工会物品采购内控制度

PAGE工会物品采购内控制度一、总则（一）目的为了加强工会物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物品采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、慰问品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照工会经费使用规定和财务制度进行采购。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受工会会员监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，确保采购活动符合工会整体工作目标和会员利益。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据工会工作需要和实际情况，编制采购计划。2.收集采购需求信息，进行市场调研，选择合适的供应商。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.负责采购物品的验收、入库、发放等工作。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督检查，审查采购预算执行情况、采购合同合规性、采购资金使用等，确保采购活动合法合规、经费使用合理。三、采购流程（一）采购计划编制1.工会各部门根据工作需要，每年年底前向工会办公室提交下一年度物品采购需求计划，包括物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等。2.工会办公室汇总各部门采购需求，结合工会经费预算和实际工作情况，编制年度采购计划草案，提交工会委员会审议。3.工会委员会审议通过后，确定年度采购计划，并下达给工会办公室组织实施。（二）供应商选择与管理1.建立供应商库。工会办公室通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、会员介绍等，对供应商进行资质审核、实地考察、信誉评估等，筛选出合格供应商，建立供应商库。2.采购项目实施时，从供应商库中选择合适的供应商进行采购。优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。3.定期对供应商进行评估和考核。根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行评分，对于表现不佳的供应商，及时进行警告、暂停合作或淘汰处理。（三）采购谈判与合同签订1.对于金额较大或复杂的采购项目，工会办公室组织相关人员与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括采购物品的规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、公平合理、详细准确。3.采购合同经工会委员会审核通过后，由工会主席或其授权代表与供应商签订合同。合同签订后，及时将合同副本交工会办公室、财务部门备案。（四）采购验收1.采购物品到货前，工会办公室通知相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购合同要求和验收标准。2.采购物品到货时，验收人员按照合同要求和验收标准对物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对验收。3.验收合格的物品，验收人员填写验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、物品名称、数量、规格、验收情况等内容。4.对于验收不合格的物品，验收人员应及时通知供应商进行更换或处理，并做好记录。（五）采购付款1.采购物品验收合格后，工会办公室根据采购合同约定，填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门按照工会经费管理规定和财务审批流程，对付款申请进行审核。审核通过后，办理付款手续。3.付款后，财务部门及时进行账务处理，记录采购支出情况。四、采购预算管理（一）预算编制1.工会办公室根据年度采购计划，结合上一年度采购实际支出情况，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计单价、预计总价等明细内容。2.采购预算草案经工会委员会审议通过后，报上级工会备案，并作为年度工会经费预算的重要组成部分。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.工会办公室定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请调整采购预算：因工作任务变化，需要增加或减少采购项目。市场价格波动较大，导致原预算采购价格无法满足采购需求。其他不可预见的因素影响采购预算执行。2.预算调整申请由工会办公室提出，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，提交工会委员会审议。3.工会委员会审议通过后，报上级工会备案，并按照调整后的预算执行采购活动。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.工会办公室定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格不合理、采购质量不符合要求、采购流程不规范等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，采取重点监控、加强管理、制定应急预案等措施；对于中风险事项，采取适当关注、完善制度、加强沟通等措施；对于低风险事项，采取一般管理、定期检查等措施。2.加强对供应商的管理，签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。3.建立采购价格监控机制，定期收集市场价格信息，与供应商进行价格谈判，确保采购价格合理。4.严格采购验收程序，加强对采购质量的控制，防止采购质量不符合要求的物品进入工会。5.规范采购流程，加强内部监督，确保采购活动合法合规，减少因流程不规范导致的风险。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、供应商资料、采购合同、采购申请单、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）档案整理与归档1.工会办公室负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，及时将相关文件和资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订。2.采购档案应建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的完整性和可查阅性。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，指定专人负责档案保管工作，确保档案存放安全、有序。2.工会内部人员因工作需要查阅采购档案时，应填写查阅申请表，经工会办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。3.外部单位或人员因特殊原因需要查阅采购档案时，应按照规定的程序办理审批手续，并由工会办公室人员陪同查阅。查阅档案时，不得泄露工会采购活动的机密信息。七、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会定期对采购活动进行监督检查，审查采购计划执行情况、采购预算使用情况、采购合同签订与履行情况、采购验收与付款情况等。2.工会办公室应积极配合经费审查委员会的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，对检查中发现的问题及时进行整