整理推广活动的相关资料，包括活动策划方案、合作合同、发票、活动执行报告、效果评估报告等，建立推广费档案。2.推广费档案应按照公司档案管理制度的规定进行分类、编号、装订和保管，确保档案资料的完整性和可追溯性。3.推广费档案的保管期限应符合国家法律法规和公司档案管理制度的要求，以备查阅和审计。六、推广费效果评估（一）评估指标1.品牌知名度指标：如品牌曝光度、品牌美誉度、品牌忠诚度等。2.市场份额指标：如销售额、销售量、市场占有率等。3.客户反馈指标：如客户满意度、客户投诉率、客户重复购买率等。4.成本效益指标：如推广费用投入产出比、销售利润率等。（二）评估方法1.市场调研：通过问卷调查、访谈、焦点小组等方式，收集消费者对推广活动的反馈和评价。2.数据分析：对销售数据、市场数据、网站流量数据等进行分析，评估推广活动对业务指标的影响。3.对比分析：将推广活动前后的相关指标进行对比，评估推广活动的效果。（三）评估周期1.对于短期推广活动，应在活动结束后[具体时间]内进行效果评估。2.对于长期推广活动，应定期（每季度或每半年）进行效果评估，并根据评估结果及时调整推广策略。（四）评估报告1.市场部应根据推广费效果评估结果，撰写评估报告，详细说明推广活动的执行情况、效果评估指标完成情况、存在的问题及改进建议等。2.《推广费效果评估报告》应提交至公司管理层和相关部门，为公司决策提供参考依据。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对推广费的使用情况进行审计，检查推广费的支出是否符合本制度的规定，是否存在违规违纪行为。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务监督1.财务部门应加强对推广费的财务管理，定期对推广费的预算执行情况、费用支出情况等进行检查和分析，确保财务数据的真实性和准确性。2.财务部门应及时发现和纠正推广费使用过程中存在的问题，对违反财务制度的行为进行严肃处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用推广费的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、