上海采购内控制度

PAGE上海采购内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范上海地区公司采购业务流程，加强采购内部控制，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，提高公司运营效率和经济效益。（二）适用范围本制度适用于上海地区公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部审计。4.不相容职务分离原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应相互分离，避免权力集中和舞弊行为。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行宏观指导和监督。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，选择供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利开展。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的技术要求、规格标准等详细信息，参与采购谈判和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保采购物资符合公司质量要求。4.法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持，防范采购法律风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和业务需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算编制完成后，应提交采购决策委员会审议通过，并报公司管理层批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、业务需求变化等原因，导致原采购预算无法执行或需要调整采购项目、采购数量、采购金额等内容时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并提供相关证明材料。预算调整申请经采购决策委员会审议通过，并报公司管理层批准后，方可实施。四、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并提交相关技术文件和资料。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购项目的必要性、合规性和预算情况等。如审核通过，将采购申请表提交采购决策委员会或公司管理层进行审批。2.对于重大采购项目，采购决策委员会应组织相关部门进行论证和评审，确保采购项目的可行性和合理性。采购审批应明确审批意见和审批时间，并记录在案。（三）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料，并进行分类管理。2.采购人员应根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行询价、比价和议价。在选择供应商时，应充分考虑供应商的信誉、实力、产品质量、价格优势、售后服务等因素，确保选择到优质的供应商。如果供应商信息库中没有合适的供应商，采购人员可以通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找新的供应商，并按照规定的程序进行评估和选择。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，应及时将合同副本提交需求部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。4.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购谈判1.采购人员应与供应商就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，争取有利的采购条件。采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确保谈判结果符合公司利益。2.采购谈判过程中，采购人员应做好谈判记录，记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容、谈判结果等信息。谈判记录应经双方签字确认后存档。（五）采购合同签订1.采购谈判达成一致意见后，采购部门应起草采购合同，并提交法务部门进行审核。法务部门应重点审查采购合同的合法性、合规性、完整性等内容，确保采购合同不存在法律风险。2.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本提交需求部门、财务部门、质量部门等相关部门备案。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门应根据合同约定，及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购项目的名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.采购订单下达后，采购人员应跟踪采购订单的执行情况定期与供应商沟通，了解采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。（七）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门和质量部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收的内容、方法、标准等。2.采购物资到货后，采购部门应组织需求部门和质量部门按照验收方案进行验收。验收内容包括采购物资的数量、规格型号、质量标准、外观等方面。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。3.如发现采购物资存在质量问题或数量不符等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施解决问题。如协商不成，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时将验收报告提交财务部门。财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.采购款项的支付申请应经采购部门负责人、财务部门负责人、公司管理层等审批签字后，方可支付。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款的时间、金额、供应商等信息，定期与采购部门核对账目，确保采购付款的准确性和及时性。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、质量风险、价格风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采购部门应会同相关部门，对采购风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行质量检验和验收，建立质量追溯机制，及时发现和解决质量问题。3.价格风险应对措施：加强采购价格管理，建立价格信息收集和分析机制，定期对市场价格进行调研和比较，与供应商进行谈判和议价，争取有利的采购价格。4.供应商风险应对措施：建立供应商评估和考核机制，加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。5.合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，明确双方的权利和义务，加强对采购合同的审核和监督，确保采购合同的合法性和有效性。6.法律风险应对措施：加强采购法律知识培训，提高采购人员的法律意识，建立法务审核机制，对采购合同和采购活动进行法律审查，防范采购法律风险。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购部门应定期对采购业务进行自查，发现问题及时整改。2.公司审计部门应定期对采购活动进行