疫情内控制度

PAGE疫情内控制度一、总则（一）目的本制度旨在建立健全公司/组织在疫情期间的内部控制体系，有效防范和应对疫情带来的各类风险，确保公司/组织运营的连续性、稳定性和安全性，保障员工的健康与安全，维护公司/组织的正常秩序和利益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、分支机构及全体员工。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国传染病防治法》、《突发公共卫生事件应急条例》等，以及行业主管部门发布的疫情防控相关指引和标准制定。二、疫情防控组织架构与职责（一）疫情防控领导小组成立以公司/组织高层领导为核心的疫情防控领导小组，全面负责疫情防控工作的决策、指挥与协调。其主要职责包括：1.制定和修订疫情防控策略与措施，确保符合法律法规和行业标准要求。2.统筹调配疫情防控所需的人力、物力和财力资源。3.及时了解疫情动态，分析评估疫情对公司/组织运营的影响，并做出相应决策。4.协调与政府部门、社区等相关机构的沟通与合作，配合做好疫情防控工作。（二）各专项工作小组1.疫情监测与报告小组负责每日收集、统计员工的健康状况信息，包括体温、是否有发热、咳嗽等症状以及是否接触过确诊或疑似病例等。如发现异常情况，及时按照规定流程向上级报告，并协助做好后续的隔离、检测等工作。2.防控物资保障小组负责采购、储备和管理疫情防控所需的各类物资，如口罩、消毒液、体温计、防护服等。确保物资的充足供应，合理分配和使用，建立物资出入库登记制度，定期盘点物资库存。3.办公区域防控小组负责制定办公区域的疫情防控措施，如办公场所的清洁消毒、通风换气、人员限流、设置隔离区域等。监督员工遵守办公区域的防控规定，对违规行为进行纠正和处理。4.员工关怀与沟通小组关注员工在疫情期间的身心健康和工作生活需求，开展心理疏导、提供必要的生活帮助等。及时向员工传达公司/组织的疫情防控政策和信息，解答员工疑问，维护员工队伍的稳定。5.业务应急处置小组针对疫情可能对公司/组织业务造成的影响，制定业务应急预案。在确保疫情防控安全的前提下，采取灵活有效的措施保障业务的连续性，如调整工作方式、优化业务流程、协调客户关系等。（三）各部门职责1.人力资源部门负责制定疫情期间员工考勤、休假、薪酬福利等相关政策，配合疫情防控工作需要进行人员调配。组织开展员工疫情防控培训与宣传教育，建立员工健康档案，跟踪员工健康状况。2.行政部门负责办公场所的环境卫生管理，组织实施办公区域的清洁消毒工作，确保通风良好。负责防控物资的采购、储备、发放和管理，保障办公区域的物资供应。协调与物业、食堂等相关方的合作，落实疫情防控措施。3.财务部门合理安排疫情防控资金预算，确保防控物资采购、员工补贴、业务应急等费用的及时支付。对疫情防控相关费用进行审核和核算，做好财务记录和报告，配合公司/组织的财务审计工作。4.业务部门根据疫情形势和公司/组织业务特点，制定业务应对方案，确保业务的正常开展。加强与客户的沟通与协调，及时调整业务策略，降低疫情对业务的影响。配合公司/组织的整体疫情防控工作，落实各项防控措施在本部门的执行。5.信息技术部门保障公司/组织信息系统的稳定运行，为员工提供远程办公所需的技术支持和网络服务。协助疫情监测与报告小组做好信息化数据收集和管理工作，确保疫情信息的准确传输和统计分析。三、疫情监测与报告（一）员工健康监测1.员工每日上班前需自行测量体温，并通过指定方式（如手机APP、微信小程序等）向所在部门报告健康状况。如体温异常（≥37.3℃）或出现发热、咳嗽、乏力、呼吸困难等症状，应立即停止上班，居家隔离，并及时向部门负责人报告。2.各部门负责人负责督促本部门员工按时报告健康状况，对未按时报告或报告信息不实的员工进行提醒和纠正。如发现员工健康状况异常，应及时启动应急预案，按照规定流程安排员工就医，并向上级领导报告。（二）疫情信息收集与报告1.疫情监测与报告小组负责每日收集、汇总公司/组织内员工的健康状况信息，形成疫情监测日报表。报表内容包括员工姓名、部门、体温、症状、接触史等详细信息。2.如发现有确诊或疑似病例，疫情监测与报告小组应立即报告疫情防控领导小组，并在2小时内按照属地管理原则向当地政府部门、社区及行业主管部门报告。报告内容应包括病例基本情况、发病时间、症状表现、接触史、就诊情况等准确信息。