医院设备采购内控制度

PAGE医院设备采购内控制度一、总则（一）目的为加强医院设备采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，提高资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有设备采购项目，包括医疗设备、办公设备、后勤保障设备等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受医院内部和社会监督。4.效益原则：在保证设备质量和性能的前提下，充分考虑成本效益，优化采购方案。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对采购活动的各个环节进行有效控制和监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立设备采购管理委员会，作为采购决策机构。其主要职责包括：1.审议医院设备采购计划和预算。2.制定和修订设备采购管理制度。3.审批重大设备采购项目的采购方案。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体的采购执行工作。其职责如下：1.根据采购计划和预算，制定采购实施方案。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.收集、整理采购相关资料，建立采购档案。（三）需求部门各临床科室、医技科室等需求部门负责提出设备采购需求，配合采购部门进行采购工作。其职责包括：1.根据业务发展需要，提出设备采购申请。2.参与采购项目的技术参数论证、选型等工作。3.负责采购设备的验收和使用培训。（四）监督部门医院内部审计部门、纪检监察部门等作为监督部门，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.审查采购项目的合规性、合法性。2.监督采购过程中的招标、评标、谈判等环节。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据业务发展规划和实际工作需要，提前编制设备采购预算。预算应详细列出采购设备的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.采购部门汇总各需求部门的采购预算，结合医院财务状况和资金安排，编制医院年度设备采购预算草案，报设备采购管理委员会审议。3.设备采购管理委员会根据医院发展战略、资金状况等因素，对采购预算草案进行审核，确定年度设备采购预算，并报医院领导审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保资金使用合理、合规。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请预算调整：因政策变化、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足采购需求。因业务发展需要，新增采购项目或调整采购设备的规格、数量等。2.预算调整申请应由需求部门提出，经采购部门审核后报设备采购管理委员会审议。设备采购管理委员会根据实际情况进行审批，并将调整后的预算通知财务部门。四、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据业务发展需要，填写设备采购申请表，详细说明采购设备的名称、规格、数量、技术参数、用途、预算金额等信息，并提交相关论证材料。2.采购申请表经需求部门负责人签字确认后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行初步审核，审核通过后提交设备采购管理委员会审批。2.设备采购管理委员会根据采购申请的必要性、可行性、预算合理性等因素进行审议，审批通过后下达采购任务通知书。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购金额达到国家规定的公开招标限额标准的，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定程序办理审批手续。（四）采购文件编制1.采购部门根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（五）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量等进行评估，选择合格的供应商参与采购项目。2.在采购活动中，应要求供应商提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.与供应商签订采购合同前，应对合同条款进行严格审核，确保合同内容合法、合规、明确，保障医院的合法权益。（六）采购实施1.公开招标采购项目应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。2.邀请招标采购项目应向符合条件的供应商发出邀请书。3.竞争性谈判采购项目应成立谈判小组，与供应商进行谈判。4.单一来源采购项目应按照规定程序进行审批，并与供应商进行协商。5.询价采购项目应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价，并根据报价情况确定成交供应商。6.在采购实施过程中，采购部门应严格按照采购文件的要求组织开标、评标、谈判等活动，确保采购过程的公开、公平、公正。（七）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确设备的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（八）验收与付款1.设备到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和验收人员。2.设备到货后，采购部门应及时通知需求部门组织验收。验收人员应按照验收方案对设备的数量、规格、型号、质量等进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的设备，财务部门应按照采购合同的约定及时支付货款。付款前，采购部门应提交相关付款申请和证明材料，经审核后办理付款手续。4.对验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商限期整改或退换货。如因供应商原因造成的损失，应按照合同约定追究供应商的责任。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可加强供应商管理、建立供应商评价机制等方式进行防范；对于质量风险，可加强验收环节管理、要求供应商提供质量保证等措施加以控制；对于法律风险，可加强合同审核、咨询法律顾问等方式进行规避。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，采取相应的措施进行处理，防止风险扩大。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场信息、供应商信息、采购项目信息等。2.将收集到的信息进行整理、分类和归档，建立采购信息数据库，以便查询和使用。（二）信息共享与沟通1.建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、财务部门、监督部门等相关部门之间的信息共享和沟通。2.定期召开采购工作协调会，通报采购工作进展情况，协调解决采购过程中存在的问题。（三）信息保密1.对采购活动中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，应严格保密，防止信息泄露。2.加强对采购人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。七、监督与考核（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购项目的合规性、采购程序的执行情况、合同履行情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.积极接受社会监督，对采购项目的招标公告、中标结果等信息应及时在医院官网或相关媒体上公开，接受社会公众的监督。2.配合政府有关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门、需求部门等相关部门的采购工作进行考核评价。2.考