监狱采购内控制度

PAGE监狱采购内控制度一、总则（一）目的为了加强监狱采购工作的内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保监狱各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱内所有采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立监狱采购领导小组，由监狱主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的岗位职责，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）采购监督部门监狱纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。对采购过程中发现的违规违纪行为，依法依规进行严肃处理。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核等工作；使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收等工作。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购工作。三、采购预算管理（一）预算编制采购部门应根据监狱工作实际需要，会同财务部门和使用部门，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并报采购领导小组审议通过。（二）预算执行采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，确保采购预算的严格执行。四、采购需求管理（一）需求提出使用部门应根据工作实际需要，提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、售后服务等内容。（二）需求审核采购部门应对使用部门提出的采购需求进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、合规性、完整性等。如发现采购需求存在问题，应及时与使用部门沟通，提出修改意见。（三）需求变更如因工作需要变更采购需求,使用部门应提出书面申请,说明变更原因和变更内容,报采购部门审核。采购部门审核通过后,报采购领导小组审批。采购需求变更后,采购部门应及时调整采购计划和采购预算。五、采购方式选择（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式审批采购方式的选择应根据采购项目的特点和实际情况，按照规定的程序进行审批。采购部门应在采购活动实施前，填写《采购方式审批表》，详细说明采购项目的情况、拟采用的采购方式及理由，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据相关法律法规和制度规定，对采购方式进行审核，做出审批决定。六、采购程序（一）采购计划制定采购部门根据采购预算和采购需求，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购领导小组备案。（二）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与监狱采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格条件的供应商才能参与监狱采购活动。2.供应商选择：采购部门应按照采购方式的要求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。在选择供应商过程中，应充分考虑供应商的产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择到优质的供应商。3.供应商管理：采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本情况、供货情况、信誉状况等进行记录和管理。定期对供应商进行评价和考核，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）采购合同签订采购部门应在确定供应商后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并明确双方的权利和义务。采购合同签订后，应报采购领导小组备案。（四）采购验收1.验收准备：采购部门应在采购合同约定的交货时间前，通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应组织相关人员成立验收小组，明确验收人员的职责和分工。2.验收实施：采购货物或服务到货后，验收小组应按照采购合同约定的质量标准和验收要求，对采购货物或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、外观等，以及服务的内容、质量、效果等。验收过程中，应做好验收记录，并由验收人员签字确认。3.验收结果处理：如验收合格，验收小组应出具验收报告，并将验收报告报采购部门备案。采购部门应按照采购合同约定，及时支付采购款项。如验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商整改或退换货后，应重新进行验收，直至验收合格为止。七、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、采购质量风险、采购合同风险等。（二）风险评估采购部门应根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵法、层次分析法等。（三）风险应对针对不同等级和影响程度的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可采取加强供应商管理、签订详细的采购合同、要求供应商提供履约保证金等措施；对于采购价格波动风险，可采取签订固定价格合同、套期保值等措施；对于采购质量风险，可采取加强质量检验、要求供应商提供质量保证等措施；对于采购合同风险，可采取加强合同审核、聘请法律顾问等措施。（四）风险监控采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。同时，应将采购风险监控情况及时报告采购领导小组，为采购决策提供参考依据。八、采购信息管理（一）信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括采购政策法规、市场行情、供应商信息、采购项目信息等。信息收集应做到及时、准确、全面。（二）信息整理与分析采购部门应定期对收集到的信息进行整理和分析，形成有价值的信息报告。信息报告应包括采购市场动态分析、供应商分析、采购项目进展情况分析等内容，为采购决策提供参考依据。（三）信息共享采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在采购领导小组、采购部门、财务部门、使用部门等之间的共享。各部门应及时在信息共享平台上发布和获取采购信息，提高采购工作效率和透明度。九、监督与检查（一）内部监督监狱纪检监察部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购工作进行检查和审计。检查和审计内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使