3.在疫情防控期间，实行疫情信息零报告制度。各部门如无异常情况，也需每日按时向疫情监测与报告小组报告“无新增异常情况”。四、防控物资管理（一）物资采购1.防控物资保障小组根据疫情防控需求和公司/组织实际情况，制定物资采购计划。采购计划应明确物资种类、数量、规格、采购时间等详细内容。2.在采购防控物资时，应选择具有合法资质的供应商，确保物资质量符合国家标准和行业要求。签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，保障公司/组织的合法权益。3.对于紧急采购的防控物资，如遇特殊情况无法签订书面合同，应做好相关记录，确保采购过程的合规性和可追溯性。（二）物资储备1.建立防控物资储备库，对采购的物资进行分类存放，确保物资存放环境符合要求，避免物资损坏、变质。2.按照物资的使用期限和消耗情况，合理确定物资储备量。储备物资应满足公司/组织在疫情期间至少[X]天的使用需求，并根据疫情形势变化及时调整储备量。3.定期对储备物资进行盘点清查，核实物资数量、质量和有效期等信息。如发现物资短缺、损坏或过期等情况，应及时补充、更换或处理。（三）物资发放与使用1.根据员工实际需求和防控工作需要，由防控物资保障小组统一发放防控物资。发放物资时，应建立物资发放台账，详细记录物资名称、数量、领取人、领取时间等信息。2.员工领取防控物资后，应按照规定正确使用，不得挪作他用。如因工作需要额外使用防控物资，应提前向防控物资保障小组申请，经批准后领取使用。3.对于一次性使用的防控物资，如口罩、防护服等，使用后应按照医疗废弃物处理规定进行妥善处理，避免造成环境污染。五、办公区域防控（一）清洁消毒1.办公区域防控小组负责制定办公场所清洁消毒计划，明确消毒区域、消毒频次、消毒方法及责任人等。消毒工作应严格按照国家相关标准和规范执行。2.每日上班前和下班后，对办公区域进行全面清洁消毒，包括办公桌椅、电脑设备、文件柜、门把手、电梯按钮等高频接触区域。使用符合国家标准的消毒剂进行擦拭、喷洒消毒，确保消毒效果。3.加强对公共区域的消毒，如会议室、茶水间、卫生间等。卫生间应配备足够的洗手液、卫生纸等用品，并定时进行清洁消毒。4.在疫情期间，增加通风换气频次，保持办公区域空气流通。每日至少开窗通风[X]次，每次通风时间不少于[X]分钟。如使用空调系统，应确保空调滤网清洁，定期对空调进行消毒处理。（二）人员限流与管理1.根据办公区域面积和布局，合理确定人员限流标准，避免人员聚集。在办公区域设置明显的人员限流标识，引导员工有序进出和活动。2.倡导员工采取错峰上下班、轮流值班等方式，减少人员集中流动。鼓励员工通过线上沟通、视频会议等方式开展工作，降低面对面接触频率。3.加强对进入办公区域人员的管理，所有人员必须佩戴口罩，接受体温检测。如体温异常或未佩戴口罩，不得进入办公区域。对来访人员进行登记，记录来访时间、来访人员姓名、单位、事由等信息，并要求其佩戴口罩、接受体温检测。（三）隔离区域设置与管理1.在办公区域设置专门的隔离区域，用于临时隔离出现发热、咳嗽等症状的员工。隔离区域应相对独立，通风良好，配备必要的防护用品和生活设施。2.当员工出现发热等症状时，应立即转移至隔离区域，并通知疫情监测与报告小组。隔离期间，安排专人负责对隔离员工进行健康监测和生活照料，为其提供必要的食品、饮用水和药品等。3.对隔离区域进行定期消毒，保持环境清洁卫生。在隔离员工症状消失且连续[X]天体温正常后，经医生诊断确认无感染风险，方可解除隔离返回工作岗位。六、员工关怀与沟通（一）心理健康支持1.员工关怀与沟通小组关注员工在疫情期间的心理健康状况，通过线上线下相结合方式，开展心理健康宣传教育活动，普及疫情防控知识和心理健康常识，提高员工的自我防护意识和心理调适能力。2.为员工提供心理咨询服务渠道，如设立心理咨询热线、在线心理咨询平台等，员工可随时咨询心理问题。安排专业心理咨询师为有需要的员工提供一对一心理辅导，帮助员工缓解焦虑、恐惧等不良情绪。3.组织开展心理健康培训课程和线上活动，如心理减压讲座、冥想放松练习、心理健康主题分享会等，丰富员工的精神文化生活,增强员工心理韧性。（二）工作生活帮助1.了解员工在疫情期间面临的工作和生活困难，如因疫情导致的交通不便、子女教育问题、生活物资采购困难等。积极协调相关资源，为员工提供必要的帮助和支持。2.对于因疫情影响无法正常到岗工作的员工，人力资源部门按照国家法律法规和公司/组织相关政策，合理安排工作方式，如远程办公、弹性工作等，确保员工工作不受影响。同时，关注员工的工作负荷和工作压力，合理调整工作任务和工作时间。3.加强与员工的沟通交流，及时了解员工的需求和意见建议。通过定期召开线上座谈会、问卷调查等方式，收集员工对疫情防控工作的反馈，不断优化疫情防控措施和员工关怀工作。七、业务应急处置（一）业务连续性计划制定1.业务应急处置小组根据公司/组织业务特点和疫情可能造成的影响，制定业务连续性计划。计划应明确业务中断的风险评估、关键业务流程识别、应急响应措施、资源保障方案等内容。2.针对不同业务场景，制定详细的应急预案，如客户服务中断、供应链受阻、生产停滞等情况的应对措施。确保在疫情期间，能够迅速启动应急预案，采取有效措施保障业务的连续性。3.定期对应急预案进行演练和评估，检验预案的可行性和有效性，及时发现问题并进行修订完善。演练内容应包括应急响应流程、人员职责分工、资源调配等方面，提高应急处置能力。（二）业务调整与优化1.根据疫情形势和市场变化，业务部门及时调整业务策略和工作计划。如拓展线上业务渠道，加强线上营销、远程服务等工作，降低疫情对线下业务的影响。2.优化业务流程，减少不必要的环节和接触，提高工作效率和安全性。通过信息化手段实现业务流程的自动化和智能化，如在线审批、电子合同签订等，降低人员聚集和交叉感染风险。3.加强与客户的沟通与协调，及时向客户通报公司/组织的疫情防控措施和业务调整情况，争取客户的理解和支持。积极响应客户需求，提供优质的产品和服务，维护良好的客户关系。（三）供应链管理1.关注供应链上下游企业的疫情防控情况，加强与供应商、合作伙伴的沟通与协调。及时了解原材料供应、产品交付等方面的信息，评估供应链风险。2.对于受疫情影响较大的供应商，共同协商应对措施，如调整交货期、寻找替代供应商等。建立供应链应急储备机制，确保关键原材料和零部件的供应稳定。3.加强对库存的管理和监控，合理控制库存水平。根据业务需求和供应链情况，优化库存结构，避免因库存积压或短缺影响业务正常开展。八、培训与宣传教育（一）疫情防控知识培训1.人力资源部门组织开展疫情防控知识培训，培训内容包括国家疫情防控政策法规、个人防护知识、办公区域防控措施、应急处置流程等。培训方式可采用线上视频培训、线下集中培训、发放宣传资料等多种形式。2.确保全体员工参加疫情防控知识培训，新入职员工应在入职后及时参加培训。培训结束后，对员工进行考核，考核结果纳入员工个人绩效评估体系，确保员工掌握必要的疫情防控知识和技能。3.根据疫情形势变化和防控工作需要，适时更新培训内容，开展针对性的培训活动，如疫情期间心理健康培训、复工复产防控培训等。（二）宣传教育活动1.利用公司/组织内部宣传栏、微信群、公众号等渠道，广泛宣传疫情防控知识和公司/组织的疫情防控政策措施。及时发布疫情动态、防控工作进展等信息，增强员工的防控意识和信心。2.制作疫情防控宣传海报、短视频等宣传资料，张贴在办公区域、食堂、宿舍等场所，营造浓厚的疫情防控氛围。通过生动形象的宣传方式，引导员工自觉遵守疫情防控规定，积极参与疫情防控工作。3.开展疫情防控主题活动，如“疫情防控知识竞赛”、“我为疫情防控献一策”等，激发员工参与疫情防控的积极性和主动性，形成全员防控的良好局面。九、监督与检查（一）监督机制1.建立疫情防控监督检查机制，由疫情防控领导小组负责对各部门疫情防控工作进行监督检查。定期或不定期对各部门的疫情防控措施落实情况、防控物资管理情况、员工健康监测情况等进行检查。2.设立疫情防控举报电话和邮箱，接受员工和社会公众对疫情防控工作中违规行为的举报。对举报信息进行及时核实和处理，对违规行为严肃追究责任。3.加强对疫情防控工作的内部审计和监督，确保防控资金使用合规、防控物资管理规范、各项防控措施执行到位。（二）检查内容与标准1.检查内容包括但不限于：办公区域清洁消毒情况、人员限流措施执行情况、防控物资储备与使用情况、员工健康监测与报告情况、业务应急处置工作开展情况、培训与宣传教育工作落实情况等。2.制定详细的检查标准和评分细则，明确各项防控措施的具体要求和达标标准。检查人员按照标准进行检查评分，对发现的问题及时记录并反馈给相关部门，要求限期整改。（三）整改落实1.各部门对检查